Проблемы использования информационных технологий

Устаревание информационной технологии.Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми. Например:

 На смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя.

 Телеграф передал все свои функции телефону и т.д.

При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оце­нить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Перио­ды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.

Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уде­лять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры к ее модерни­зации. Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несо­вершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной тех­нологии.

Методология использования информационной технологии.Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вычис­лительные центры (ВЦ) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране – ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продук­ции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обу­словлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60-70-е гг.

Достоинства методологии централизованной технологии:

 возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

 сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совер­шенствованию информационной технологии благодаря централизованному их приня­тию.

Недостатки такой методологии очевидны:

 ограниченная ответственность низшего персонала, которая не способствует оператив­ному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

 ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования ин­формации.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма существенно потеснила предыдущую технологию, поскольку дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

Достоинствами такой методологии являются:

 гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя;

 усиление ответственности низшего звена сотрудников;

 уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;

 более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использова­нию средств компьютерной связи.

Однако эта методология имеет свои недостатки:

 сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;

 психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительным цент­ром стандартов и готовых программных продуктов;

 неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной ин­формационной технологии привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода. Такой подход назовем рациональной мето­дологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности:

 вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии использования информационной технологии, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и техни­ческих средств;

 персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться ука­заний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

Рациональная методология использования информационной технологии позволит достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др.

Выбор вариантов внедрения информационной технологии в фирме.При внедрении информационной технологии в фирму необходимо выбрать одну из двух ос­новных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Ин­формационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работни­ками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии ми­нимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии – необходимость непрерывных измене­ний формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение “вязнет” на различных эта­пах информационной технологии.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и за­траты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существую­щая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

 существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

 наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должност­ных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

 рационализация организационной структуры фирмы;

 максимальная занятость всех работников;

 высокий профессиональный уровень;

 интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни инфор­мации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом ин­формации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.