Этапы работы с базой данных
Теперь, когда вы уже знаете, какие таблицы и столбцы должна содержать ваша
будущая база, вы готовы перейти непосредственно к работе с программой Access.
Перед вами открывается все многообразие возможностей Access. С чего начать?
Как не запутаться в сотнях команд, не погрязнуть в технических подробностях?
Примерная последовательность действий, описанная ниже, поможет вам
сориентироваться, на каком этапе работы с базой данных вы находитесь в
данный момент и какие инструменты Access вам на этом этапе нужны. Таким образом,
вы постепенно освоите все те средства, которые потребуются для создания
именно вашей базы данных, и вам не придется изучать лишнюю информацию.
Итак, если вы создаете базу данных «с нуля», вам предстоит выполнить сле-
дующие операции.
1. Создание базы данных или открытие уже созданной.
2. Создание таблиц, настройка полей таблиц и связей между таблицами.
3. Заполнение таблиц информацией. Вы можете вводить данные вручную в ре-
жиме редактирования таблицы , создать форму для ввода данных
или импортировать данные из внешних источников.
4. И, наконец, получение информации из базы данных — то, ради чего она
и создавалась. Для поиска, отбора, сортировки и агрегации данных вы мо-
жете создать запросы , для наглядного представления данных отчеты.
Начало работы
В этом разделе вы узнаете, как запустить программу Microsoft Access, а затем
открыть или создать базу данных.
Запуск Access
Для запуска программы Microsoft Access 2007 можно использовать любой из
стандартных для Windows способов.
· Нажмите кнопку Пуск, в меню выберите последовательно пункты
Все программы>Microsoft Office>Microsoft Office Access 2007.
· Дважды щелкните кнопкой мыши на ярлыке программы на рабочем столе
или в панели быстрого запуска.
· Дважды щелкните кнопкой мыши на файле существующей базы данных.
Сразу после запуска эта база данных будет открыта для работы.
При запуске появляется начальное окно Access (рис. 1.2), которое позволяет
быстро перейти к работе с конкретной базой данных.
Рис. 1.2.Начальное окно Microsoft Access 2007
Открытие существующей базы данных
Если база данных уже была создана, то ее можно открыть , щелкнув кнопкой
мыши на ее названии в области Открыть последнюю базу данных(эта область
расположена в правой части начального окна Access, как показано на рис. 1.2).
Если нужной базы данных нет в списке, щелкните на ссылке Другие. На экране
появится стандартное окно Windows для открытия файла. В этом окне выбе-
рите файл базы данных и нажмите кнопку Открыть.
Кроме того, вы можете воспользоваться кнопкой в левом верхнем углу окна,
в появившемся меню выбрать пункт Открыть, а затем выбрать файл в стандарт-
ном окне Windows.
Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально
опасное содержимое, то под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сооб-
щений с предупреждением: Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы
открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную
часть, нажмите кнопку Параметрыпанели сообщений. В появившемся окне Па-
раметры безопасности Microsoft Officeустановите переключатель в положение
Включить это содержимоеи нажмите кнопку ОК.
Создание пустой базы данных
Если вы хотите самостоятельно разработать структуру базы данных, создать
таблицы и ввести данные, вначале необходимо создать пустую базу данных.
Для этого выполните следующие действия.
1. Щелкните кнопкой мыши на значке Новая база данныхв разделе Новая пус-
тая база данныхв центральной части начального окна (см. рис. 1.2) либо
нажмите кнопку в левом верхнем углу окна, а затем в появившемся меню
выберите пункт Создать.
2. В правой части окна появится область Новая база данных. В поле Имя фай-
лавведите имя новой базы данных. Нажмите кнопку для выбора папки,
в которой будет храниться файл базы данных.
3. Нажмите кнопку Создать. Откроется новая база данных с единственной пус-
той таблицей, и программа перейдет в режим редактирования таблицы.
