Основные функциональные возможности современных табличных процессоров

Электронная таблица представляется в виде прямоугольной таблицы, разделенной на строки и столбцы.

В ячейках электронных таблиц можно хранить:

• числовую информацию в различных форматах (целые числа, числа с десятичной точкой, числа в экспоненциальном формате);
• текстовую информацию, представленную в виде последовательности символов, в том числе пояснительные тексты;
• формулы для расчета значений по имеющимся данным. Формулы начинаются со знака равенства и могут включать в себя числа, ссылки на ячейки, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, даты и времени и т.д.) и знаки операций.

Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только его часть. Остальная часть документа доступна при горизонтальной и вертикальной прокрутке.

Минимальным элементом электронной таблицы, с которым можно выполнять те или иные операции, является клетка таблицы, которая называется ячейкой. Именно в ячейках хранятся данные различных типов, перечисленные ранее. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, который включает в себя номер столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв. Так как букв всего 26, а столбцов значительно больше, начиная с 27-го столбца в нумерации используются две буквы, начиная с AA: AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC и т.п. Нумерация строк ведется десятичными числами, начиная с единицы. Таким образом, возможны адреса ячеек B2, C265, AD11 и т.д.

Следующий объект таблицы – диапазон ячеек. Он может представлять идущие подряд ячейки строки или столбца или же диапазон ячеек может быть прямоугольной областью. При задании диапазона указывают его начальную (левую верхнюю) и конечную (правую нижнюю) ячейки, разделенные двоеточием. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший – ячейка. Примеры диапазонов – A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.

В MS Excel таблица с данными является составной частью рабочего листа; рабочие листы, в свою очередь, объединяются в рабочую книгу.

Современные табличные процессоры обладают широкими функциональными возможностями, обеспечивающими удобную и эффективную работу пользователя. К основным возможностям, являющимся общими для всех систем этого класса, относятся следующие.

• Можно создавать как новые пустые рабочие книги или блокноты, так и рабочие книги или блокноты на основе одного из шаблонов, который поставляется вместе с приложением.
• Таблицы или листы можно объединять в рабочие книги или папки. В нижней части электронной таблицы расположен в виде закладок указатель, который обеспечивает доступ к рабочим листам (ярлычки листов).. Пользователь может присваивать содержательные имена листам рабочей книги, что значительно облегчает поиск и переход от листа к листу. Некоторые команды табличного процессора могут выполняться для группы листов.
• Наличие средств для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что делает работу максимально удобной. Среди таких возможностей – разбивка экрана на несколько панелей, фиксация заголовков строк и столбцов, высвечивание формул в ячейках и т.д. Например, в Microsoft Excel 2007 в диалоговом окне Параметры Excel, можно установить удобные для работы опции, выбирая на левой панели группы параметров.
• Широкие возможности оформления и вывода таблиц на печать. Для удобства пользователя предусмотрены средства, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, установка ширины полей страниц, оформление колонтитулов, разбивка на страницы, а также предварительный просмотр получившихся страниц перед печатью.

· Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта, его стиля и цвета, выравнивание данных внутри ячейки, выбор цвета фона ячейки, изменение высоты строк и ширины колонок, создание рамок различного вида. Эти возможности имеют очень важное значение для создания таблиц, удобных в использовании, помогают визуально сгруппировать данные.

Форматирование данных внутри ячеек с использованием числовых форматов разных категорий (числовой, финансовый, форматы даты и т.д.) отображает результаты вычислений в удобном для пользователя виде, например, необходимое количество значащих цифр, изменение цвета или использование скобок для отрицательных чисел. Можно добавить знак процента % или денежное обозначение и т. д.

Кроме того, во все программы работы с электронными таблицами встроены средства обеспечения автоматического форматирования, т. е. различные варианты автоматического оформления таблиц. Пользователю остается только выбрать наиболее подходящий из уже имеющихся форматов.

Табличные процессоры позволяют создавать шаблоны рабочих листов, каждый из которых представляет собой некоторый бланк, т.е. предварительно отформатированный рабочий лист, подготовленный для заполнения данными и содержащий расчетные формулы – они конструируются в конкретном шаблоне. Если шаблон создается для других пользователей, можно ограничить модификацию листов, создаваемых на основе этого шаблона, разрешив только заполнять поля бланка, но запретив изменять формулы и форму бланка.

