Теоретической части дисциплины

Лекционный материал структурирован в три раздела. Квалифицированному специалисту любого профиля важно уметь оформлять служебные документы в соответствии с существующими правилами. Не менее необходимы знания теоретических основ документоведения, терминологии в сфере ДОУ. Много внимания в пособии уделяется современному законодательному и нормативно-методическому обеспечению управления. Особые требования предъявляются к организации работы с документами, данные технологии тоже рассмотрены в пособии.

В каждом разделе содержатся план, цель, задачи, рекомендации по самостоятельному изучению. В главах с лекционным материалом тоже сформулированы задачи, а слова, на которые дается логическое ударение, выделены курсивом. Краткие выводы располагаются во всех темах. В приложениях даны примеры оформления документов.

Указания по подготовке к практическим занятиям, выполнению контрольных работ, контролю знаний

Выполнение заданий, расположенных в разделе «Практикум» направлено на закрепление полученных в процессе изучения теоретического материала знаний и приобретение практических навыков по составлению и оформлению служебных документов. Данную задачу можно выполнить, используя лекционную часть пособия и образцы документов из приложений, привлекая рекомендованную литературу.

Контрольной работе необходимо уделить особое внимание. Она должна быть грамотно напечатана и содержать все структурные элементы: титульный лист, содержание, введение, разделы (по количеству заданий), заключение, список источников и литературы, приложения. В каждом разделе излагается теоретическая часть, в которой описываются правила, в соответствии с которыми следует оформлять документы, а оформленный документ располагается в приложении.

Во введении к контрольной работе необходимо сформулировать задачи, охарактеризовать источники и литературу, делая на них ссылки. В разделе дается описание рекомендаций по составлению и оформлению документа, предложенного в задании, приводятся выводы, расставляются ссылки на законодательные, нормативно-методические акты, учебные, практические пособия, статьи из периодических изданий. Ссылки оформляются по ГОСТу Р 7.05–2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления», а список источников и литературы по ГОСТу 7.1–2003. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие правила и требования».

Количество приложений определяется заданиями. Каждый документ оформляется на отдельном листе, с учетом бланка организации, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003.

Указания к промежуточной аттестации

С применением балльно-рейтинговой системы оценки знаниЙ

Критерии аттестации

с применением балльно-рейтинговой системы оценки знаний

Оценка выполненных заданий и активности студента в баллах	Соответствие оценок
Название работы	Максимальный балл	Возможный итоговый балл	Итоговая оценка
Контрольная работа	50 – по 5 за каждое задание	30-50 баллов 0-20 баллов	«Зачтено» «Не зачтено»
Итоговая аттестация (тестирование)	по 1 баллу за 1 тестовое задание	до 40% ошибок 40% и более ошибок	«Зачтено» «Не зачтено»

Теоретические материалы

Раздел I. Правовое, организационное и теоретическое обеспечение работы с документами

План

Глава 1.	Введение в документоведение.
Глава 2.	Роль документационного обеспечения в управлении.
Глава 3.	Современное законодательное и нормативно-методическое обеспечение в сфере ДОУ и архивного дела.
Глава 4.	Теоретические основы документоведения.

Цель изучения раздела – освоение студентами теоретических основ документационного обеспечения управления.

Задачи раздела:

1) выяснение соотношения понятий «документоведение», «документационное обеспечение управления», «делопроизводство»;

2) изучение правового регулирования в сфере ДОУ;

3) рассмотрение роли службы ДОУ в системе управления организацией;

4) изучение теории документа: понятия «документ», функций, свойств документа.

Рекомендации по самостоятельному изучению раздела:

При рассмотрении тем этого раздела необходимо понять, какую роль в процессе управления организацией играет хорошо отлаженная система делопроизводства. Эффективность, своевременность принятых руководством решений зависит от того, насколько правильно организована работа службы документационного обеспечения управления в конкретном учреждении.

Следует обратить внимание на то, что в основе организации деятельности службы ДОУ как структурного подразделения учреждения или органа государственной власти лежат функции информационного и документационного обслуживания управления, обеспечения методическими материалами по делопроизводству. Часть этих вопросов регламентирована в нормативных актах.

Важно ориентироваться в правилах и методиках расчета численного и должностного состава службы ДОУ. Особое внимание уделяется наименованиям должностей, занятых в службе ДОУ, категориям данного персонала.

