Как разговаривать с начальником

Ну вот вы и получили работу. Как насчет разговоров, которые предстоят вам теперь? Было бы неплохо рассказать, что мы одинаково говорим со всеми и в любой обстановке, в том числе и на работе. Но это не так.

С начальством вы разговариваете по-другому, нежели с теми, кто равен вам, или с подчиненными. И по-человечески это вполне можно понять – ведь ваш начальник по определению не равен вам.

В армии младший лейтенант будет говорить с генералом, который командует его частью, по-другому, чем с такими же лейтенантами, как он сам. А с майором – своим непосредственным начальником – он будет говорить более дружески и непринужденно, чем с генералом.

С начальником следует говорить почтительно. Все мы осознаем это, когда общаемся со своим начальством, и говорим с ним иначе, чем с остальными людьми, – если не другими словами, то другим тоном или по-другому держась.

Но не следует разговаривать с начальником и подхалимским тоном. С Тедом Тернером я так не говорю, и мне неизвестен кто-либо, кто бы пытался к нему подлизываться. Не нужно ни важничать, ни раболепствовать, иначе вы скорее всего много потеряете в глазах начальства.

На любой работе и по многим причинам – не только для разговоров – хорошо бы иметь сведения о вашем начальнике. Это не значит быть с ним запанибрата и приглашать его выпить после работы. Однако я бы хотел лучше узнать своего начальника по тем же основательным причинам, по которым следует знать свое место на работе – свою роль, свой вклад в дело фирмы, свои сильные и слабые стороны, что следует улучшить в себе и каковы ваши первоочередные задачи.

Из собственного опыта общения с начальством мне известно: если все идет замечательно, не нужно беспокоиться о том, как говорить с начальником. Но если вы чувствуете: что-то действительно не так – здесь следует довериться своей интуиции.

Поэтому начинайте разговор с начальником совершенно откровенно и не забывайте пользоваться двумя словами, рекомендованными Гербом Коэном: «Помогите мне». Если начальник заявит, что он вами недоволен, не выказывайте страха или возмущения. Вместо этого сформулируйте ваше высказывание следующим образом:

«Мне думается, я бы мог исполнять свою работу более эффективно. Не могли бы вы помочь мне разобраться, на каких направлениях мне следует сосредоточиться?»

Или: «Я не уверен, что понимаю, с какой стороны подойти к этому проекту. Мне бы помогло, если бы вы объяснили, что следует предпринять в первую очередь».

Если вы так скажете, вам гарантирован успех, если только ваш начальник не параноик и не тупица. В этом случае вам следует начать искать не новые подходы к нему, а новую работу, так как проблема заключается не в вас, а в начальнике.

КАК ГОВОРИТЬ С ПОДЧИНЕННЫМИ

Здесь действует простое правило: говорите с теми, кто работает на вас, так же, как вы хотели бы, чтобы ваш начальник говорил с вами.

В крупных организациях зачастую периодически проводится аттестация работников, определяющая цели и задачи каждого служащего. В более мелких компаниях взаимоотношения в коллективе могут быть менее формализованы. Но такие аттестации проходят именно для того, о чем мы здесь говорим, – они гарантируют, что вы будете регулярно общаться с каждым из ваших подчиненных и объяснять им, в чем именно состоит их работа и что они, по вашему мнению, должны сделать, чтобы у них это получалось лучше, и на чем конкретно они должны сосредоточиться в период до следующей аттестации. Специалисты по работе с кадрами объяснят вам, что на аттестационном собрании, где разбирается работа ваших подчиненных, вам следует быть не только судьей – нужно также прислушиваться к высказываниям ваших подчиненных о вас, о сильных и слабых сторонах работы учреждения и вашей роли в ней и о том, что, по их мнению, вы можете и должны сделать для улучшения.

Периодические аттестационные собрания с участием работников вашей фирмы – единственный метод общения (а не просто разговора) с вашими подчиненными. Однако не следует ограничиваться собраниями, которые проводятся каждые шесть месяцев. Следует также в рабочем порядке объяснять вашим подчиненным, как у них обстоят дела. Давайте им четкие инструкции. Если важен фактор времени, убедитесь, что они это поняли, и установите им срок выполнения задания. Чтобы убедиться, что вас поняли, поощряйте подчиненных задавать вам вопросы.

