Практическое домашнее задание. Составьте протокол производственного совещания у директора ОАО «Электроприбор»

Составьте протокол производственного совещания у директора ОАО «Электроприбор», расположенного в г. Люберцы Московской области. На совещании председательствовал директор А.И. Петров, протокол вела секретарь В.О. Егорова, присутствовали: начальник производственного отдела Н.Б. Сидоров, начальник отдела сбыта В.М. Максимов, главный бухгалтер С.П. Краснова, главный инженер А.Ю. Калашников. На совещание был приглашен председатель профкома К.А. Орлов.

Обсуждался вопрос о выполнении плана I квартала 2012 г. С основным сообщением выступил начальник производственного отдела, в прениях – главный бухгалтер, главный инженер и председатель профкома. По итогам обсуждения было принято решение внести корректировки в производственный план II квартала 2012 г. в срок до 10.04.2012. Ответственным за проведение этой работы был назначен зам. директора Ю.В. Никитин. Голосование было единогласным.

Совещание состоялось 02.04.2012. (протокол № 10). С протоколом был ознакомлен заместитель директора Ю.В. Никитин (виза ознакомления проставлена 03.04.2012).

04.04.2012 секретарь В.О. Егорова подшила протокол в дело № 01-09.

7. Семинарское (практическое) занятие (2 ч.)

Тема 1.9. Информационно-справочные документы.

Состав документации и правила оформления

Вопросы:

1. Каковы назначение и состав информационно-справочных документов?

2. Чем документ «акт» похож на документ «протокол»?

3. Для решения каких управленческих задач составляется акт и каковы требования к оформлению этого документа?

4. Какие реквизиты акта отличают его от других документов?

5. Из каких частей состоит текст акта?

6. Какая информация содержится во вводной части текста акта?

7. Какая информация содержится в констатирующей части текста акта?

8. В скольких экземплярах составляется акт?

9. Сколько подписей проставляется под текстом акта?

10. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней справок?

11. В каких случаях на справке проставляется реквизит «оттиск печати»?

Упражнение 1.Составьте акт проверки расходования валютных средств, используя следующие данные:

1) наименования организации: ЗАО «Орбита»;

2) акт составлен 20.10.2011, регистрационный № 5;

3) место составления Москва;

4) акт утвержден генеральным директором ЗАО «Орбита» Васильевым Л.В. 20.10.2011;

5) во вводной части акта указано:

- проверка проведена на основании приказа генерального директора от 13.10.2011 № 10 «О проведении финансового контроля за расходованием средств при командировках работников ЗАО «Орбита» за границу;

- акт составлен комиссией в составе: председатель – заместитель главного бухгалтера Киселев И.К.; члены: начальник отдела кадров Шумов Н.П., юрисконсульт Лопухов М.Ю., бухгалтер Караченков Л.И.;

- присутствовали: зам. Генерального директора по персоналу Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкин С.И.;

5) в констатирующей части акта указано:

- в период с 17 по 20 октября 2011 года комиссия проверила систему оформления документов по направлению работников ЗАО «Орбита» в загранкомандировки, получения, расходования и отчетов в командировочных расходах;

- в ходе проверки комиссия установила: 1. Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультом, главным бухгалтером;

2. Отдел кадров передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1-2 дня до даты выезда в командировку; 3. Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведется с нарушением действующих нормативов;

- Комиссия предлагает подготовить и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств;

6) акт составлен в трех экземплярах: 1-й направлен в дело № 26-05, 2-й - гл. бухгалтеру,

3-й – в отдел кадров;

7) акт подписан председателем и членами комиссии;

8) с актом ознакомлены 20.10.2011 зам. Генерального директора по персоналу Смирнов Г.Н., референт генерального директора Приставкин С.И.;

9) акт направлен в дело № 26-05 Григорьевой Т.П. 21.10.2011.

Упражнение 2.Отредактируйте предложенную справку

СПРАВКА Отдел планирования Генеральному директору ООО «Отлантик-Тур» Господину В.В. Петрову   О продлении контакта с греческой фирмой «Арго»   К концу апреля 2012 года нашей фирмой было продано 49 путевок в Таиланд, что на 25 % больше, чем в прошлом месяце. Для решения вопроса размещения столь массового клиента в местных отелях был продлен контракт с ОАО «Арго».   Ст. менеджер ЗАО «Спутник» О.Н. Дорисов подпись 02.05.2012 № 25 Г. Москва

Упражнение 3.Составьте и оформите справку сотруднику ООО «Пламя» Петрову Андрею Александровичу о том, что он работает электриком в ООО «Пламя» с 01 февраля 2008 г. по настоящее время, его заработная плата составляет 25000 (Двадцать пять тысяч) рублей в месяц.

Справка предназначена для представления в ГОУ ВПО «Российский государственный гуманитарный университет».

Место составления справки – Москва. Справка выдана 22 ноября 2011 г., зарегистрирована в журнале выдачи справок под № 199/04-01.

Справка подписана директором Савиным Юрием Петровичем и главным бухгалтером Коробовой Викторией Петровной.

Подписи должностных лиц заверены печатью организации.