Общей чертой всех табличных процессоров является способ ссылок на ячейки, используемых при конструировании формул. Ссылки бывают трех типов: абсолютные, относительные и смешанные. По умолчанию при создании формул применяются относительные ссылки. Относительная ссылка на ячейку, например, A1, основана на положении этой ячейки по отношению к ячейке, содержащей формулу. При перемещении ячейки с формулой или при копировании формулы вдоль строк или вдоль столбцов относительные ссылки, включенные в формулу, автоматически корректируются. Например, формула "=A1+B1" в ячейке C1 при копировании вниз в ячейку C2 изменяется на "=A2+B2", а при копировании вправо в ячейку D1 изменяется на "= B1+C1".

Абсолютная ссылка на ячейку, например, $A$1, всегда указывает на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. Например, формула "=$A$1+$B$1", введенная в ячейку C1, при копировании в ячейку C2 или D1 останется без изменения.

Смешанная ссылка содержит либо абсолютный адрес столбца и относительный адрес строки, например, $A1, $B1, либо абсолютный адрес строки и относительный адрес столбца, например, A$1, B$1 и т. д. При копировании или перемещении ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная часть остается неизменной, т.е. при копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная часть ссылки не изменяется. Например, формула "=$A1+$B1", расположенная в ячейке C1, при копировании в C2 изменится на "=$A2+$B2", а при копировании в D1 останется без изменения. Напротив, формула "=A$1+B$1", расположенная в ячейке C1, при копировании в C2 останется без изменения, а при копировании в D1 изменится на "=B$1+C$1".

При изменении позиции любой ячейки, на которую ссылается формула, изменяется и ссылка на эту ячейку независимо от того, использовалась ли в формуле абсолютная или относительная ссылка.

При помощи ссылок организуется связь нескольких таблиц, нескольких листов или нескольких файлов электронных таблиц. Помимо адреса ячейки в этом случае ссылки содержат имя листа, если связь устанавливается между листами одного файла, или имя файла и имя листа, если связываются файлы.

Все табличные процессоры используют одинаковые знаки арифметических и логических операций: "+" – сложение, "–" – вычитание, "*" – умножение, "/" – деление, "^" – возведение в степень, ">" – больше, "<" – меньше, "=" – равно, ">=" – больше или равно, "<=" – меньше или равно.

Для удобства вычислений в табличные процессоры встроены функции различных категорий, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций облегчает и ускоряет ввод формул, позволяет выбрать нужную функцию и, заполнив ее параметры, получить результат сразу в диалоговом окне.

Возможности оформления диаграмм также многообразны, например, вставка и оформление легенды, меток данных, оформление осей, возможность включения линий сетки и другие. Помимо этого, современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как добавление планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор типа линии тренда (регрессии).

Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком макропрограммирования. Применение макрокоманд позволяет упростить работу с табличным процессором и расширить список его возможностей. При помощи процедур можно определять собственные функции, увеличив таким образом набор стандартных функций, предоставляемый системой.

Системы презентаций

Понятие презентации

В настоящее время презентации часто составляют основу деловых совещаний, сопровождая в качестве иллюстрации выступления и доклады, представляя перспективные или законченные проекты. Презентации в какой-то степени способны направлять ход дискуссий на конференциях или семинарах.

Электронная презентация – это эффективный способ представления информации. Как правило, в электронной презентации присутствуют все современные мультимедийные возможности, а именно: графика и анимация, тексты, таблицы и диаграммы, фотографии, видео и аудиоматериалы. При подготовке презентации основой успеха является оптимальный баланс между содержанием и средствами его представления. Выбор темы, подбор материала определяется творческими замыслами автора. Свободное владение средствами разработки презентаций, применение эффектов анимации, звуковое сопровождение, вставка видеоматериалов, диаграмм и т.д. делает проект привлекательным для аудитории, подчеркивает авторский замысел, значимость проделанной работы.

К очевидным достоинствам презентации относятся следующие.

• Последовательность изложения

При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешенными по всему залу плакатами. Возможность пользоваться официальными шпаргалками при публичных выступлениях. Презентация – это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего – всякого рода комментарии, акценты в докладе и прочее.

• Мультимедийные эффекты

Слайд презентации – не просто изображение. Это часть электронного документа; в слайд могут быть включены элементы анимации, аудио и видеофрагменты. Подобные элементы не только существенно украшают презентацию, но и повышают ее информативность.

• Копируемость

Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании каждый слушатель может получить на руки в электронном виде все показанные материалы.

• Транспортабельность

Диск с презентацией гораздо компактнее набора плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационным мероприятиям. Файл презентации можно переслать по электронной почте и опубликовать в Интернете.