Анализ данных с помощью сводных таблиц

Интегрированная среда позволяет организовывать данные в виде сводных таблиц. Сводные таблицы - это интерактивные таблицы, позволяющие вычислять итоговые значения больших объемов данных и получать динамическое представление об этих данных. Поэтому их удобно использовать для составления итоговых отчетов в соответствии с потребностями пользователей.

В состав табличного процессора Excel входит “Мастер сводных таблиц”, который используется для составления перекрестных таблиц и получения итоговых данных для существующих списков, таблиц или внешних баз данных с возможностью их упорядочивания и пересчета. Применение “Мастера сводных таблиц” автоматизирует создание сводных таблиц, так как он является пошаговым руководством создания сводной таблицы. На каждом этапе требуется лишь выбрать одну из предложенных возможностей или ввести дополнительную информацию.

Перед выбором команды “Сводная таблица” необходимо выделить любую ячейку обрабатываемого списка, и программа автоматически поместит ссылку на соответствующий диапазон в поле ввода “Диапазон” одного из диалоговых окон “Мастера сводных таблиц”.

В процессе создания сводной таблицы заголовки полей списка используются в качестве элементов сводной таблицы: полей “Строка”, “Столбец”, “Страница” и “Данные”. Данные полей списка используются для формирования заголовков строк и столбцов или для отбора данных, размещаемых на отдельных страницах сводной таблицы.

Для подведения итогов по числовым полям в области данных сводной таблицы по умолчанию применяется функция “Сумма”. При подведении итогов по текстовым полям по умолчанию применяется функция “Количество записей” или “Количество элементов” списка для вычисления количества вхождений определенных записей.

Для создания сводной таблицы по данным списка следует:

 выбрать команду “Данные, Сводная таблица”;

 в появившемся диалоговом окне “Мастер сводных таблиц” - шаг 1 из 4 выбрать данные, которые будут использованы для построения сводной таблицы, и нажать кнопку “Далее”;

 на втором шаге указать расположение данных списка, выделив диапазон с помощью мыши, и нажать кнопку “Далее”;

 на третьем шаге следует определить структуру сводной таблицы, перетаскивая имена полей списка, отображенные в правой части диалогового окна, в области “Строка”, “Столбец”, “Страница” и “Данные”. Данные полей списка, помещаемые в область “Строка”, используются в качестве заголовков строк сводной таблицы. Данные полей списка, помещаемые в область “Столбец”, используются в качестве заголовков столбцов сводной таблицы. Данные полей списка, помещаемые в область “Страница”, используются в качестве фильтра для данных, отображаемых в ячейках сводной таблицы. После нажатия на кнопку “Далее” появляется последнее завершающее диалоговое окно “Мастера сводных таблиц”;

 на четвертом (последнем) шаге следует ввести ссылку на любую ячейку в поле ввода “Поместить таблицу в”. Если это поле оставить пустым, то программа создаст новый рабочий лист, на который поместит результат. На этом же этапе надо ввести имя сводной таблицы в поле “Название таблицы” и определить дополнительные параметры сводной таблицы, установив необходимые флажки: “Общие итого по столбцам”, “Общие итоги по строкам”, “Сохранить данные с макетом таблицы”, “Автоматически форматировать таблицу”. После нажатия на кнопку “Готово” на рабочем листе появится сводная таблица.

После создания сводной таблицы можно осуществить модифицикацию путем изменения ее полей. Каждое поле списка представлено в виде затененной ячейки. Перетаскивая эти поля в другие области таблицы, можно изменить содержимое сводной таблицы.

Кроме того, можно изменять структуру сводной таблицы. Для этого отображается определенная страница сводной таблицы на текущем листе, выделяется один из элементов в раскрывающемся списке, отображаемом в области “Страница сводной таблицы”. Элементами этого списка являются данные поля списка, помещенного в эту область. Согласно выбранному значению фильтруются данные сводной таблицы.

Для изменения организации данных по столбцам сводной таблицы следует перетащить необходимые имена полей из области “Строки” или “Страница” в область “Столбец”. Для изменения организации данных по строкам сводной таблицы следует перетащить необходимые имена полей из области “Страница” или “Столбец” в область “Строки”.

