Прямое связывание рабочих листов

1. Создать рабочие листы (например, 2).

2. Открыть два окна (по количеству связываемых рабочих листов): выбрать меню Окно®Новое.

3. Расположить листы рядом: меню Окно®Расположить®Рядом.

4. Набрать формулу:

Для ссылки на ячейку из другого листа:

- щелкнуть по нужной ячейке, чтобы ее адрес появился в строке формул. При этом адрес запишется с названием листа или названием файла, (если ссылка к другой рабочей книге), т.е. указывается полный адрес ячейки:

=A7*ПрайсЛист!C10

=[PRIMER2.XLS]Калькуляция!$C$9 (Имя файла запишется в квадратных скобках).

В формуле удобнее использовать имя ячейки, а не ее адрес. Указание Калькуляция!Всего говорит наверняка больше, чем Калькуляция!$C$9.

При сложных и больших указаниях и ссылках в документах с именованными ячейками легче ориентироваться.

Задание и использование имён

В качестве абсолютной ссылки на ячейку можно использовать не только её адрес, но и имя. Чтобы присвоить ячейке (диапазону) имя, нужно:

· выделить ячейку;

· выбрать команду меню Вставка®Имя®Определить;

· ввести в появившееся диалоговое окно имя в поле Имена в рабочей книге(рис. 41);

· закрыть диалог ОК.

Примечание: можно вставлять имя только в той рабочей книге, в которой оно определено. Имя можно вставлять в формулы во время их редактирования.

Все имена в пределах рабочей книги должны быть уникальными. Первый символ в имени должен быть буквой или символом подчеркивания. Остальные символы имени могут быть: буквами, числами, точками и символами подчеркивания. Имя может содержать до 255 символов, регистр букв не различается. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы символы подчеркивания и точки — например, Налог_на_продажи или Первый.Квартал.

Присвоенное имя разрешено использовать при записи формул для ссылки на соответствующую ячейку. Использование имён при заполнении таблицы осуществляется через окно Вставка имени. Если же имя записывается на клавиатуре, то предварительно надо поставить знак равенства (=). Для задания имён в формулах и функциях проще всего пользоваться списком имён в строке формул.

Применять имена целесообразно в таблицах с большим количеством ссылок. Причём, перейти к использованию имён можно в любое время. Для этого надо присвоить имена наиболее часто используемым ячейкам и диапазонам, а затем подставить их вместо адресов в ссылках. Операция подстановки выполняется через окно Применение имён, которое открывается командой Вставка®Имя®Применить. Если замена выполняется на части листа, то предварительно следует выделить требуемый диапазон.

В тех случаях, когда в книге часто используются одинаковые фрагменты текста, им тоже можно присвоить имена, что сократит время и облегчит подготовку документа.

Связать файлы можно и с помощью команды меню Правка®Специальная вставка:

1. Выделить ячейку или блок ячеек.

2. Выбрать команду меню Правка®Копировать.

3. Перейти на другой лист.

4. Поставить курсор в нужную ячейку.

5. Выбрать команду Правка®Специальная вставка(рис. 42).

Рисунок 38

6. В группе Вставить можно задать, какое содержание и какие атрибуты исходной ячейки должны быть перенесены:

· ВСЕ -перенесетвсе содержимое ячейки т.е. формулы и атрибуты, формат;

· ФОРМУЛЫ (вставить только формулы);

· ФОРМАТЫ- обеспечивает перенос формата ячеек без содержания;

· ЗНАЧЕНИЯ (скопирует только результаты вычислений, но не сами формулы;

· ПРИМЕЧАНИЯ - означает копирование комментариев из выбранной ячейки или области.

В правой группе Операция можно задать математическую операцию, связывающую данные обеих таблиц. Все опции здесь касаются только цифр и формул.

Для установления связи между листами книги или файлами - нажать на кнопку Вставить ссылку и связь с листом или объектом будет установлена.

Чтобы образовать связь файла-источника с другим приложением:

1. В приложении источнике (например, документ Excel) выделить копируемую информацию.

2. В меню Правка выбрать Копировать.

3. Переключиться в документ, с которым будет установлена связь (например, документ Word).

4. Установить курсор в нужном месте.

5. В меню Правка выбрать Специальная вставка(рис. 42).

6. В поле Как выделить подсветкой текст Лист Microsoft Excel Объект;

7. Для установления связи выбрать Связать.

8. Закончить диалог ОК.

Вне зависимости от выбранного в диалоговом окне Специальная вставка типа объекта наличие связи гарантирует автоматическое обновление этого объекта в результате изменений, вносимых в оригинал диаграммы или в данные, по которым она построена.

Рисунок 39

Если вставляется объект из прикладной программы, не входящей в Office, в диалоговом окне Специальная вставка,необходимо выбрать переключатель Текст в формате RTF. Это специальный формат, предназначенный для совместного использования форматированного текста различными программами. Каждый раз, когда возникают сомнения в отношении формата при передаче данных из одного места в другое, выбирается формат RTF.

Создание диаграмм

Электронные таблица значительно упрощают обработку информации. Однако зрительное восприятие большого количества сухих чисел затруднительно. Другое дело, когда эти столбцы превращаются в диаграммы и графики. Восприятие чисел становится более наглядным.

Пусть требуется представить в графическом виде следующую таблицу: