Приказы по личному составу

Приказами по личному составуоформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с.) и т.д.

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. Работник ставит свою подпись при ознакомлении с приказом.

Приказ о приеме на работу составляется на каждого, вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д., допускается составление приказа сразу на всех принима­емых работников по форме № Т-1а.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы № Т-8.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

На основании приказа заполняется трудовая книжка, в нее вносится запись о приеме на работу и заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или Т-54а).

Трудовая книжка

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее пятидневного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на по­следнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтвержда­ющего работу по совместительству (ст. 66). В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

При увольнении трудовая книжка выдается работни­ку в день увольнения.

Личная карточка

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточкаформы № Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Для лиц, зачисляемых на государственную службу, заполняется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учетная кар­точка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4). Она заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Перевод

Работник, ведущий кадровую документацию, оформляет также перемещения (переводы) работника в процессе его деятельности в организации.

Заявление должно иметь визу руководителя подраз­деления, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода, и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

На основании заявления или докладной записки делаются изменения к трудовому договору и составляется приказ о переводе, имеющий унифицированную форму: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) на одного работника и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) при переводе нескольких работников.

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экземпляре приказа.

На основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или Т-2ГС). Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется).

Изменения, т.е. данные о переводе на основании приказа, обязательно вносятся в трудовую книжку в соответствии с правилами о порядке ведения трудовых книжек не позднее недельного срока с даты подписания приказа.