Текстовый процессор MS Word

Microsoft Word - это мощный текстовый редактор, получивший широчайшее распространение в среде Windows. Он является удобным инструментом для подготовки разнообразных писем, деловой документации, отчетов. С его помощью удобно создавать как бланки и анкеты, так и статьи, брошюры. В основе оформления документов в Word лежит система шаблонов и стилей форматирования, которые позволяют достичь единства оформления большинства документов. Word относится к WYSIWYG-редакторам: напечатанный документ выглядит так же, как и на экране.

Word по умолчанию сохраняет текстовые файлы в собственном двоичном формате MS Word (соответствующее расширение файла - .doc). Текстовая версия этого формата - RTF формат (Rich Text Format), документирована фирмой Microsoft и поддерживается текстовыми процессорами некоторых других фирм. Из-за своей текстовой структуры формат RTF намного безопаснее с точки зрения распространения компьютерных вирусов, в то время как файлы формата DOC являются одним из инструментов передачи вирусов между компьютерами. Последние версии процессора могут сохранять файл в формате, включающим элементы разметки гипертекста (.html или .htm).

В текстовом процессоре Word используется несколько панелей инструментов, которые облегчают работу с документом. Давайте рассмотрим эти панели инструментов и их назначение.

Стандартная - содержит кнопки команд, служащих для работы с файлом и с буфером обмена.

Форматирование - служит для форматирования текста.

VisualBasic - предназначена для создания программ на VisualBasic, совмещенных с документом Word

Web - преобразует документ Word в Web страницу, т. е. файл, содержащий разметку языка HTML.

WordArt - содержит кнопки вызова команд создания фигурного текста.

Автотекст - автоматическая замена фрагментов или быстрая вставка часто повторяющегося фрагмента.

Базы Данных - предназначена для создания и работы с базами данных, которые используются в таблицах документа.

Настройка Изображения - содержит кнопки вызова команд, служащих для работы с графическим изображением

Рецензирование - предназначена для вставки сообщений и рецензий.

Рисование - предназначена для вставки в документ графических объектов.

Таблицы и границы - служит для обрамления таблиц.

Формы - содержит кнопки создания форм, таблиц, списков, полей ввода при работе с базами данных.

Элементы управления - вставляет кнопки, переключатели и другие элементы VisualBasic в документ.

Колонтитулы - при помощи этой панели инструментов можно установить различные верхние и нижние колонтитулы.

Главный документ - служит для разработки структуры главного документа.

Настройка объема - устанавливает варианты объема текста в документе

Настройка тени - позволяет добавить тень как к тексту, так и к рисункам.

Структура - предназначена для установки структуры документа.

Word предоставляет несколько шаблонов документов, которые позволят вам создавать специализированные документы, такие как письма или статьи. Один и тот же шаблон можно использовать много раз. Для создания, сохранения, открытия и закрытия документа можно воспользоваться пунктами меню Файл или кнопками на панели инструментов "Стандартная".

Текстовый редактор Word может сохранять документы в некоторых других форматах. Для сохранения документа в формате, отличном от Microsoft Word, нужно в окне сохранения документа в списке "Тип файла" выбрать требуемый формат файла. Одной из важнейших особенностей текстовых процессоров, в том числе и программы Word, является возможность разнообразного форматирования текста. Различают три вида форматирования.

• Форматирование символов - при форматировании символов речь идет, в основном, об изменении шрифта.
• Форматирование абзацев - под форматированием абзацев понимается изменение размеров полей отдельных абзацев в тексте, изменение интервалов между строками и выравнивание абзацев.
• Форматирование страниц - под форматированием страниц понимается выбор размера, ориентации и размеры полей страниц.

Форматирования символов включает в себя изменение цвета, размера, стиля написания текста. Для изменения стиля написания символов могут использоваться кнопки, расположенные на панели инструментов "Форматирование".

Под абзацем в Word понимается часть документа, за которой следует маркер абзаца. При вводе текста абзац всегда заканчивают нажатием на клавишу Enter. Если же требуется перейти на следующую строку без выделения нового абзаца, используйте комбинацию Shift + Enter.

Процесс форматирования абзацев включает в себя:

• выравнивание абзацев;
• установку абзацных отступов;
• установку отступа первой строки абзаца;
• установку расстояния между строками;
• установку расстояния между абзацами;
• контроль положения абзаца на странице.