Не скупитесь на похвалы за хорошую работу. Если что-то вас не устраивает, так и скажите. Не избегайте конфликта, надеясь, что проблема сама рассосется, и не откладывайте решительные действия на неделю, когда кровь ударит вам в голову и дело кончится тем, что вы просто наорете на подчиненного. Такой стиль обращения со взрослыми людьми, в том числе и теми, кто работает под вашим началом, – это каменный век, таким образом можно навсегда испортить отношения с этим подчиненным, да и с остальными сотрудниками.

Также не следует вести с подчиненными закулисные интриги, выражая свое недовольство работой одного подчиненного другому и используя его как посредника. Имейте достаточно профессионализма, честности и мужества сделать это сами.

Чем способен помочь помощник

Работников, которые раньше назывались секретарями, секретаршами или даже секретутками – что это я расшалился на старости лет? – теперь чаще именуют помощниками. Однако как бы ни называлась должность, эти люди – своего рода секретное оружие многих фирм, то звено, которое обеспечивает успешную деятельность всей организации. Они экономят время и увеличивают эффективность работы не только своего начальника, но и сослуживцев, и то же самое они могут делать и для вас.

Что касается меня, то те, кто работает со мной, знают: обо всем, имеющем отношение к распорядку моей работы, следует говорить прежде всего с Джудит Томас, моим помощником и одним из заместителей продюсера программы «Ларри Кинг в прямом эфире». Иногда до меня не дозвонишься и в течение недели, но Джуди почти всегда сумеет найти ответ на ваш вопрос и втиснуть вас в календарь моих встреч – искусство, в котором ее трудно превзойти. Она грозится написать об этом книгу и озаглавить ее «Позвоните Джуди», поскольку именно это я говорю всем, кто хочет назначить мне встречу или даже заставить меня принять какое-то решение по телефону.

Если все, что вам от кого-то требуется, – это простая информация, сначала обратитесь к его помощнику. Он иногда способен навести справки или устроить деловую встречу быстрее, чем его начальник. Зачем оставлять начальнику записку с просьбой перезвонить вам, если решение вопросов, с которыми вы пришли, он все равно поручит помощнику? Иногда, обратившись к помощнику вместо начальника, вы можете сильно облегчить жизнь и себе, и им обоим, а заодно получить нужную информацию гораздо раньше.

Продемонстрируйте свое уважение к компетенции и знаниям помощника. Хороший помощник – это настоящий клад для любой организации, и обращаться с ним следует соответственно. Помимо всего прочего это просто умная тактика. Помощник, который чувствует, что вы его цените, и с которым вы нашли верный стиль общения, не пожалеет сил, чтобы помочь вам, – и горы свернет, лишь бы у вас все получилось как надо.

Как вести деловые переговоры

Обладая множеством прочих талантов, мой друг Герб Коэн специализируется еще и по ведению деловых переговоров. Двести дней в году он проводит в разъездах, выполняя поручения крупнейших корпораций Америки. Его книга «Давайте договоримся!»[26]оставалась в списке бестселлеров The New York Times в течение девяти месяцев и была бестселлером в Австралии три года! У президентов Картера и Рейгана он был советником по борьбе с терроризмом. Короче говоря, Герби знает, как вести переговоры.

Его первый крупный успех был достигнут еще в отрочестве, когда мы заканчивали девятый класс школы Bensonhurst Junior High и готовились перейти в старшие классы в школе Lafayette High. Это, можно сказать, классический пример того, как даже в неблагоприятной для тебя ситуации можно превратить вполне возможное поражение в победу, если вести переговоры с позиции силы.

