Заполнение трудовой книжки

С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда. Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку. Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно. Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют. Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней. На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.

Как заполнить трудовую книжку. Трудовая книжка состоит из трех частей: – титульный лист; – сведения о работе; – сведения о награждении.

Титульный лист. На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике: – фамилию, имя, отчество; – дату рождения (число, месяц, год); – образование, профессию, специальность.

Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждают наличие специальных знаний (например, аттестата). В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.

Сведения о работе. Данный раздел состоит из нескольких граф: – графа 1 «Номер записи»; – графа 2 «Дата (число, месяц, год)»; – графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»; – графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».

При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название. Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу. Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4.

Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений. Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа. Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.

Пример. В ЗАО «Меридиан» 15 января 2004 года принята на должность бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С 1 июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от 1 июля 2004 г. № 25/К). Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел «Сведения о работе» так:

Сведения о работе

Дата № за пи си число месяц

год

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 1 2 3 4 Закрытое акционерное общество «Меридиан» 3 15 01 2004 Принята на работу на должность бухгалтера Приказ № 5/К от 15.01.2004 г. 4 01 07 2004 Переведена на должность главного бухгалтера Приказ № 25/К от 01.07.2004 г.

Работника нужно ознакомить с каждой новой записью, внесенной в его трудовую книжку. После этого он должен расписаться в разделе III личной карточки (форма № Т-2) напротив аналогичной записи. Она утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.

Пример. Используем данные предыдущего примера. В личной карточке Ю.В. Шевелевой были сделаны следующие записи:

Прием на работу и переводы на другую работу

Дата

Структурное подразделен ие

Профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации

Оклад (тарифная ставка), надбавка, руб.

Основание

Подпись владельца трудовой книжки 1 2 3 4 5 6 15.01.2004 Бухгалтерия Бухгалтер 5000 Приказ № 5/К от 15.01.2004 Шевелева 01.07.2004 Бухгалтерия Главный бухгалтер 10 000 Приказ № 25/К от 01.07.2004 Шевелева

Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.

Пример. П.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003 года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24. За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:

Сведения о работе

Дата

№ записи

число

месяц год

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 1 2 3 4 5 12 11 2003 Уволен по причине прогула Приказ № 24 ( подпункт «а» пункта 6 от 12.11.2003 г. статьи 81 Трудового кодекса РФ) Генеральный директор ООО « Стрела»: Яковлев (Яковлев) Ознакомлен: Ветров (Ветров)

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.

Сведения о награждении. В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами. Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо. Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.

Внесение изменений и исправлений. Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы. При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись. Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.

Пример. Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО «Березка» 1 мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его назначении на работу. Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в ней неправильную дату – 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил эту ошибку и исправил ее. Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие записи:

Сведения о работе

Дата № записи число месяц

год

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

1 2 3 4 Закрытое акционерное общество «Березка» 8 01 05 2003 Принят на работу на должность водителя Приказ № 52 от 11.05.2003 г. 9 01 05 2003 Запись за № 8 недействительна

10 01 05 2003 Принят на работу на должность водителя

Приказ № 52 от 01.05.2003 г.

Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются: − в графе 1 – порядковый номер записи; − в графе 2 – дата получения второй профессии; − в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»; − в графе 4 – наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.

Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.

Когда выдается дубликат или вкладыш. Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях: – трудовая книжка потеряна; – в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным; – книжка пришла в негодность.

В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер. Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Хранение трудовых книжек. Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке. Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки. Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-рас- ходной книги утверждены постановлением № 69.