Заполнение и редактирование БД

Приобретение практических навыков работы с

Системой Управления Базами Данных Access для Windows

Методические указания к лабораторной работе № 4

по дисциплине "Информатика", часть № 1

для студентов специальности 200700 "Радиотехника",

200800 "Проектирование и технология радиоэлектронных средств"

Нижний Новгород 2001

Составитель Е.Н.Приблудова

УДК 621.325.5-181.4

Приобретение практических навыков работы с Системой Управления Базами данных Access для Windows: Метод. указания к лаб. работе № 4 по дисциплине "Информатика" для студентов спец. 200700, 200800 / НГТУ; Сост.: Е.Н.Приблудова. Н.Новгород, 2001, с.

Изложены краткие сведения о работе с базой данных - Microsoft Access для Windows. Сформулированы задания и порядок выполнения для лабораторной работы.

Редактор И.М.Морозова

Подп. к печ. . Формат . Бумага газетная. Печать

офсетная. Печ.л. . Уч.-изд.л. . Тираж 100 экз. Заказ .

Нижегородский государственный технический университет.

Типография НГТУ. 603600, Н.Новгород, ул.Минина, 24.

Нижегородский государственный

технический университет, 2001

Цель работы

Практически научить студентов основным приемам работы с СУБД Access для Windows:

- создание базовых таблиц;

- создание межтабличных связей;

- создание запросов;

- создание составной формы, состоящей из основной и подчиненной форм;

- создание отчетов.

Краткие сведения

Запуск Microsoft access для Windows

Рассмотрим один из способов запуска СУБД Microsoft Access.Нажав кнопку Пуск, получаем доступ к главному меню, которое тут же раскроется, а через это меню выполняем команду Программыи выбираем необходимую программу - Microsoft Access. Программа будет загружена, на панели задач появится новая кнопка, на экране будет открыто окно Microsoft Access.

Основные понятия Microsoft Access

База данных (БД) – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче.

Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.

СУБД (Система Управления Базами Данных) –программное обеспечение для работы с базами данных. Большинство современных СУБД предназначены для работы с реляционными базами данных.

Данные – это все, что вы хотите сохранить и к чему намерены обращаться неоднократно. В Microsoft Access данными могут быть тексты, числа, даты и картинки. Если, например, вы продаете книги, то можете хранить их названия, изображения обложек, координаты авторов, количество пачек на складе, цены на них, даты продаж.

Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.

Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство объекта. Каждое поля имеет имя. Внутри имени поля нельзя использовать пробелы. Для связки между словами можно ставить знак подчеркивания.

Первичный (главный) ключ БД –это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.

Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" – "нет" или "истина" – "ложь".

Таблица базы данных – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или категории объектов.

Свойства полей БД:

имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой;

тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство имя поля);

значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически;

условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой, денежный или тип даты);

сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым);

индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется.

Заполнение и редактирование БД

После запуска СУБД Microsoft Access, появится окно, в котором необходимо отметить соответствующее действие: создать новую или открыть старую базу данных.

Для начала работы с уже созданной базой данных требуется открыть файл, где она хранится. Все таблицы, входящие в состав БД, хранятся в одном файле. Для ввода и редактирования записей БД в СУБД есть два режима: таблица и форма.

Режим таблицы позволяет просматривать и редактировать данные, организованные в виде строк и столбцов. Каждый столбец таблицы соответствует одному полю, а каждая строка – одной записи. В режиме таблицы на экран выводится сразу несколько записей БД. Его удобнее использовать для просмотра и удаления записей, а также для ввода информации в таблицы, состоящие из небольшого количества полей.

Режим формы удобно использовать для ввода данных в таблицы с большим числом полей. В этом режиме в большинстве СУБД поля таблицы можно расположить в любом месте экрана, для чего существует специальный Конструктор форм. В более простых СУБД существует одна стандартная форма, в которой каждое поле занимает одну или несколько строк. В этом режиме на экран обычно выводится только одна запись таблицы базы данных.