У нашей троицы – Герба Коэна, Брэззи Эббэйта и меня – был одноклассник Джил Мермелыптейн по прозвищу Швабрик – его густая копна рыжих волос очень напоминала швабру. Однажды, когда мы узнали, что родители внезапно увезли Швабрика в Аризону, потому что он заболел туберкулезом, мы решили известить об этом школу. Однако у Герба появилась идея: сказать, что Швабрик не уехал, а умер, собрать деньги на цветы и потратить их на хот-доги и лимонад в кафе Натана, нашем любимом пристанище.

К несчастью, наш замысел удался даже слишком. После того как директор школы позвонил Швабрику домой и обнаружил, что его телефон действительно отключен, в школе принялись безутешно оплакивать Швабрика, и полученных нами денег оказалось достаточно на целое пиршество у Натана. Однако на этом дело не кончилось. Директор школы доктор Ирвинг Коэн (не родственник, а только однофамилец Герба) решил учредить премию памяти Джилберта Мермель-штейна, которую должны были ежегодно вручать лучшим ученикам, и поставил нас в пример другим за то, что мы своим сбором денег почтили его память.

К несчастью, Швабрик в самом буквальном смысле явился на собственные похороны. В тот самый день, час и минуту, когда доктор Коэн заливался соловьем на общем собрании учеников по поводу памяти Швабрика и о том, какие мы молодцы, что решили ее почтить, мнимый покойник появился в актовом зале. Ему, слава богу, стало гораздо лучше, и он хотел зарегистрироваться на осенний семестр.

Герби вскакивает на ноги, складывает руки рупором и, обернувшись, вопит: «Швабрик! Убирайся домой! Ты умер!» Наши одноклассники сначала онемели, а потом расхохотались. Однако доктору Коэну было не до смеха. Последовало то, что любому подростку может присниться лишь в кошмарном сне, но потом был триумф переговоров.

Доктор Коэн вызывает нас в кабинет и заявляет:

– Вы все трое исключаетесь. Аттестата вам не видать – ни в этом году, ни в будущем, ни в любом последующем… Вы сделали самую большую гадость, какую только мне пришлось видеть за долгие годы работы в школе.

Пока мы с Брэззи размышляем о прелестях жизни с «волчьим билетом», Герби переходит в наступление. Он говорит директору:

– Минуточку, док. Вы вот-вот сделаете страшную ошибку.

– Что-что?

– Если вы поступите так, как сказали, вашей карьере конец.

Доктор Коэн спрашивает:

– Что ты имеешь в виду? Герб продолжает:

– Ну хорошо, мы не получим аттестата… а как насчет вас? – и наносит решающий удар: – Если вы нас исключите, будет расследование. А при расследовании… встанет вопрос: почему вы поверили на слово трем тринадцатилетним мальчишкам, которые заявили, что кто-то умер. Почему вы не проверили их сообщение?

– Мы проверили, – возражает доктор Коэн.

– Неужто, док? – продолжает Герби, по-прежнему нагло именуя доком человека со степенью доктора философии. – Вы сделали один-единственный телефонный звонок, и вам сказали, что телефон отключен. И на основании этого телефонного звонка вы написали в чьем-то личном деле: «Умер»? Мы ведь не отличаемся примерным поведением, а вы удовлетворились одним телефонным звонком.

И Герб нанес завершающий удар:

– Док, может, нас и исключат, но вы-то точно вылетите с работы. – И, сделав эффектную паузу, спокойно добавил: – Почему бы нам не замять всю эту историю?

Переговоры Герба увенчались полным успехом и для него, и для нас, его первых клиентов. Доктор Коэн согласился замять дело. Он позволил нам окончить школу.

Этот случай положил начало карьере Герба в области ведения переговоров. Хотя сейчас он работает на уровне высшего руководства крупнейшими корпорациями и даже международном, он может дать вам личный совет и по такому прозаическому, повседневному вопросу, как получение банковской ссуды. В книге «Давайте договоримся!» он говорит:

«Вот каким приемом следует воспользоваться. Если вы мужчина, оденьтесь в серую тройку – специальный костюм для банковских ссуд. Если вы женщина, наденьте деловой пиджачный костюм. Наденьте дорогие золотые часы и значок члена общества Phi Beta Kappa[27], если сможете у кого-нибудь его одолжить. Попросите трех своих друзей – вашу свиту – экипироваться аналогичным образом. Идите по банку, источая флюиды, которые говорят: «Эй, вы! Я руководитель фирмы, который решил прогуляться по этому банку. Держитесь от меня подальше с вашими гадкими деньгами… мне они не нужны. Я иду бросить в ящик письмо». Сделайте так, и заведующий отделом кредитов проводит вас до выхода из банка, и затаив дыхание, будет идти за вами полдороги домой».