По умолчанию для сбора данных списка применяется функция СУММА, если элементы области данных являются числовыми значениями, и функция “Количество записей” - для текстовых значений. Однако можно изменить итоговую функцию сводной таблицы, чтобы вычислить другое значение. Для изменения итоговой функции необходимо выделить любую ячейку в области данных сводной таблицы и выбрать команду меню “Данные, Поле сводной таблицы” или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать соответствующую команду в контекстном меню. Потом в появившемся диалоговом окне “Вычисление поля сводной таблицы” в списке “операция” выделить функцию, которую надо использовать для обработки данных списка, и нажать кнопку ОК. Результат появится в сводной таблице.

Если содержимое обрабатываемого списка изменится, то данные построенной сводной таблицы на его основе следует обновлять. Для обновления данных сводной таблицы следует выделить любую ячейку таблицы и выбрать команду меню “Данные, Обновить данные” или в контекстном меню выбрать соответствующую команду.

Если в исходный список были добавлены новые записи, следует с помощью “Мастера сводных таблиц” переопределить диапазон, используемый для создания сводной таблицы. Для расширения диапазона необходимо выделить любую ячейку сводной таблицы, затем выбрать команду “Данные, Сводная таблица” и в появившемся диалоговом окне третьего шага “Мастера сводных таблиц” нажать кнопку “Назад”. Появится диалоговое окно предыдущего шага, в котором переопределится диапазон, являющийся источником данных для создания сводной таблицы. После нажатия кнопки “Готово” программа добавит новые записи в созданную ранее сводную таблицу.

Если в процессе создания сводной таблицы с помощью “Мастера сводных таблиц” был установлен флажок “Автоматически форматировать таблицу”, программа автоматически отформатирует получаемые данные.

Статистический анализ

Под статистическими данными понимается совокупность количественных характеристик, полученных путем статистического наблюдения, их обработки или соответствующего расчета. Обработка данных проводится некоторым набором статистических методов, реализуемых средствами программного обеспечения.

В интегрированной среде к программному обеспечению статистических методов обработки данных относят пакеты программ статистического анализа общего и специального назначения. Иногда в эту группу относят пакеты программ управления данными, пакеты экономического моделирования и прогнозирования, имитационного моделирования, распознавания образов и т.д.

Однако наиболее распространенными являются пакеты программ статистического анализа, включающие отдельные элементы других типов пакетов. Конструктивные решения пакетов статистического анализа определяются в значительной мере типом ПК принятой конфигурации, операционной системой, уровнем подготовки пользователя и предполагаемой областью приложения. Широкое распространение в настоящее время получил пакет STATISTICA в среде Windows.

В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (так называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Для проведения анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ проводится с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат помещается в выходной диапазон. Другие инструменты позволяют представить результаты анализа в графическом виде.

Чтобы вывести список доступных инструментов анализа, следует выбрать команду “Анализ данных” в меню “Сервис”. Если команда “Анализ данных” отсутствует в меню “Сервис”, то необходимо запустить программу установки Microsoft Excel. После установки пакета анализа его необходимо выбрать и активизировать с помощью команды “Настройки”.

Дополнительно в Microsoft Excel содержится большое число статистических, финансовых и инженерных функций. Чтобы вывести список доступных функций листа, следует нажать кнопку “Изменить формулу” в строке формул, а затем нажать стрелку “Вставка функции”.

Для работы с инструментами анализа данные следует представить в виде строк или столбцов листа Excel. Совокупность ячеек, содержащих анализируемые данные, называется входным диапазоном. Если команда “Анализ данных” отсутствует в меню “Сервис”, в Microsoft Excel необходимо установить статистический пакет анализа данных. Для этого необходимо провести следующие операции:

 в меню “Сервис” выбрать команду “Надстройки”;

 если в списке надстроек нет пакета анализа данных, нажать кнопку “Обзор” и указать диск, папку и имя файла для надстройки пакета анализа, Analys32.xll (как правило, папка Library\Analysis) или запустить программу Setup, чтобы установить эту надстройку, затем установить флажок “Пакет анализа”.