В разделе также рассматриваются направления развития законодательного регулирования документирования управленческой деятельности и работы с документами. Важно отметить отсутствие специального закона «О документационном обеспечении», что влияет на нормативную базу делопроизводства. Необходимо иметь представление об уровнях государственной регламентации по разным аспектам ведения делопроизводства. Следует дать классификацию законодательных, нормативных актов, нормативно-методических документов по отдельным направлениям документационного обеспечения. Изучая современные правовые акты, следует обратить внимание на регулирование государством правил:

1) создания и оформления документов;

2) технологий обработки и систематизации документов;

3) хранения документов;

4) автоматизации делопроизводственных процессов;

5) управления документацией и других аспектов делопроизводства.

Исследуются нормативно-методические документы межотраслевого действия, государственные стандарты по отдельным направлениям регулирования документирования и документационного обеспечения. Выясняется роль правовых актов субъектов Российской Федерации в структуре нормативно-методической базы современного делопроизводства.

Одной из самых дискуссионных проблем документоведения является терминологическая. В разделе рассматривается соотношение понятий «информация» и «документ», «документированная информация». Данные определения содержатся в:

1) Федеральном законе Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

2) ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения»;

3) терминологических словарях (Краткий словарь видов и разновидностей документов и др.);

4) энциклопедиях.

Необходимо выяснить, насколько различны трактовки понятий в перечисленных источниках, как закрепляется понятие «документированная информация» в законодательстве.

При рассмотрении данной темы можно проследить эволюцию понятия «документ», начиная с дореволюционного периода России. Следует подчеркнуть, что термин постоянно развивается и не может быть статичным, т. к. меняется представление человека об окружающей действительности, появляются новые носители документированной информации, способы документирования. Необходимо дать классификацию носителей, пояснить влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа.

В управленческой сфере документы создаются различными способами: текстовым, графическим, фотодокументированием и др. Современные средства записи информации связаны с использованием новых технологий. Информация фиксируется на магнитных носителях, создаются оптические и голографические документы. Широко используются цифровые средства для документирования.

Далее характеризуются свойства документа, основное из которых – юридическая сила. Она придается служебному документу проставлением соответствующих реквизитов: подпись, дата, гриф утверждения, оттиск печати и др. Составляющими юридическую силу являются компетенция издавшего его органа, подписывающего должностного лица и соблюдение правил оформления.

Каждое свойство документа характеризуется определенными признаками. Например, чтобы выяснить является ли документ подлинным или подложным, необходимо проанализировать как внешние его признаки, так и содержание. Возможна фальсификация в документе:

· состава удостоверения;

· бланка;

· текста.

Необходимо охарактеризовать такое свойство документа как «копийность», определить виды копий, дать понятие «дубликат», рассмотреть порядок придания юридической силы копии.

Материал лекции структурирован так, чтобы довольно подробно осветить некоторые теоретические положения документоведения. В частности, рассмотрены теоретические вопросы:

– функции документов;

– классификация документов по признакам.

Важным является определение функционально-целевых характеристик, назначения документа, определение признаков его выделения из совокупности информации.

Центральный вопрос документоведения – изучение закономерностей документирования. Решение управленческой задачи напрямую связано с функциями документа (слово «функция» происходит от латинского functio – исполнение, обязательность, назначение, роль).

Документ может быть направлен на решение нескольких целей, использоваться для реализации многих задач. Рассматривая функции документа, важно подчеркнуть, что у специалистов нет единой точки зрения на их классификацию. Следует охарактеризовать разные подходы к проблеме. Прежде всего необходимо отметить информационную и социальную сущность документа, связанного с жизнью и отношениями людей в обществе. Документ закрепляет социальные связи, процессы, происходящие в обществе, создается в определенной среде, которую он отражает. Возникновение документа обусловлено необходимостью закрепления, сохранения и передачи информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи большинству видов документов.

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных ее подсистем. Важную роль выполняет коммуникативная функция, предназначенная не только для трансляции информации в социальном пространстве, но и для упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

Рядом исследователей выделяется в качестве самостоятельной культурная функция документа, выполнение которой обеспечивает преемственность традиций общества, языковой культуры. Благодаря реализации этой функции в документах идет накопление и передача культурного наследия.

Все перечисленные функции закладываются в документ в момент его создания. Но решая конкретные задачи, человек фиксирует более частные функции: управленческую, правовую, исторического источника, учетную.

Классификация дает возможность рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач. Так, при разработке номенклатуры выясняется целевое назначение всех включаемых в нее документов, производится группировка по вопросам деятельности и срокам хранения. Выбор основания классификации бесконечен, зависит от поставленной цели. Следует подчеркнуть, что классификация важна для упорядочения, рационального функционирования документов, их систематизации.

Таким образом, документ – явление сложное. Изучение тем, содержащихся в данном разделе, позволяет лучше понять его природу, назначение, эволюцию, полифункциональность.