Выравнивание абзацев устанавливается при помощи панели инструментов "Форматирование". По умолчанию Word выравнивает все абзацы влево, при этом строки начинаются как бы с одной вертикальной линии. Можно осуществлять выравнивание как по центру, так и по правому краю, а также блочное выравнивание - выравнивание по ширине листа. Для установки отступов абзаца и первой строки можно использовать горизонтальную линейку. Выделите абзацы, для которых нужно установить отступ, и с помощью мыши переместите маркеры отступов абзацев и первой строки (бегунки), расположенные на горизонтальной линейке, в нужную позицию. Основные параметры отступов абзаца можно также установить в диалоговом окне Абзац, для чего необходимо из меню Формат вызвать пункт Абзац. По умолчанию Word устанавливает расстояние между строками в один интервал, т. е. это расстояние точно соответствует высоте одной строки. Однако оно может составлять полтора, два и более интервалов. Расстояние между строками устанавливается в диалоговом окне Абзац в списке "Межстрочный

Любой документ, напечатанный на бумаге, имеет поля. Word позволяет установить величину для каждого из четырех полей (верхнего, нижнего, правого и левого) по отдельности. Для этого следует выбрать пункт Параметры страницы из меню Файл и ввести требуемые величины в соответствующие поля.

Для того чтобы обеспечить автоматическое выполнение переносов слов во всем документе, нужно не только включить режим переноса слов (для чего в пункте Перенос слов меню Сервис нужно поставить отметку Автоматический перенос слов в документе), но также убедиться, что перенос слов не заблокирован ни в одном абзаце. Чтобы снять блокировку слов в отдельном абзаце в меню Правка выберите Выделить все, затем в меню Формат выберите Абзац, щелкните на вкладке Положение на странице и удалите отметку Без переноса слов.
Для проверки орфографии документа используйте клавишу F7. Можно также использовать кнопку Орфография на панели инструментов "Стандартная".

Колонтитулы.При создании многостраничных документов почти всегда в верхней или нижней части страницы помещают дополнительную информацию, называемую колонтитулами. В колонтитулы можно поместить заголовок документа, номер страницы, дату, время и некоторые другие параметры. Меню для работы с колонтитулами вызывается путем выбора пункта Колонтитулы из меню Вид. Одна из причин применения разбиения документов на разделы - это необходимость иметь разные верхние и нижние колонтитулы в различных частях документа. Выделив каждую часть в отдельный раздел, вы получаете возможность установить для каждого из разделов колонтитулы, отличающиеся друг от друга. Чаще всего в колонтитулы помещают номера страниц документа. Для быстрой нумерации страниц выберите пункт Номера страниц из меню Вставка. Если на первой странице не должно быть номера, то удалите отметку в поле Номер на первой странице. В диалоговом окне Формат номера страницы Word предлагает вам выбрать один из вариантов расположения номеров страниц.

Многоколоночный текст

Word позволяет разместить текст в несколько колонок, при этом он располагает средствами, способными установить следующие виды документа с использованием колонок:

• создание колонок одинаковой ширины,
• создание двух колонок разной ширины,
• создание нескольких колонок разной длины,
• свободный выбор позиции начала новой колонки,
• изменение ширины и расстояния между колонками,
• изменение количества колонок в тексте,
• добавление вертикальной линии между колонками,
• выравнивание длины колонок,
• размещение в колонке графических иллюстраций.

Для изменения количества колонок в документе нужно воспользоваться кнопкой Колонки на панели инструментов "Стандартная" или выбрать пункт Колонки из меню Формат, после чего в окне Колонки устанавливаются основные параметры.

Пример.Рассмотрим пример создания документа, название которого размещено через всю полосу, а основной текст в две и более колонок. Для этого вставим маркер конца раздела между заголовком и основным текстом при помощи пункта Разрыв из меню Вставка.

В диалоговом окне Разрыв установим переключатель На текущей странице. В результате этих действий на той строке, в которой был установлен курсор, появится маркер конца раздела. Теперь документ состоит из двух разделов, каждый из которых можно форматировать независимо друг от друга.

Списки. Для того чтобы создать нумерованный, маркированный (не нумерованный) или многоуровневый список, достаточно выделить все абзацы, которые нужно оформить в виде списка и воспользоваться пунктом Список из меню Формат. Word выведет на экран диалоговое окно Список.

