Рекомендательные письма

- Вступительная часть должна содержать официальное обращение в котором указывается кому адресовано письмо, для каких целей оно написано и имя человека предоставившего рекомендации.

- Следующая часть содержит информацию которую хотел бы донести рекомендатель до потенциального работодателя. Желательно чтоб она отвечала на множество вопросов не оставляя сомнений в ценности претендента. Желательно указать виды сотрудничества, временные рамки ( в течении какого периода), проявленные деловые и человеческие качества, креативность, подход к решению возникающих в ходе работы проблем, методы разрешения конфликтных ситуаций (если возникали). Рекомендательное письмо также может содержать небольшой рассказ повествующий о ситуации в ходе сотрудничества, которая лучше всего характеризует его деловые или какие либо другие качества.

- В заключение, лицо дающее рекомендацию должно заверить получателя письма в своей готовности ответить на любые возникшие при ознакомлении вопросы, предоставив полную информацию о возможностях связаться с ним любым удобным способом.

Вопрос №7

В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др.
Итак, минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:
• поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;
• соболезнования по соответствующему случаю (только от
руки);
• выражение благодарности за прием (на следующий день),
за подарок, за поздравления (лучше от руки);
• в других подобных случаях.
Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.
Однако следует заметить, что деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотрудник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет.
До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию:
• Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.
• Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого.
• Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз,
• Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается.
• Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной.
• Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.

Вопрос 9.

Деловой этикет руководителя предусматривает лишь то, что перед дамами и людьми, по возрасту гораздо старше самого руководителя, следует все-таки встать и проводить их к креслу. Не следует забывать, что форма общения руководителя, должна зависеть от представителей, которые находятся у передовика на приеме или совещании.

Этикет руководителя позволяет ему разговаривать в своем кабинете согласно правилам этикета руководителя. Это означает, что чиновник может общаться в приемлемой форме разговора для определенного гостя. Также он может передвигаться по своему кабинету как он захочет. Только перед этим правила этикета руководителя предусматривают перед входом гостя, проводить его до своего места.

Также существует не принуждающая форма общения между хозяином кабина и посетителем. В такой форме общения не нужно соблюдать различные деловые этикеты руководителя, так как собеседники находятся на равных правах. В этом случае этикет руководителя не требуется.

Существуют специальные приемы, которые отводятся для простых посетителей. Нет такого начальника, у которого бы не было наплыва посетителей. Так вот, здесь тоже необходимо использовать деловой этикет руководителя, так как это отдельная категория людей. При входе посетителя следует пригласить за отдельный столик и присесть рядом с ним. Это все понятно. Но бывают такие случаи, когда посетители забирают слишком большую часть драгоценного времени. В этом случае руководствуясь этикетом руководителя, следует подводить человека к смыслу вопроса. Сделать это нелегко, но вполне реально. Поэтому для таких начальников составили несколько приемов, которыми вполне можно смело пользоваться.

Следует дать поручение своему секретарю, о том, чтобы он составил график приема посетителей. Можно прибегать и к такому методу, то есть методу, который заключается в «массовом» общении с клиентами. Это правило подразумевает выход руководителя в приемную и просьбу обращаться по очереди с вопросами. Чтобы не было наплыва посетителей, деловой этикет руководителя разрешает поставить собственный стол в кабинете таким образом, чтобы он не был виден клиентам.

Для того чтобы посетители лишний раз вас не тревожили, поставьте в правило постоянно запирать дверь. Исключениями являются приемные дни. Этикет руководителя действительно позволяет пользоваться этим методом. Необходимо не забывать, что клиенту все равно придется уделять внимание. Но это нужно делать правильно, чтобы не в ущерб себе, и клиенту было приятно. Поэтому этикет руководителя пригодится каждому уважающему себя директору.

Вопрос10.

Одной из типичных ситуаций делового общения является прием посетителей или клиентов, в данной ситуации вы можете выступать в качестве принимающего или наносящего визит. Самые первые моменты во время встречи являются самыми важными.

Если вы находитесь за рабочим столом, встаньте, обойдите стол, протяните руку для рукопожатия и предложите посетителю сесть. Если вы встречаете клиента или гостя в другом месте, вам надлежит быть на месте встречи вовремя, подойти, поздороваться и представиться, затем проводить клиента в офис. Время для разговора настанет, когда вы оба сядете.

Когда вы наносите деловые визиты, помните, что вам всегда будут рады, если вы будете создавать у хозяина кабинета чувство значимости и выделять его на первое место.

Правила, которые необходимо соблюдать если вы наносите деловой визит:

• не входите в кабинет, если человек, который вас интересует, отсутствует в кабинете или занят разговором с кем-то;

• обязательно спросите о наличии времени для вас;

• никогда не садитесь, если ваш визит носит краткий характер;

• оговорите продолжительность визита, если предполагаете, что пришли надолго;

• не трогайте то, что расположено на столе;

• вешайте верхнюю одежду на общую вешалку или на спинку стула;

• обязательно дождитесь приглашения присесть;

• если не предлагают, то можно сесть самому, но не стоять;

• подождите, пока на вас обратят внимание;

• держите бумаги в руках, а портфель ставьте около себя на пол, дамскую сумочку можно повесить на предложенный стул.

Во время встречи в деловом мире обычным порядком является: представление, рукопожатие и обмен визитками. Главное старайтесь представляться и представлять других. Лучше ошибиться, чем проигнорировать человека.

Младший по рангу представляется первым: «Разрешите представиться – фамилия, имя, отчество – новый младший сотрудник».

Если представляете третье лицо, то сначала обратитесь к старшему по рангу: «Господин старший начальник, разрешите представить вам г-на младшего начальника». Исключение – клиент. Запомните, что наиболее старший по рангу в группе никогда не более значим чем клиент. Называйте полностью фамилию, имя и отчество каждого человека. Иногда возникают ситуации, когда необходимо представить себя. Не стесняйтесь, но и не будьте навязчивыми.

В деловом общении не принято называть собственные регалии, уместно обозначить род деятельности и причины, нахождение в данном месте.

Рукопожатия

После того, как вы предствились, следует рукопожатие. В деловом мире бизнеса рукопожатие – единственная форма разрешенных телесных прикосновений. Определенные правила, связанные с этим видом приветствия, особенно важно соблюдать при первой встрече.

Необходимо регулировать силу рукопожатия и его длительность. Не допускайте чтобы ваше рукопожатие было слишком сильным, как «медвежья хватка». С другой стороны, оно не должно быть слабым или вялым, как обычно говорят, «дохлая рыба». Сохраняйте осанку, держите приемлемую дистанцию, улыбайтесь и смотрите в глаза. Не тушуйтесь, почувствуйте другого человека. Сохраняйте чувство собственного достоинства.

Во время рукопожатия избегайте неправильных жестов: дотрагивания до лица, тем более к носу; подергивание ногой или переминания с ноги на ногу. Обязательно помните, что все другие дотрагивания до партнера в деловом мире запрещены. Совершенно не допустимо положить дружески руку на плечо, тем самым вы безнадежно испортите первое впечатление о себе, а последствия будут самыми разрушительными.