Главная мысль Герба заключается в том, что не только ваши слова, но и облик и жесты должны производить впечатление успеха, а не отчаяния. Действуя так, будто вы ведете переговоры с позиции силы, вы можете одержать верх, даже если на самом деле вашу позицию нельзя назвать сильной.

Кодекс Боба Вульфа

Каков бы ни был предмет ваших переговоров, я, основываясь на личном опыте, советую говорить на языке Боба Вульфа. Не случайно Боб был представителем звезд первой величины в сферах шоу-бизнеса, спорта и средств массовой информации. Клиенты приходили к нему, а соперники уважали его потому, что он говорил так же, как и работал, – честно, профессионально и с юмором.

Поэтому я всегда с гордостью говорил людям: «Мой аге н т – Боб Вульф». Я всегда считал: если я могу сказать, что меня представляет такой уважаемый человек, как Боб, это служит мне лучшей рекомендацией.

Боб никогда не прибегал к угрозам или враждебному тону. Он считал тех, кто сидит по другую сторону стола переговоров, нашим достойным соперником, а не смертельным врагом. Именно так он и говорил. Он не считал возможным сказать менеджеру команды Boston Celtics: «Если вы не дадите Ларри Берду то, чего он хочет, я скажу ему не появляться на тренировочной базе». Он не считал возможным расторгать контракты и даже угрожать этим. Он ни разу не сказал Теду Тернеру: «Если вы не согласитесь с нашими условиями, сегодня вам придется давать повтор старого выпуска программы «Ларри Кинг в прямом эфире», потому что я позабочусь, чтобы его не было в студии».

Однако он с охотой давал понять, что у нас есть другие варианты, и во многих случаях даже разъяснял, в чем именно они состоят, но ни разу не шел напролом, угрожая разорить партнера по переговорам. Это было не в характере Боба, и он так не поступал.

Он не любил побед, дающих крупный выигрыш, но на короткий срок. Не раз он напоминал мне: если ты сейчас сорвешь несколько лишних баксов, но при этом навсегда оттолкнешь от себя партнеров и этот контракт будет последним, который они с тобой подпишут, то твоя победа в конечном счете выйдет тебе боком. Той же философии придерживаются Герб Коэн и Харви Маккей.

Таков мой последний совет относительно того, как вести переговоры, основанный на моем личном опыте и частых беседах со многими специалистами в этой области: старайтесь подружиться со своим противником, чтобы иметь возможность одержать над ним победу и в следующий раз. Таков один из множества уроков, которые следует усвоить у этих весьма преуспевающих специалистов по переговорам.

Если вы последуете их примеру и будете говорить, как они, а об этом я рассказал в данной главе, то вас ждет успех – и сегодня, и завтра.

СОВЕЩАНИЯ

Все мы любим брюзжать по поводу совещаний, так что кому-то нужно замолвить за них словечко. О совещаниях достаточно сказать следующее: если нескольким людям нужно что-то решить или спланировать, как достигнуть какой-либо цели, наилучший и наиболее эффективный способ этого добиться – хорошее совещание. В то же время всем нам хорошо известно: плохое совещание – это пытка.

Вот несколько простых советов относительно совещаний.

Если вы рядовой участник

Лучший способ сэкономить время? Не приходите. Если в вашем присутствии на совещании нет насущной необходимости, попросите обойтись без вас или скажите, что в это время вам необходимо быть в другом месте.

Чем меньше будет сказано, тем лучше. Раз уж вы почтили совещание своим присутствием, но обсуждаемая тема не касается вашей сферы деятельности, постарайтесь преодолеть искушение вступить в разговор только ради того, чтобы вас заметили.

