Сортировка результатов запроса

Обычно Microsoft Access выводит записи в том порядке, в каком они были найдены в базе данных. При необходимости можно изменить последовательность вывода данных в наборе записей запроса, задав порядок сортировки, - точно так же, как это делается для таблиц. Щелкните по строке Сортировкабланка QBE в столбце того поля, по значениям которого необходимо отсортировать записи, и выберите в раскрывающемся списке один из предлагаемых вариантов:

¨ По возрастанию

¨ По убыванию

¨ Отсутствует.

Следует помнить, что выполнять сортировку можно сразу по нескольким полям. Access применяет условия сортировки в порядке их расположения в бланке QBE слева направо. Если для установки нужного порядка возникнет необходимость переместить столбец, щелкните по области выделения столбца (серый прямоугольник над именем поля), чтобы выделить его целиком, и затем перетащите столбец на новое место.

Задание свойств запросов

Для каждого запроса Microsoft Access позволяет устанавливать набор свойств, с помощью которых пользователь определяет функциональные характеристики запроса и представление результатов запроса. Чтобы открыть окно свойств запроса, щелкните в любом месте верхней части окна запроса в режиме конструктора вне списка полей и нажмите кнопку Свойствана панели инструментов. Рассмотрим лишь некоторые из свойств запроса.

Рис. 33. Свойства запроса на выборку

Обычно, при выполнении запроса на выборку в набор записей включаются только некоторые поля. Если необходимо, чтобы были доступны все поля из всех базовых таблиц запроса, установите для свойства Вывод всех полей(рис. 33) значение Да. В большинстве случаев лучше оставить для этого свойства заданное по умолчанию значение Нет.

В зависимости от сложности запроса и количества записей в базе данных Access, может понадобиться несколько секунд (а то и минут), чтобы найти все строки и начать вывод информации на экран. Если пользователя интересуют только «первые» или «верхние» строки набора записей, получаемые при выполнении запроса, можно воспользоваться свойством Набор значенийдля вывода информации на экран, как только Access найдет первые n или первые x% строк. Количество строк в единицах или в процентах заказывает сам пользователь. В раскрывающемся списке предлагаются следующие значения: 5, 25, 100, 5%, 25% и Все.

При выполнении запроса часто возникают ситуации, при которых Microsoft Access находит повторяющиеся записи, удовлетворяющие заданным условиям. Повторяющимися считаются записи, у которых совпадают значения во всех полях. При значении Да свойства Уникальные значения выводятся только те записи, у которых значения всех полей являются уникальными. Свойство Уникальные записи используют, когда из результата запроса требуется исключить повторяющиеся записи, причем только в том случае, если в запросе используются поля из нескольких таблиц.

Свойства Уникальные записи и Уникальные значения не могут одновременно иметь значения Да. Например, при значении Да свойства Уникальные записи автоматически устанавливается значение Нет свойства Уникальные значения. Однако, оба свойства могут одновременно иметь значение Нет. В этом случае выводятся все записи.

Остальные свойства используются достаточно редко поэтому здесь не рассматриваются.

Создание отчетов

Отчеты используются для того, чтобы выбрать данные из одной или нескольких таблиц, произвести над ними вычисления, подвести итоги и вывести их на экран или печать. Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

¨ Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

¨ Отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

Создание отчета

Перед тем, как приступать к созданию отчета, уделите немного времени обдумыванию его содержания и оформления. Для этого выполните следующее:

¨ Просмотрите таблицы, формы и запросы, имеющиеся в используемой базе данных.

¨ Определите, из каких компонентов должен состоять отчет.

¨ Убедитесь, что все необходимые данные введены в соответствующие таблицы.

¨ Обдумайте возможность использования вместо отчета имеющихся форм; возможно, вам понадобится осуществлять как вывод, так и ввод данных в одном формате. Помните, что в отчет нельзя вводить данные или изменять их.

¨ Просмотрите уже напечатанные отчеты и посоветуйтесь с теми, кто применяет эти отчеты в своей работе, для выявления их недостатков и получения рекомендаций по улучшению.

Рис. 34. Окно диалога Новый отчет

Создание отчетов напоминает создание форм. Для этой цели может использоваться несколько способов. Во-первых, активизируйте окно базы данных, щелкните на корешке вкладки Отчет, а затем на кнопке Создать(рис. 4)или выберите строку Новый отчетв раскрывающемся списке кнопки Новый объектна панели инструментов, либо воспользуйтесь командой меню ВставкаÞОтчет. На экране появится диалоговое окно Новый отчет, представленное на рис. 34. В поле со списком внизу окна диалога, выберите таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться отчет.

Далее рассмотрим, как можно разработать отчет в режиме конструктора. Для этого оставьте маркер на строке Конструкторв верхнем поле окна диалога и нажмите кнопку OK. На экране откроется окно нового отчета в режиме конструктора (рис. 35).