Принципы организации информации

Глава 1. Ресурсы логистики, как основные элементы цепи поставок

Информация

В логистике потоки информации образуют различные заказы фирм и потребителей, транспортная документация и ещё множество различных элементов. Раньше основой для хранения информации была бумага, что повышало вероятность совершения ошибки, а передача информации была достаточно медленной. По мере развития и упрощения технологий электронной передачи информации, ненадёжный бумажный документооборот стал менее востребованным.

Первоочерёдной задачей логистики является обеспечение движения товаров по каналам распределения. На сегодняшний день, логистические системы нуждаются в чёткой, своевременной информации по следующим причинам:

потребители понимают, что различного рода информация о графиках поставок и о состоянии их заказов является неотъемлемой частью логистического сервиса.

информационный обмен значительно снижает потребность в материальных и человеческих ресурсах.

информация увеличивает гибкость в процессе принятия решений об использовании материальных и человеческих ресурсов, а именно, когда и как они способны принести компании преимущество.

Значение информации.

Информационные логистические системы обеспечивают интеграцию всех типов логистической деятельности. Интеграция основывается на четырёх уровнях информационного обеспечения: обслуживание сделок, анализ решений, управленческий контроль и стратегическое планирование. Каждый из уровней включает в себя определённый набор компонентов Так, система обслуживания сделок включает приём заказов, распределение запасов, транспортировку, отгрузку, комплектование отправок, назначение цен, выставление счетов грузополучателям, а также предоставление информации потребителям о прохождении их заказов.

В задачи управленческого контроля входят оценка результатов деятельности и сопутствующая отчётность. Критерии оценки обычно содержат финансовые показатели, показатели качества и производительности, а также показатели уровня обслуживания потребителей. Это могут быть такие критерии, как транспортные расходы в расчёте на килограмм груза, оборачиваемость запасов, удовлетворённость потребителей исполнением заказа и т.п.

Анализ решений необходим для оценки ожидаемых последствий принимаемых решений. Он помогает выявить, сопоставить и проанализировать тактические и стратегические альтернативы в логистике. В качестве объектов анализа чаще всего выступают графики и маршруты движения транспортных средств, управление запасами и размещение инфраструктурных подразделений логистики. На уровне анализа решений перед логистической информационной системой стоят задачи создания и поддержания баз данных, моделирования и оценки всех возможных альтернативных решений.

Что касается стратегического планирования, то его главной задачей является информационная поддержка создания и совершенствования логистической стратегии. Решения, принимаемые на этом уровне, носят слабо структурированный, но долгосрочный характер. Для стратегического планирования необходима информация всех существующих уровней, которая должна отражаться в хозяйственных планах различных подразделений и в многочисленных моделях принятия решений, на основе которых можно сопоставлять и оценивать возможные стратегии.

Принципы организации информации.

Чтобы информация отвечала потребностям менеджеров и должным образом способствовала процессу планирования и оперативной деятельности, логистическая информационная система должна опираться на определённые принципы:

Доступность. Исключительно важна простота доступа к логистической информации. От лёгкости доступа к информации зависят потребительская реакция на запросы и возможность совершенствования менеджерских решений. Потребитель в любое время вправе потребовать, чтобы его оповестили о наличии товара и состоянии исполнения его заказа.

Точность. Логистическая информация также должна точно отражать как текущие значения, так и динамику основных показателей. Для корректной работы системы логистики необходимо, чтобы оценки, выдаваемые системой, совпадали с фактическими значениями не менее, чем на 99%. Если такой степени точности достичь не удаётся, фирмы вынуждены держать страховые запасы, которые бы в некоторой степени защищали от неопределённости.

Своевременность. Для принятия адекватных решений, управленцам необходима своевременная информация. Своевременный контроль позволяет вносить коррективы в работу, когда ещё есть возможность исправить ситуацию или свести к минимуму убытки.

Выявление экстренных ситуаций. Информационная система должна обладать способностью выявлять экстренные ситуации, которые требуют особого внимания менеджеров. И, не смотря на постоянное повышение уровня автоматизации информационных систем, большинство менеджеров требует, чтобы отчётность готовилась вручную. Причина состоит в том, что предпосылки множества решений неструктурированны и поэтому их принятие не обходится без участия пользователя информационной системы.

Гибкость. Логистическая информационная система также должна обладать достаточной гибкостью для того, чтобы удовлетворять потребности пользователей и клиентов в информации. Она должна представлять данные в соответствии с особыми предпочтениями потребителей, а также допускать возможность её совершенствования в связи с периодически возникающими потребностями предприятия. Причём такое совершенствование не подразумевает чрезмерные расходы или полную замену программного обеспечения.

Оформление. В конце концов, печать и вывод информации на экран должны быть оформлены соответствующим образом, то есть содержать нужные данные и в нужной форме.

Управление запасами

Управление запасами связано с высоким уровнем риска и оказывает значительное влияние на логистику. Выбор определённого набора запасов и дальнейшая отправка их на рынок или в регион с расчётом на продажу в будущем определяют набор логистических операций. Отсутствие необходимого набора товаров может вызвать сокращение объёма продаж и недовольство потребителей. Планирование запасов имеет высочайшее значение и для производства. Нехватка сырья может стать причиной закрытия предприятия или изменения производственного графика, а это, в свою очередь, может обернуться излишними расходами или дефицитом готовых товаров. Если дефицит товаров может стать угрозой срыва производственных и маркетинговых планов, то избыток запасов также может повлечь за собой проблемы, такие как рост потребности в складских площадях, в расходах на страховку и в оборотном капитале. К тому же товары, хранящиеся на складе могут устареть и частично утратить свою стоимость.