Некоторые считают своей обязанностью присоединиться к дискуссии, чтобы другие запомнили: они в ней участвовали. Лучше прослыть человеком, который открывает рот лишь тогда, когда может высказать веское мнение, нежели пустозвоном, готовым болтать без умолку на любую тему.

В Вашингтоне я слышал историю о том, как президент Келвин Кулидж впервые получил чек на президентское жалованье. Курьер из Министерства финансов постарался задержаться в Овальном кабинете, чтобы посмотреть, как отреагирует этот человек из маленькой вермонтской деревушки, получив чек на такую крупную сумму.

Когда Кулидж спросил его, чего он ждет, курьер объяснил, что ему любопытно, не скажет ли президент что-нибудь об этом чеке.

Кулидж снова посмотрел на чек, потом на курьера и сказал:

– До свидания.

Репутация «молчаливого Кела» довольно прочно закрепилась за Кулиджем. Однажды Белый дом посетила делегация женщин, и одна из них за чаем сказала ему:

– Мистер президент, я заключила пари с остальными леди в нашей делегации, что смогу заставить вас произнести больше двух слов.

Кулидж на это ответил:

– Вы проиграли.

Возможно, эта женщина и проиграла свое пари, но можно поспорить, что любое слово, сказанное Кулиджем, было предметом всеобщего внимания.

Не унижайте других людей. Участвуя во многих совещаниях, вы услышите куда больше лишних, не имеющих отношения к делу фраз и просто глупостей, чем заслуживаете, но такова жизнь. Подавляйте желание сказать представителю, сидящему по другую сторону стола переговоров, что ничего глупее только что им сказанного вы в жизни не слышали, даже если так оно и есть. Этим вы ничего не добьетесь, зато в рекордно короткий срок наживете врага.

Будьте готовы задавать риторические вопросы. Иногда совещания застопориваются на каком-нибудь тезисе, высказанном одним из его участников в самом начале. В этом случае необходимо, чтобы кто-то прекратил топтание на месте, задав во всеуслышание давно назревший вопрос типа: «А не простудится ли король, простояв столько времени голым?»

Избегайте экспромтов. Если вы заранее знаете, что вам придется выступать, или считаете необходимым высказаться по какому-то конкретному поводу, заблаговременно набросайте на бумаге тезисы вашего выступления – в противном случае ваше выступление наверняка затянется и вы, возможно, потеряете поддержку коллег, сидящих за стодом переговоров. Дело в том, что, говоря экспромтом, вы будете то и дело отступать от темы, «окать» и «мекать» и в целом произведете гораздо менее благоприятное впечатление.

При любых обстоятельствах не бойтесь пошутить. Время от времени совещание остро нуждается в дозе юмора, особенно если оно затянулось и никто не решается объявить перерыв. Как-то раз в начале восьмидесятых одному моему вашингтонскому знакомому довелось присутствовать на длиннющем и скучнейшем совещании по поводу распространявшейся тогда практики превращения муниципального жилья в кондоминиумы. Видя, что совещание затянулось настолько, что ничего продуктивного от него больше ждать не приходится, а председатель не решается закрыть дебаты, этот человек с совершенно бесстрастным лицом заявил: «Будучи католиком, я против кондоминиумов». На том совещание и завершилось.

Если вы председатель

Торговцы недвижимостью говорят, что три важнейших фактора, которые следует учитывать, – это расположение, расположение и еще раз расположение. Три важнейших фактора, которые определяют успех совещания, – это подготовка, подготовка и еще раз подготовка. Поэтому, чтобы быть уверенным, что совещание достигнет поставленной цели, разработайте повестку дня – пусть даже неофициальную, в виде нескольких пометок в блокноте. Это значительно увеличит ваши шансы на достижение цели, поскольку на совещание будут вынесены именно те вопросы, которые вы желаете. Кроме того, нужно учесть следующие полезные советы.