Чтобы запустить пакет анализа, следует провести следующие операции:

 в меню “Сервис” выбрать команду “Анализ данных”;

 в списке “Инструменты анализа” выбрать нужную строку;

 ввести входной и выходной диапазоны, затем выбрать необходимые параметры.

При этом следует учесть, что надстройки, установленные в Microsoft Excel, остаются доступными, пока не будут удалены.

Создание диаграмм

График или диаграмма являются эффективным способом представления данных, обеспечивающих их визуализацию. Диаграмма – это графическое представление табличных данных. Она более проста для понимания с первого взгляда, чем строка или столбец данных. В интегрированный пакет Microsoft Office включено два средства создания диаграмм – Microsoft Graph и Microsoft Excel.

Excel предлагает на выбор несколько типов плоских и объемных диаграмм. Выбирая из числа встроенных форматов для каждого типа диаграммы или добавляя пользовательские форматы, можно создать неограниченное число типов диаграмм.

Диаграммы могут создаваться на существующем рабочем листе или на отдельном листе в пределах рабочей книги. При изменении данных, используемых для создания диаграммы, Excel автоматически обновляет диаграмму. После создания диаграммы к ней могут быть добавлены названия и линии сетки.

Работа с диаграммами включает в себя следующие этапы:

 создание диаграмм с помощью “Мастера диаграмм”;

 усовершенствование диаграмм;

 автоматическое форматирование диаграмм;

 печать диаграмм.

“Мастер диаграмм” обеспечивает автоматическое, пошаговое создание диаграмм, используя данные рабочего листа. Первым шагом при создании диаграммы является выделение данных на рабочем листе, по которым будет строиться диаграмма. Данные для построения диаграммы можно выделить и после запуска “Мастера диаграмм”, но обычно это делают сначала.

При выделении данных для построения диаграммы необходимо учитывать следующее:

 данные для построения диаграммы должны находиться в строках и столбцах. При этом можно использовать данные из несмежных строк и столбцов;

 метки данных, используемые при построении диаграммы, должны быть размещены в верхней строке и в самом левом столбце выделенного диапазона ячеек;

 необходимо выделять метки данных одновременно с самими данными для построения диаграммы;

 для выделения несмежных ячеек следует удерживать нажатой клавишу <Ctrl>;

После выделения данных следует нажать кнопку “Мастер диаграмм” на стандартной панели инструментов. После этого появляется первое диалоговое окно “Мастера диаграмм”.

На первом шаге выбирается вид и тип диаграммы. Для дальнейшего перемещения в “Мастере диаграмм” используются следующие кнопки диалоговых окон:“Далее”, “Назад”, “Готово”, “Отмена”.

На следующем шаге “Мастер диаграмм” в диалоговом окне отображает образец созданной диаграммы. Можно выбрать диапазон и ряды данных. Параметр “Ряды в” позволяет указать, как представлены ряды данных в таблице – в строках или столбцах.

На следующем шаге “Мастера диаграмм” устанавливаются параметры строящейся диаграммы: оси категорий и значений и их заголовки, линии сетки, подписи данных, а также наличие и расположение легенды. Легенда в электронной таблице– это средство, которое позволяет различать ряды данных, представленных на диаграмме.

На последнем шаге “Мастера диаграмм” определяется место ее расположения в рабочей книге, а затем нажимается кнопка “Готово”. “Мастер диаграмм” заканчивает работу и строит диаграмму.

Созданную диаграмму можно отредактировать, например с помощью кнопок на панели инструментов “Диаграмма”, которая автоматически появляется после активизации диаграммы. Для появления этой панели инструментов можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выбрать панель инструментов “Диаграмма” в контекстном меню.

Для изменения начального размера завершенной диаграммы следует:

 выделить диаграмму, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. По контуру диаграммы появятся маркеры изменения размера;

 установить указатель мыши на маркер изменения размера, нажать левую кнопку мыши и перетащить указатель до получения необходимого размера диаграммы.

Для перемещения диаграммы по рабочему листу следует:

 выделить диаграмму, щелкнув по ней левой кнопкой мыши;

 указать мышкой на любой элемент диаграммы, перетащить диаграмму на новое место.

