Инструкция волонтеров EVS в ГШ

Время работы:

18/06 с 7:30 – до 19:00

19/06 с 7:30 – до 19:00 (для желающих предусмотрено продолжение рабочего дня в помощи организации культурной программы (с 18:00 до 20:00)

20/06 – с 7:30 до 16:00 (пул набирается по заявкам к супервайзеру (кто быстрее прочел инструкцию, тот и пошел на пленарку=) плюс наиболее отличившиеся в предыдущие дни получают позицию внутри зала, где проводится пленарка)

Прежде всего, мы хотели бы напомнить Вам об основных принципах работы волонтеров функции EVS:

Все наши действия направлены на то, чтобы обеспечить гостям атмосферу радушного гостеприимства!

Находясь на мероприятии, Вы являетесь представителями организационного комитета ПМЮФ и любые Ваши высказывания или действия могут быть восприняты как официальная позиция Форума.

Мы работаем рука об руку со многими функциональными подразделениями мероприятия, которые совместно образуют Команду ПМЮФ. От нашей проактивности, доброжелательности и реакции зависит успешное проведение всего Форума.

Функция EVS является основной функцией мероприятия, и является самой многочисленной функцией Форума. От вашего настроения зависит настроение участников, а значит и успех всей нашей работы.

Необходимо осознавать грань, когда Вы можете проявить инициативу, а когда следует попросить помощи у руководства. Скоординированная командная работа наше всё.

Вы помогаете участникам Форума добраться до нужного им места, координируете их действия и создаете прекрасное настроение на площадке своими улыбками и позитивом.

Волонтеры этой функции максимально ротируются, поэтому у Вас будет возможность занять позиции, предусматривающие различный функционал: информирование, навигация, лингвистические услуги, контрольно-пропускное движение, маршрутизация потоков движения, На большинстве из позиций будут иметь возможность непосредственного общения с нашими участниками.

Вы будете задействованы для всех внештатных ситуаций и в качестве замены волонтерам других функций, при возникновении экстренных ситуаций, что позволит Вам увидеть Форум с разных сторон.

Со своей стороны мы постараемся максимально подготовить Вас к любой ситуации, которая может возникнуть на Форуме. В случае любой неописанной в наших инструкциях ситуации к Вам на помощь всегда придет супервайзер и подержит в трудную минуту.

Также мы предоставим Вам Форму волонтера ПМЮФ, в которой Вы обязаны находиться все время Вашего пребывания на площадке Форума. Нахождение на площадке не в форме является серьезным нарушением наших правил и рассматривается как саботаж и диверсия.

Волонтеры функции EVS являются лицом Форума! Вы всегда должны опрятно выглядеть, не носить вызывающий макияж/ маникюр/ педикюр (!) или броские украшения.

Мы будем рады покормить Вас специально организованной для Вас вкусной и горячей едой, а также предоставить Вам снеки в отведенном для волонтеров помещении. Пожалуйста, отнеситесь с пониманием к тому, что Вам запрещено брать еду и воду предназначенную для участников.

В случае если Вы переутомились или плохо себя почувствовали, мы с большой вероятностью предоставим Вам замену. Для отдыха волонтеров есть специально отведенное пространство. Нахождение волонтеров не при исполнении в любой точке площадки также является серьезным нарушением, потому как меняет формат и атмосферу Форума.

Ввиду того, что функция EVS является самой многочисленной, поведение волонтеров, входящих в эту функцию, является наиболее атмосферообразующим. Поэтому всю сонливость, желание посидеть в соц сетях, а также лень и постность лиц, пожалуйста, оставьте дома. Вы можете находиться в поле зрения участников или фотокамер даже в тех случаях, когда Вы сами этого не видите,

Ниже фото как НЕ НАДО (слева) сидеть и какая поза приемлема (справа).

поэтому, пожалуйста, будьте позитивны и лучезарно улыбайтесь всем проходящим мимо людям, им это приятно. Наши участники рассчитывают на то, что их не будут фотографировать со всех углов, и они не будут видеть опущенные в телефоны лица, поэтому пользование любыми гаджетами в нерабочих целях на территории площадки кроме волонтерской комнаты строго запрещено.

Как начинается Ваш день:

Вы приходите в Генеральный Штаб 18 и 19 июня к 7 30, так как первые участники начнут появляться около 8 и в это время Вы уже должны стоять на своих местах.

Вы должны лучше всех знать:

· Площадку

· Программу Форума, особенно время начала ближайшего мероприятия

· К кому обращаться по какому вопросу

· Где предоставляются услуги бизнес центра

· Различия бейджей

· Где находятся ближайшие выходы, лифты и уборные.

Все это Вы должны уметь рассказать на русском и на английском.