Начинайте вовремя. Кажется банальностью, но вспомните, сколько совещаний, на которых вы присутствовали, не удовлетворяли этому требованию. Светские разговоры должны заканчиваться в кулуарах до начала совещания и возобновляться лишь после его окончания. Если совещание открывается обсуждением за столом переговоров вчерашнего футбольного матча, то это не поспособствует созданию продуктивной обстановки, в которой будут быстро рождаться единственно верные решения. Столь же отрицательное действие на итоги совещания оказывают опоздавшие, которые прокрадываются в зал в первые десять – пятнадцать минут.

Будьте решительны. Вы определили круг рассматриваемых проблем. Последние два вопроса, которые нужно задавать при рассмотрении каждого пункта повестки дня, такие: что необходимо предпринять и кто за это возьмется? Если вы не дадите на них четких ответов, то незачем было и проводить совещание.

Будьте тверды. Не позволяйте окружающим тратить время впустую или пытаться свести друг с другом счеты. Не нужно их журить, пусть за вас это сделают часы. Просто скажите: «Извини, Пит, но нам пора переходить к следующему вопросу». Не стоит бояться показаться грубым деспотом, и вообще, как говорится, не берите в голову. Если вы сможете провести краткое и результативное совещание, вы заслужите куда больше благодарности и авторитета, чем позволив всем болтать о пустяках и провалив совещание. От этого вам точно лучше не будет.

Чтобы избежать неудачных совещаний, не забывайте, что, перефразировав шекспировского Юлия Цезаря, можно сказать: «Беда, мой милый Брут, не в совещаниях, а в нас самих».

ДОКЛАДЫ

Доклады являются разновидностью публичных выступлений, на которых я остановлюсь подробнее в следующей главе. Однако, особенно в наше время, доклады – это не только слова. В наш визуальный век полезно дополнить свою речь тем, что аудитория может увидеть: эффективно используйте графические средства – слайды, таблицы и диаграммы.

Росс Перо продемонстрировал важность и эффективность хорошей графики, когда он боролся за пост президента в 1992 году. Однако изобрел эти приемы вовсе не он. Консультанты, специалисты по рекламе и работники многих других областей использовали броские и легкочитаемые графические средства в качестве эффективного орудия своей работы задолго до него. Учителям их действие хорошо знакомо, поэтому с первого класса школы вы слышали об «аудиовизуальных учебных пособиях».

Визуальные средства применяются в политике с тех пор, как был придуман первый флаг. Иногда, применяя их, приходилось даже немного мухлевать. Случай наиболее эффективного применения визуальных средств описан президен том Кеннеди в его книге «Стратегия мира».

В 1840-х годах американский государственный секретарь Даниэль Вебстер и специальный посланник Англии лорд Эш-бертон выработали проект договора о границе между Соединенными Штатами Америки и Канадой. Как пишет Кеннеди, благодаря хитрости, примененной во время представления этого договора, его, несмотря на отчаянное сопротивление в обеих странах, удалось принять, и это обеспечило гармоничные отношения между США и Канадой в наши дни:

«Договор Вебстера – Эшбертона 1842 года между Соединенными Штатами и Канадой был непопулярен по обе стороны границы. Мистера Вебстера и лорда Эшбертона обвиняли в пренебрежении к интересам своих народов. Говорят, в конечном счете Вебстеру и Эшбертону удалось убедить Сенат США и парламент Великобритании в своей правоте лишь после того, как они предъявили карты, где граница была обозначена по-разному, чтобы заставить своих соотечественников и законодателей поверить, что каждому из них удалось заключить очень выгодную для него сделку. Более чем столетнее процветание обоих государств, явившееся результатом этого договора, который в свое время был мишенью для многочисленных нападок, стоит в несколько тысяч раз больше территорий, считавшихся тогда спорными».

Поэтому, делая доклад, следите не только за тем, что говорите, но и за тем, как вы это показываете.

Последние несколько слов относительно визуальных средств: если вы хотите их использовать, проверьте все заранее. Все преимущества этой аппаратуры исчезают как дым, если вам приходится прерывать доклад посредине, чтобы налаживать ее, или если вы вдруг оказываетесь перед таблицей или слайдом, которые спроецированы на экран вверх ногами.