Пример. Создание макроса

В начале каждого сеанса работы с базой данных приходится тратить дополнительное время на открытие необходимых объек­тов. Чтобы ускорить этот процесс: можно создать макрос, который открывает необходимые документы (например, таблицы, формы, запросы и т.д.) и размещает их на экране в определенном порядке.

1. Открыть окно базы данных, в которой надо создать макрос.

2. Перейти на вкладку Макросы и щелкнуть на кнопке Соз­дать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса.

3. Задать команду Окно– Слева направо, чтобы на экране ото­бражались и окно базы данных, в которой создается макрос, и окно макроса.

4. В окне базы данных перейти на вкладку Таблицы.

5. Установить курсор на имя одной из таблиц базы данных и перетащить с помощью мыши в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца «Макрокоманда». В поле появится макро­команда ОткрытьТаблицу. Таким образом, в макрос включается операция — открытие таблицы'

6. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст:

«Открытие таблицы (указать имя таблицы)».

7. С помощью клавиши <Enter> или курсора мыши перейти во вторую строку столбца «Макрокоманда».

8. С помощью курсора мыши перетащить вторую таблицу в окно макроса и разместить во второй ячейке столбца «Макрокоманда».

9. В столбец «Примечание» той же строки ввести текст, пояс­няющий ваши действия.

10. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.

11. С помощью курсора мыши перетащить одну из форм в окно макроса. В поле появится макрокоманда ОткрытьФорму*. Таким образом, в макрос включается еще одна операция — от­крытие формы.

12. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст:

«Открытие формы» и т.д.

13. Повторить эти действия для всех объектов, которые долж­ны быть открыты.

14. Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца «Мак­рокоманда» и открыть список доступных макрокоманд. Выбрать Выполнить команду.

В области Аргументы макрокоманды активизировать поле Ко­манда и выбрать в списке элемент TileVertically. Таким образом, в макрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.

Вызовите команду Файл>Сохранить и сохраните макрос под именем Размещение_на_экране».

Запуск макроса

Запуск макроса можно осуществить следующими способами:

• щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклица­тельный знак);

• задать команду Сервис – Макрос > Запуск макроса (имя

макроса);

• открыть вкладку Макросы, установить курсор имя нужного

макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.

После запуска созданного вами макроса «Размещение» на эк­ране будут загружены и размещены должным образом все отме­ченные в макросе объекты базы данных. На рис. IV. 8 приведен пример размещения объектов с помощью макроса.

* Access автоматически распознает, о каком объекте идет речь, и выби­рает соответствующую макрокоманду: ОткрытьФорму для формы или ОткрытьТаблицу для таблицы.

Рис. 8. Пример размещения объектов в окне базы данных

Обмен данными

MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MS Access, с программами ра­боты с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импор­тировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из од­ной базы данных MS Access в другую.

Экспорт данных

Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохра­ненную в Access-базе данных при работе с другой программой:

1. В окне базы данных выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.

2. Выберите команду Файл – Сохранить как– Экспорт или ко­манду Файл из контекстного меню.

3. В открывшемся окне Сохранение объекта выберите опцию Во внешнем файле или базе данных.

4. Нажмите ОК.

5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта:Таблица в... укажите тип файла, выберите устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы.

6. Нажмите кнопку Экспорт.

7. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.

8. Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле ука­занного типа.

Импорт данных

MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:

1. В окне базы данных, в которую предполагается импортиро­вать таблицу, перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать*.

2. Выберите Импорт таблиц и нажмите кнопку ОК.

3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выберите тип импортируемых данных MS Access, укажите папку с БД MS Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.

*Для того, чтобы приступить к импорту или связыванию, можно вы­полнить команду Файл > Внешние данные с последующим выбором опции Импорт Или Связь с таблицами.

4. Выберите Файл и нажмите кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таб­лицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.

5. Выделите одну или несколько таблиц для импорта.

Связь с таблицами

Для установления связи между исходным файлом и таблицей, сохраненной во внешних по отношению к MS Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в MS Access, так и во внешних приложениях.

1. В окне базы данных, с которой предполагается связать табли­цу, перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите Связь с таблицами и нажмите кнопку ОК.

3. В открывшемся окне диалога укажите тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.

4. Выберите файл и нажмите кнопку Связь. MS Access запус­тит Мастер связывания таблиц.