Пример. Создание макроса
В начале каждого сеанса работы с базой данных приходится тратить дополнительное время на открытие необходимых объектов. Чтобы ускорить этот процесс: можно создать макрос, который открывает необходимые документы (например, таблицы, формы, запросы и т.д.) и размещает их на экране в определенном порядке.
1. Открыть окно базы данных, в которой надо создать макрос.
2. Перейти на вкладку Макросы и щелкнуть на кнопке Создать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса.
3. Задать команду Окно– Слева направо, чтобы на экране отображались и окно базы данных, в которой создается макрос, и окно макроса.
4. В окне базы данных перейти на вкладку Таблицы.
5. Установить курсор на имя одной из таблиц базы данных и перетащить с помощью мыши в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца «Макрокоманда». В поле появится макрокоманда ОткрытьТаблицу. Таким образом, в макрос включается операция — открытие таблицы'
6. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст:
«Открытие таблицы (указать имя таблицы)».
7. С помощью клавиши <Enter> или курсора мыши перейти во вторую строку столбца «Макрокоманда».
8. С помощью курсора мыши перетащить вторую таблицу в окно макроса и разместить во второй ячейке столбца «Макрокоманда».
9. В столбец «Примечание» той же строки ввести текст, поясняющий ваши действия.
10. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.
11. С помощью курсора мыши перетащить одну из форм в окно макроса. В поле появится макрокоманда ОткрытьФорму*. Таким образом, в макрос включается еще одна операция — открытие формы.
12. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст:
«Открытие формы» и т.д.
13. Повторить эти действия для всех объектов, которые должны быть открыты.
14. Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца «Макрокоманда» и открыть список доступных макрокоманд. Выбрать Выполнить команду.
В области Аргументы макрокоманды активизировать поле Команда и выбрать в списке элемент TileVertically. Таким образом, в макрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.
Вызовите команду Файл>Сохранить и сохраните макрос под именем Размещение_на_экране».
Запуск макроса
Запуск макроса можно осуществить следующими способами:
• щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак);
• задать команду Сервис – Макрос > Запуск макроса (имя
макроса);
• открыть вкладку Макросы, установить курсор имя нужного
макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.
После запуска созданного вами макроса «Размещение» на экране будут загружены и размещены должным образом все отмеченные в макросе объекты базы данных. На рис. IV. 8 приведен пример размещения объектов с помощью макроса.
![]() |
* Access автоматически распознает, о каком объекте идет речь, и выбирает соответствующую макрокоманду: ОткрытьФорму для формы или ОткрытьТаблицу для таблицы.
Рис. 8. Пример размещения объектов в окне базы данных
Обмен данными
MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MS Access, с программами работы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных MS Access в другую.
Экспорт данных
Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в Access-базе данных при работе с другой программой:
1. В окне базы данных выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.
2. Выберите команду Файл – Сохранить как– Экспорт или команду Файл из контекстного меню.
3. В открывшемся окне Сохранение объекта выберите опцию Во внешнем файле или базе данных.
4. Нажмите ОК.
5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта:Таблица в... укажите тип файла, выберите устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы.
6. Нажмите кнопку Экспорт.
7. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.
8. Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.
Импорт данных
MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:
1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать*.
2. Выберите Импорт таблиц и нажмите кнопку ОК.
3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выберите тип импортируемых данных MS Access, укажите папку с БД MS Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.
*Для того, чтобы приступить к импорту или связыванию, можно выполнить команду Файл > Внешние данные с последующим выбором опции Импорт Или Связь с таблицами.
4. Выберите Файл и нажмите кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.
5. Выделите одну или несколько таблиц для импорта.
Связь с таблицами
Для установления связи между исходным файлом и таблицей, сохраненной во внешних по отношению к MS Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в MS Access, так и во внешних приложениях.
1. В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.
2. Выберите Связь с таблицами и нажмите кнопку ОК.
3. В открывшемся окне диалога укажите тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.
4. Выберите файл и нажмите кнопку Связь. MS Access запустит Мастер связывания таблиц.