При необходимости можно выбрать нестандартный символ маркировки. Word вставит символ маркировки перед каждым новым абзацем. Для увеличения и уменьшения вложенности списка можно воспользоваться кнопками Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели инструментов "Стандартная".

Таблицы

Создание таблиц

1. Щёлкнуть в главном меню Вид | Панели инструментов | Таблицы и границы.

2. В панели Таблицы и границы щёлкнуть на кнопке Нарисовать таблицу.

3. При нажатой левой кнопке мыши сначала обозначить внешние границы таблицы.

4. Провести необходимые линии.

5. Для форматирования таблицы щёлкнуть в главном меню Формат | Границы и заливка.

6. В диалоговом окне выбрать вид и цвет границы.

7. Лишние линии можно стереть, выбрав в панели инструментов Таблицы и границы кнопку и выделить удаляемые линии в выбранном диапазоне.

Текстовый процессор Word позволяет вставлять таблицу в документ. Для этого служит меню Таблица. Также можно воспользоваться кнопкой Вставка таблицы на панели инструментов "Стандартная". На экране появится диалоговое окно Вставка таблицы, в котором можно установить количество строк и столбцов создаваемой таблицы. Для выбора одного из стандартных видов оформления таблицы можно воспользоваться кнопкой Автоформат, при нажатия на которую Word выведет на экран диалоговое окно Автоформат таблицы. Оформление таблицы осуществляется при помощи панели инструментов "Обрамление". Установку ширины столбцов (строк) можно регулировать при помощи маркера границы столбца (строки) или при помощи пункта Высота и ширина ячейки меню Таблица, который предоставляет дополнительные возможности по сравнению с установкой ширины столбцов путем установки маркера границы столбца (строки). Во-первых, можно задать ширину столбцов с большей точностью, а во-вторых, эта вкладка предоставляет гораздо больше возможностей по управлению шириной столбцов.

Для вставки нового столбца (строки) в любом месте таблицы вы можете воспользоваться пунктом Вставить столбец (строку) из меню Таблица. Выделим столбец и выполним команду вставки столбца; новый столбец будет вставлен слева от исходного. Вставка строки над исходной осуществляется аналогично. Для того чтобы удалить из таблицы целые столбцы (строки), выделите эти столбцы (строки) и выберите пункт Удалить столбцы (строки) из меню Таблица или пункт Вырезать из меню Правка. В процессе редактирования таблицы может понадобиться объединение или разбивка ячеек. Для объединения ячеек необходимо их выделить и выполнить команду Объединение ячеек из меню Таблица. Для разбиения ячейки нужно выделить ее, выполнить команду Разбить ячейку из меню Таблица, и в появившемся диалоговом окне указать количество столбцов, на которые будет разбита ячейка.

Пример Рассмотрим процесс создания таблицы следующего вида:

Выполним пункт Вставить из меню Таблица. В появившемся диалоговом окне установим количество строк - 5 и количество столбцов - 3. Выделим первые две ячейки первой строки таблицы и выполним команду Объединить ячейки. Таким же образом объединим ячейки 2-3 строки 4 и ячейки 1-3 строки 5. После этого при помощи панели инструментов "Обрамление" оформим таблицу так, чтобы 1-я ячейка 3-й строки не имела верхней и нижней линии, внешний контур таблицы был нарисован двойной толстой линией, а внутренние линии были двойными тонкими. Заполним таблицу соответствующим образом. Выделим ячейки, которым хотим изменить цвет и выполним пункт Обрамление и заливка из меню Формат. Word выведет на экран диалоговое окно Обрамление и заливка в котором, на вкладке Заливка, можно выбрать требуемый цвет ячейки.

В документах Word можно использовать формулы, подсчитывающие сумму значений чисел в строке или столбце таблицы. Для этого установите точку вставки в ячейку, в которую вы хотите ввести формулу, и в меню Таблица выберите Формула. По умолчанию суммируются все значения, находящиеся выше точки вставки формулы для суммирования по столбцу или левее при суммировании по строке. Можно изменить диапазон ячеек для суммирования, указав явно диапазон их имен. Имя ячейки формируется из буквы, обозначающей столбец, и числа, задающего строку. Интервал суммирования задается путем ввода имен первой и последней ячеек, разделенных двоеточием, например "A2:B6". Нажатие на клавишу F9 обновит сумму после изменения значений в ячейках.