Переход на нужное поле или запись

Для перехода между столбцами и к следующей записи исполь­зуется клавиша <Таb> или комбинация клавиш <Shift><Tab>.

Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количе­ство записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей за­писи нужно ввести новый номер и нажать клавишу <Enter>.

Переход к другой записи также может быть осуществлен с по­мощью команды Правка > Перейти.

Быстрый путь ввода данных

Копирование данных из предыдущей записи. Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую на­до нажать <Ctrl><"> (кавычки).

Вставка текущего времени или даты. Чтобы вставить текущую да­ту надо нажать <Ctrl><;> (точка с запятой).

Чтобы вставить текущее время надо нажать <Ctrl><:> (двоеточие).

Инструменты редактирования Windows. Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами ре­дактирования Windows: вырезанием (<Ctrl><X>), копированием (<Ctrl><C>) и вставкой (<Ctrl><V>) в буфер.

Сохранение данных

В MS Access изменения сохраняются автоматически при сле­дующих действиях:

• переход к следующей записи;

• закрытие режима таблицы или формы. Чтобы сохранить запись без перехода к другой записи, выпол­ните команду Записи> Сохранить запись.

Добавление и удаление записей

Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных.

Для добавления данных в новую запись:

1. Перейдите на первое пустое поле новой записи.

2. Введите значение и нажмите клавишу <Таb> для перехода к следующему полю. Для удаления записей:

1. Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив ука­затель вдоль требуемых записей.

2. Нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Правка > Удалить записи.

3. В появившемся окне подтвердите изменения, нажав кнопку ОК.

Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:

1. Перейдите в режим Конструктора таблиц.

2. Добавьте поле объекта OLE.

3. В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку и выполните команду Вставка> Объект.

Если объект вставляется из существующего файла:

1. В появившемся окне выберите переключатель Создать из файла.

2. Введите полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.

3. Нажмите кнопку ОК. Если объект нужно создать:

1. Выберите тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например. Точечный рисунок Paintbrush).

2. Нажмите кнопку ОК.

3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE вы­полните команду Файл– Выход или Файл > Выход и воз­врат приложения OLE.

Подтвердите обновление объекта в MS Access.

Работа с данными таблицы

Просмотр данных в виде формы

Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну за­пись. Для автоматического создания простой формы:

1. Нажмите кнопку Окно базы данных панели инструментов для перехода в соответствующее окно.

2. Щелкните на вкладке Таблица.

3. Выберите нужную таблицу.

4. Выберите команду Вставка– Автоформа для создания фор­мы, в которой значения каждой записи располагаются в один столбец, или команду Форма для создания формы с другими расположениями полей.

Добавление записей с помощью формы

С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке Новая запись и ввести новые данные в пустые поля формы.

Поиск и замена данных

1. В окне База данных выберите вкладку Таблица или Форма, а затем дважды щелкните на имени соответствующего объек­та, в котором хотите осуществить поиск.

2. Щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществ­ляться поиск.

3. Щелкните на кнопке Найти панели инструментов или выбе­рите команду Правка– Найти.... Появляется диалоговое окно Поиск в поле. Заголовок окна содержит наименование со­ответствующего поля.

4. В поле «Образец» введите последовательность символов, ко­торую нужно искать.

5. В поле «Совпадение» укажите: С начала поля, если данные по которым ведется поиск известны целиком, С любой ча­стью поля, если поиск ведется по части данных, которая мо­жет оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

6. Установите область и направление поиска.

7. Щелкните на кнопке Найти.

8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкните на кнопке Найти далее.

9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запраши­вает, намерены ли вы продолжить поиск, начав с самой пер­вой записи таблицы.

10. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно.

Для выполнения замены данных используйте команду Правка – Заменить.

Сортировка данных

Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:

1. Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделите столбец для сортировки.

2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А—Я) или по убыванию (Я—А) нажмите соответствующую кнопку панели инструментов или выберите команду Записи > Сортировка.

Фильтрация данных

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те запи­си, которые удовлетворяют некоторому условию. В MS Access 97 существует четыре вида фильтров:

1. Фильтр по выделенному фрагменту определяет, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в ре­жиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент от­сутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимает­ся значение той ячейки, в которой стоял курсор).

2. Обычный фильтр по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Ис­пользование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накла­дывать несколько условий на значения одного поля).

3. В поле Фильтр для (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в кото­ром это меню вызывалось.

4. Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильт­рацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно. В режиме работы с таблицами выберите команду Записи > Фильтр– Расширенный фильтр. В окне Фильтр укажите все пара­метры интересующих записей, начав с указания поля, для кото­рого нужно установить условия:

1. Перетащите выбранное имя поля в первую клетку строки «Поле» бланка фильтра или из предложенного в строке «По­ле» бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.

2. В клетку «Условие отбора» введите с клавиатуры соответст­вующее условие. В качестве условия может быть использо­вано любое выражение и подстановочные символы (* — со­ответствует любому количеству букв, цифр или других сим­волов, ? — соответствует любому текстовому символу, # — соответствует любой цифре, [...] — соответствует любому одному символу из заключенных в скобки и др.).

3. Нажмите клавишу <Enter>. Microsoft Access добавляет к ва­шему критерию недостающие символы (кавычки — для тек­ста, знак # — для даты и т.д.).

4. Щелкните на кнопке Применить фильтр панели инструмен­тов или выберите команду Фильтр– Применить фильтр. Для того чтобы отобразить все записи, выберите команду За­писи– Удалить фильтр.