Для изменения типа построенной диаграммы следует:

 выделить диаграмму, щелкнув по ней левой кнопкой мыши;

 нажать кнопку разворачивающегося списка около кнопки “Тип диаграммы”;

 выбрать нужный тип диаграммы в появившемся списке.

Для изменения дополнительных параметров диаграммы следует:

 нажать кнопку “Параметры” в диалоговом окне “Тип диаграммы”;

 в появившемся диалоговом окне, нажимая нужные вкладки, установить необходимые параметры.

Каждый элемент диаграммы можно отформатировать. Перед форматированием элемента диаграммы надо активизировать диаграмму, а потом выделить форматируемый элемент диаграммы или использовать панель “Диаграммы”. Например, в диаграмму можно добавить метки значений для отдельных рядов данных.

Для улучшения внешнего вида диаграмм можно использовать встроенные форматы. Для использования “Автоформата” следует:

 дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по диаграмме;

 выбрать команду “Формат, Автоформат”;

в появившемся диалоговом меню “Автоформат” выбрать подходящие параметры для оформления диаграммы.

Созданную диаграмму можно отредактировать, например, удалить ряды данных из диаграммы и вставить новые. Для удаления рядов следует их выделить, а затем нажать клавишу “Delete”. Программа удалит данные и перерисует диаграмму.

Для добавления рядов данных следует:

 дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по диаграмме, в которую надо добавить данные;

 выбрать команду “Вставка, Новые данные”. Появится диалоговое окно “Новые данные”;

 ввести или выделить на рабочем листе диапазон новых данных;

 нажать кнопку ОК. Программа добавит новые ряды в диаграмму.

Печать диаграмм в Excel не отличается от печати любой другой информации рабочего листа. Параметры печати определяются таким же способом, как и для других данных рабочего листа.

ЛОКАЛЬНАЯ СЕТЬ УЧРЕЖДЕНИЯ

Компьютерная сеть- это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов, которая позволяет:

· построить распределенные хранилища информации (базы данных);

· расширить перечень решаемых задач по обработке информации;

· повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы компьютеров;

· создать новые виды сервисного обслуживания, такие как электронная почта и т.п.;

· снизить стоимость обработки информации.

Локальная сеть учреждения представляет собой сеть передачи данных, расположенную на ограниченной территории учреждения.

Основные понятия

Локальные сети строятся в основном на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и ориентированы в первую очередь на объединение ПЭВМ и периферийных устройств, которые сосредоточены на небольшом пространстве. Основным назначением локальных сетей (их часто называют локальными вычислительными сетями - ЛВС) является обеспечение простого и удобного доступа каждого пользователя к распределенным общесетевым ресурсам и организация их коллективного использования, а также обеспечение средств передачи данных между пользователями.

Низкая стоимость, простота комплексирования и эксплуатации ЛВС, оснащенность мощным программным обеспечением, высоко-скоростными средствами передачи данных и памятью большой емкости способствуют их достаточно широкому распространению для автоматизации управленческой деятельности в учреждениях. При этом одной из главных проблем при создании локальных сетей является совместимость вычислительной техники. Вычислительные средства ЛВС в основном объединяются с помощью высокоскоростных либо низкоскоростных каналов передачи данных. Такие ЛВС называются свободносвязанными, так как протекание вычислительных процессов в них может осуществляться асинхронно.

При незначительной удаленности вычислительного оборудования наиболее эффективным средством связи между отдельными аппаратными компонентами локальной сети является последовательный интерфейс. Его достаточно высокая пропускная способность позволяет иметь единственный канал передачи данных (моноканал) между узлами сети. Узлом сети является точка сопряжения двух или более каналов связи. В узлах сетей ЭВМ обычно (но не обязательно) расположена аппаратура, выполняющая обработку данных. В сетях с маркерным методом доступа узел, принявший маркер (особый вид сообщения, передаваемый по сети от одного узла к другому), получает право на использование сетевого канала. Одноканальность является отличительной особенностью ЛВС, при этом работа всей системы осуществляется в режиме мультиплексирования. Мультиплексор - это устройство, позволяющее использовать один физический канал связи для нескольких одновременных и независимых передач данных.

