Конструирование форма и отчетов

СУБД Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы Access являются объектами базы данных, так же как таблицы и запросы.

Рис. 7.8.1. Пример формы

Формы предоставляют более удобный способ просмотра, ввода и редактирования данных в таблицах, чем режим Таблицы. Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE.

Рис. 7.8.2. Окно Панель элементов

Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки. Формы иногда называются окнами ввода данных.

Формы предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Источником данных формы являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.

Для создания форм в Access используются следующие виды.:

· Автоформа — автоматизированное средство для создания форм трех стандартных типов: в столбец, ленточная, табличная. При этом в форму вставляются все поля источника данных.

· Мастер форм — программное средство, которое позволяет создавать структуру одного из трех стандартных типов формы в режиме диалога с разработчиком формы. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.

· Конструктор форм — позволяет конструировать форму пользователем в окне конструктора форм.

Самым удобным способом создания новой формы является следующая технология: форма создается с использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.

Рис. 7.8.3. Окно для создания формы

Структуры формы. Любая форма может включать следующие разделы:

· заголовок формы – определяет верхнюю часть формы и может содержать текст, графику и другие элементы управления;

· верхний колонтитул – раздел отображается только в режиме предварительного просмотра и обычно содержит заголовки столбцов;

· область данных – определяет основную часть формы, содержащую поля, полученные из источника данных;

· нижний колонтитул – раздел отображается только в режиме предварительного просмотра в нижней части экранной страницы и обычно содержит номер страницы, дату и т. д.;

· примечание формы – отображается внизу последней экранной страницы формы.

Форма может содержать все-разделы или некоторые из них.

Отчеты – это средство визуализации информации, позволяющее осуществить выдачу данных на устройство вывода или передачу по каналам связи. Они используются, чтобы быстро проанализировать данные. Например, можно отправить коллеге по работе отчет, в котором данные будут сгруппированы определенным образом и подсчитаны итоговые значения. Или можно создать отчет с адресными данными, отформатированными для печати почтовых наклеек. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.

Рис. 7.8.4 Пример отчета

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета.

Структура отчета аналогична структуре формы. В отчете могут присутствовать следующие разделы:

· Заголовок отчета – отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.

· Верхний колонтитул – выводится вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.

· Заголовок группы – печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

· Область данных – основная часть отчета. Предназначена для отображения записей источника данных отчета. Может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

· Область примечания группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

· Нижний колонтитул – выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.

· Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.