Компьютерные системы административно-управленческой связи
Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.
Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", RJEX 400 и др.),
Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательном) порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод - менее 2 мин.
Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.
Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.
Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей в себе миниатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации.
Заключение
При выборе оргтехники следует обращать внимание на ее надежность и производительность. Для проведения презентаций или заседаний нередко требуется печатать огромное количество материалов, при этом чаще всего делать это приходится в минимальные сроки. По этой причине печатная, копировальная техника обязательно должна отвечать этим двум основным параметрам. Многие современные принтеры имеют огромную скорость печати. Выбор оргтехники, предназначенной для технического оснащения офиса — это очень серьезная задача, где большую роль играет качество и стоимость самой оргтехники.
Кроме технических характеристик очень важно качество изготовления оргтехники. На сегодняшний день его, в первую очередь, может гарантировать имя производителя. Несмотря на отработанность технических решений и кажущуюся простоту конструкций, производство такой аппаратуры требует высокого уровня квалификации и огромного опыта работы в данной сфере. Существует лишь несколько компаний-производителей, которые за время своей работы заслужили высокую репутацию, и, приобретая их продукцию, можно быть полностью уверенным в хорошем качестве. Среди производителей оргтехники, которые хорошо зарекомендовали себя на рынке, особенно выделяется Ricoh, Brother и Sharp.
Конечно, каждый человек пытается найти оптимальное сочетание качества продукции с оптимальной ее стоимостью. Для небольшого офиса будет достаточно более рациональной и эффективной техники. И так как на них нет большой нагрузки, то покупать самые дорогие модели оргтехники не стоит.
Если же речь идет об офисах крупных компаний, то здесь недостаточно будет минимальных требований. В первую очередь, здесь требуется выбирать долговечную и более надежную технику. Так как в офисе с большим штатом сотрудников существенно возрастает нагрузка на оргтехнику, в этом случае рекомендуется приобрести аппаратуру, которая способна обработать большой объем документов и функционировать на протяжении всего рабочего дня без остановки. Это многофункциональная профессиональная техника, которая способна совместить в себе все функции копира, сканера и принтера, а также выполнять и иные задачи. Данной дорогостоящей технике обязательно требуется качественное обслуживание и правильная эксплуатация, так как заменить ее довольно непросто.
Литература
1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. -- Ростов н/Д: Феникс, 2007.
2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. -- М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения -- М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -- М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
6. Основные правила работы архивов организаций. -- М: Росархив, ВНИИДАД, 2006.
7. Милютина И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий. - М: АО "Московские учебники и Картометография", 1997.
8. Саямов Э.А. Средства воспроизведения отображения информации: Учебное пособие. М.: Высшая школа, 1990.
9. Учебник / Г.А.Титоренко, Н.Г. Черняк, Л.В. Ерешин и др; под редакцией В.П.Косарева, А.Ю. Королева. - М.: Финансы и статистика, 1998.