Для организации связи в ЛВС используются два метода коммутации:

а) с частотным разделением каналов;

б) с временным разделением каналов.

Элементами коммутации в ЛВС служат каналы и пакеты. Коммутация каналов заключается в установлении физической связи для передачи данных непосредственно между двумя абонентами сети. При этом выделяется единственный канал на весь сеанс связи. При коммутации пакетов перед началом передачи сообщение разбивается на короткие пакеты фиксированной длины, которые затем передаются по сети. В этом случае канал связи выделяется только на время, необходимое для передачи одного пакета.

В ЛВС для сопряжения ПЭВМ с каналами связи используются сетевые адаптеры - устройства, которые выполняют буферизацию, форматирование и управляющие функции, обеспечивая интерфейс между ЭВМ и последовательной асинхронной линией связи. Для преобразования цифровых сигналов в аналоговые и обратно для последующей передачи по каналу используется устройство, называемое модемом.

Обработка данных в ЛВС распределяется между двумя объектами: сервером и клиентом. Сервер локальной сети представляет собой рабочую станцию (ЭВМ), обслуживающую другие станции локальной сети. Сетевой сервер выполняет системные функции отработки сетевых протоколов для связанных с ним рабочих станций или терминалов. Клиент - это задача, рабочая станция или пользователь компьютерной сети, запрашивающий услуги, данные или обработку у другой программы или ЭВМ.

Локальные сети имеют различные способы использования информационных и технических ресурсов сети. К информационным ресурсам относятся логические диски, каталоги и содержащиеся в них файлы, а к техническим – подключенные к компьютеру внешние устройства (принтеры, модемы и др.). Ресурс, доступный только с компьютера, на котором он находится, называется локальным, а ресурс, доступный для других компьютеров, называется разделяемым или сетевым.

Современное программно-техническое обеспечение работы сети базируется на следующих средствах:

· адаптер или сетевая карта, управляемая драйвером;

· тип сервера, т.е. тип операционной системы;

· тип клиента, т.е. вид программного обеспечения, управляющего доступными сетевыми ресурсами;

· протокол, представляющий собой “язык”, на котором общаются компьютерные сети;

· службы, реализующие различные операции в сети, например, совместный доступ к файлам или устройствам, контроль за режимом работы сети и ее производительностью и др.

Взаимодействие пользователей ЭВМ в ЛВС между собой возможно посредством электронной почты (E-mail). Электронная почта (ЭП) – это сообщения, оформленные в виде файла с текстовыми, графическими и другими данными и переданные в линию связи ЭВМ с ЛВС, и одновременно комплекс аппаратно-программных средств и организационных мероприятий по хранению и доставке сообщений.

Основной элемент ЭП – почтовый ящик. Например, в сетевой операционной системе NetWare в качестве почтового ящика используется специальный каталог. Почтовый ящик имеет отделения получения и приема сообщений для каждого пользователя. Сообщение считается отправленным после того, как оно перенесено из отделения отправителя в отделение адресата. Затем получатель информируется, что для него имеется почта. Получатель может прочесть сообщение лишь после подключения к сети и пересылки его в свою ЭВМ. Сообщение можно отправить одному или группе пользователей ЛВС путем создания списка рассылки. При этом никто, кроме получателя, не может открыть почтовый ящик, удалить его содержимое без имени и пароля владельца этого ящика.

Большинство пакетов E-mail имеют встроенный редактор текста. Однако для подготовки текстовых сообщений можно использовать и любой другой имеющийся на компьютере редактор. Сообщение обычно имеет следующую структуру: стандартный заголовок и собственно текст сообщения. В заголовке указывается дата и время отправки, имя отправителя и, возможно, краткое содержание сообщения.

Пакет E-mail обычно предоставляет следующие возможности:

· вывод на экран списка сообщений с указанием даты, имени отправителя и других данных (в некоторых случаях имеется возможность сортировки и поиска сообщений);

· изменение текущего состояния сообщения (уничтожение, отправка в архив и т.п.);

· переадресовку сообщения;

· подготовку графических материалов;

· захват экрана получателя для передачи ему сообщений в нужном виде.