Если Вы видите, что человек нуждается в помощи - предложите её ему.

Запрещается:

· Держать руки в карманах

· Облокачиваться на стены (!)

· Зевать с непрекрытым ртом (лучше постараться вообще не зевать=) )

· Указывать направление движения указательным пальцем (нужно раскрытой ладонью)

· Громко смеяться или разговаривать

· Просить сфотографироваться, визитку, автограф, спрашивать нет ли вакансий в их компаниях.=)

Волонтеры КПП

Встречают гостей приветственными словами (Доброе утро! Добро пожаловать! Хорошего Вам дня! Здравствуйте! Мы рады Вас видеть! ). Hallo! We are happy to see you here! Have an amazing day!)

Волонтеры стоящие на улице просят приготовить аккредитацию. У тех кого нет аккредитации сразу же отправляете на стойку аккредитации. Волонтеры у рамок приглашают гостей пройти процедуру авторизации, показывают, куда приложить бейдж, сравнивают фотографию с лицом. Только после этого приглашают пройти через рамку. В случае если есть сомнения в совпадении вежливо уточнить у находящегося рядом сотрудника полиции его мнение на счет совпадения.

Волонтеры раздающие портфели (4)

Система проста: красные не выдаем, зеленые выдаем.

Выдают портфели участникам и прессе. Вежливо отказывают, если система показывает, что портфель уже был получен.

Портфель участника выдается только участнику с синим бейджем.

Портфель для прессы выдается лицу, обладающим желтым бейджем с надписью МEDIA

«Простите, система показывает, что Вы уже получали портфель. Если Вы уверены, что Вы его не получали ранее, пожалуйста, обратитесь на проблемную стойку.

Волонтеры инфостойки.

Дают всю информацию по объекту, по расписанию пленарки, алым парусам, культурной программе. (идеально знают вторую часть мануала)

Участник вышел из шаттла, подошел к КПП	Здравствуйте! Добро пожаловать на 4 международный юридический форум. Доброе утро/день/вечер, Мы рады приветствовать Вас на 4 международном юридическом форуме.	Good morning! Welcome to St Petersburg International Legal Forum. We are happy to see you here today.
	Подготовьте, пожалуйста, Вашу аккредитацию.	Could you please prepare your accreditation pass.
Делегат с растерянным видом идет по коридорам ГШ	Извините, могу ли я Вам чем-то помочь?	I am sorry can I help you?

Список возможных вопросов:

Где находится зона обеда?	Кейтеринг находится на первом этаже в зале.
Где находятся залы для кофе брейков?	Залы для кофе брейков находятся на втором этаже в выставочной зоне, а также на первом этаже.
Где находится выставочный зал?	Выставочный зал находится на 2-ом этаже.
Где находятся залы для двухсторонних встреч?	Залы для двухсторонних встреч находятся на 2-ом этаже.
Где находятся круглые столы?	Круглые столы находятся на 3-ем и 4-ом этаже.
Где находятся программный комитет?	Программный комитет находится на 3-ем этаже.
Где находятся комната спикеров?	Комната спикеров находится на 3-ем этаже.
Где находятся пресс-центр?	Пресс-центр находится на 4-ом этаже.
Где находится штаб пресс-центра (КЦ)?	Штаб пресс центра находится на 4-ом этаже.
Где стоянка шаттлов?	Стоянка шатлов находится на выходе из КПП.
Где можно получить портфель участника?	Портфель участника выдается на стойке сразу после КПП.
Где взять актуальную программу?	На стойке информации, на сайте.
Где я могу получить дополнительную информацию о форуме?	На первом этаже находится наша стойка информации
До которого часу будут проходить круглые столы?	Круглые столы проходят с 10.00 до 18.00.
Где находится гардероб?	Гардероб находится под главной лестницей на первом этаже.
Какой дресс код на заключительной вечере?	Business casual или cocktail
Возможно ли брать своих жен на заключительный вечер?	Нет, вход только по соответствующим аккредитациям
Есть ли интернет в ГШ?	Wi- Fi будет по всему ГШ.
Где можно распечатать свои презентации?	Принтер находится у Инфо-стоики, в комнате спикеров, в Пресс-центре.
Если Вас спрашивают, как доехать до определенного места в Санкт-Петербурге?	Вам нужно сориентировать гостя самостоятельно или направить его к информационной стойке, где он получит подробную информацию.
До которого часа идут вечерние мероприятия?	См программу форума
Можно ли не ехать на кораблики или не участвовать в культурной программе?	Да, разумеется.
Мне срочно нужно добраться куда-либо.	Если по программе, то шатлы, если нет то на КПП Вам вызовут такси.

Все нестандартные ситуации и вопросы уточняйте у своего супервайзера.