Которые составлены в электронном виде

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. В какой форме составлять первичный документ, организация решает самостоятельно.

Если документ составляется в электронном виде, то он заверяется электронной подписью.

Правильное использование электронной подписи имеет существенное значение для налогового учета. Например, чтобы учесть расходы по налогу на прибыль, необходимо иметь подтверждающие документы, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ, в частности заверены надлежащим образом (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Применение электронной подписи регулируется положениями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Данный Закон выделяет простую и усиленную электронные подписи. В свою очередь, усиленная электронная подпись подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную (ч. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Характеристика видов электронной подписи приведена в ст. 5 Закона N 63-ФЗ.

Первичный документ, составленный в электронном виде, может быть принят к учету, только если он подписан электронной подписью ответственных лиц с соблюдением условий ст. 6 Закона N 63-ФЗ.

Так, согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись <1> практически во всех случаях будет равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе. Исключение составляют ситуации, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов только на бумаге. На это указывают и контролирующие органы (Письма Минфина России от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 N 03-07-11/297, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190).

--------------------------------

<1> В ч. 2 ст. 19 Закона N 63-ФЗ предусмотрен случай, когда документ приравнивается к подписанному квалифицированной электронной подписью. Так, до 2014 г. документы можно было подписывать электронной подписью, сертификат ключа проверки которой выдан в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Если электронный документ был подписан такой подписью в течение срока действия указанного сертификата, но не позднее 31 декабря 2013 г., он признается документом, подписанным квалифицированной электронной подписью.

Электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, может быть признан равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Контролирующие органы трактуют приведенное положение по-разному.

По мнению Минфина России, подписанные указанными электронными подписями первичные документы смогут быть приняты к учету только после того, как в Налоговом кодексе РФ или в законодательстве о бухгалтерском учете появятся соответствующие нормы. Однако пока таких положений законодательство не содержит (Письма Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).

В то же время ФНС России разъясняет, что документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, может быть принят к учету, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон (Письмо от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@).

Отметим, что Закон N 63-ФЗ не всегда был единственным нормативным правовым актом, регулирующим отношения в области использования электронных подписей. До 1 июля 2013 г. продолжал действовать Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Следовательно, до указанной даты действовали оба Закона одновременно (ч. 2 ст. 20 Закона N 63-ФЗ).

Добавим, что в период действия Закона N 1-ФЗ контролирующие органы принимали к учету документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ (Письма Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).

ПЕРЕВОД ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

НА РУССКИЙ ЯЗЫК

Первичный учетный документ, который составлен на иностранном языке, обязательно должен быть построчно переведен на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухучета).

Контролирующие органы неоднократно подчеркивали данное требование к первичным документам (см., например, Письма Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

При этом они уточняют, что:

- перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и сам налогоплательщик (его работник) (Письма Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 N 03-03-05/170, от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 N 20-12/89132.1);

- перевод должен быть оформлен на отдельном листе бумаги (Письма УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 N 20-12/89132.1, от 19.05.2006 N 20-12/43886@).

На практике иногда налогоплательщики регулярно получают от своих контрагентов-иностранцев типовые документы, в которых отличаются только цифровые показатели (номер, дата документа, цена и т.п.). В этом случае делать перевод каждого документа не нужно - достаточно один раз перевести форму документа на русский язык. Такое разъяснение дал Минфин России в Письме от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725.

В заключение заметим, что в отдельных ситуациях налогоплательщикам удается отстоять, к примеру, расходы, которые подтверждены документами без перевода (Постановление ФАС Московского округа от 08.10.2008 N КА-А40/8061-08).

Правоприменительную практику по вопросу о том, обязателен ли перевод первичных документов, составленных в соответствии с правилами иностранного государства, на русский язык, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

Кроме того, как преимущественно отмечают судьи, непредставление перевода документов на русский язык не может служить основанием для отказа в вычете НДС (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 01.04.2009 N КА-А40/1328-09, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.2007 N Ф04-979/2007(31967-А45-14), ФАС Северо-Западного округа от 09.11.2006 N А56-48100/2005).

Правоприменительную практику по вопросу о том, нужно ли представлять в инспекцию перевод подтверждающих документов, составленных на иностранном языке, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС.

Однако во избежание споров следует все первичные документы переводить на русский язык.