Теперь можно заполнять новую базу информацией: вручную, с помощью фор-
мы для ввода данных или путем импорта данных из внешних источников. Как
это сделать, описывается в следующих лабораторных работах.
Создание копии базы данных
Следующий способ создания базы данных — скопировать существующую базу,
чтобы продолжить работу с копией. Для этого выполните следующие действия.
1. Откройте для чтения базу данных, которую необходимо скопировать. На-
жмите кнопку в левом верхнем углу окна, затем в появившемся меню
выберите пункт Открыть. На экране появится стандартное окно Windows
для открытия файла.
2. Щелкните кнопкой мыши на нужном файле базы данных и нажмите кнопку ,
находящуюся справа от кнопки Открыть(рис. 1.3). В меню открытия файла
выберите пункт Открыть для чтенияили пункт Монопольно для чтения.
Рис. 1.3.Параметры открытия базы данных
· После открытия базы данных в любом из этих двух режимов вы не смо-
жете вносить в нее изменения. Под лентой (кнопочным меню) возникнет
панель сообщений с предупреждением, что база данных открыта только
для чтения.
· Если выбранная база данных недоступна другим пользователям, пункты
меню Открыть для чтенияили Монопольно для чтенияравнозначны.
· Вы сможете открыть базу данных в режиме Открыть для чтения, если она
не открыта в данный момент другим пользователем в режиме Монополь-
но. Другие пользователи смогут продолжать работу с базой и открывать
ее в любом режиме доступа, кроме режима Монопольно. При этом вы
будете просматривать последнюю сохраненную версию, несохраненные
изменения будут проигнорированы.
· Открытие базы данных в режиме Монопольно для чтениявозможно,
только если она в данный момент не используется другим пользовате-
лем в режиме редактирования (Открытьили Монопольно). При этом
другие пользователи не смогут открывать эту базу данных в режиме
редактирования.
3. Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциаль-
но опасное содержимое, то под лентой появится панель сообщений с преду-
преждением Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открыть
содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть,
нажмите кнопку Параметрыпанели сообщений. В появившемся окне Пара-
метры безопасности Microsoft Officeустановите переключатель в положение
Включить это содержимоеи нажмите кнопку ОК.
4. Чтобы создать копию открытой базы данных, сохраните ее в другом файле.
Для этого нажмите кнопку в левом верхнем углу главного окна, затем
в появившемся меню выберите пункт Сохранить как. Далее укажите формат
файла — База данных Access 2007.
На экране появится стандартное окно Windows Сохранение. Введите имя
нового файла базы данных, выберите папку, в которой будет храниться этот
файл, и нажмите кнопку Сохранить.
Создание базы данных на основе шаблона
В Access 2007 включены шаблоны баз данных. Их можно использовать для ре-
шения типичных задач или для учебных целей, поскольку в их состав входят
таблицы, уже заполненные данными, готовые отчеты и формы для ввода инфор-
мации. Чтобы создать базу данных с использованием шаблона , выполните сле-
дующие действия.
1. В левой области начального окна Access (см. рис. 1.2) выберите категорию
шаблонов. В центре окна отобразится список шаблонов этой категории.
Щелкните кнопкой мыши на значке подходящего шаблона (рис. 1.4).
2. В правой части окна появится область с названием шаблона и его катего-
рии. В поле Имя файлавведите имя новой базы данных. С помощью кноп-
ки выберите папку, в которой будет храниться файл базы данных.
3. Если требуется присоединить новую базу данных к веб-узлу SharePoint,
установите флажок Создание и присоединение базы данных к узлу Windows
SharePoint Services.
Рис. 1.4.Создание базы данных по шаблону
4. Нажмите кнопку Создать(для шаблонов Microsoft Office Online она назы-
вается Загрузка). Access сгенерирует базу данных по указанному шаблону
и откроет ее в режиме редактирования таблицы.
5. Если в созданной базе данных Access обнаружит потенциально опасное со-
держимое, то под лентой появится панель сообщений с предупреждением
Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открыть содержимое базы
данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку
Параметрыпанели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасно-