Шесть признаков корпоративных информационных систем управления проектами

n Распределение функций системы по ролям в проекте

В реализацию проектов вовлечено множество сотрудников организации, поэтому корпоративная система управления проектами (Enterprise Project Management - EPM) не может состоять из одного программного продукта «на все случаи жизни». Пользователям, находящимся в разных подразделениях на разных уровнях управления, для выполнения своих обязанностей в любой момент времени должна быть доступна необходимая информация о проекте. Высшему руководству, например, требуются лаконичные и удобные формы представления информации о портфеле проектов, отчеты по отклонениям, дающие возможность проследить за ходом выполнения отдельных проектов, соблюдением бюджетных и временных ограничений, а также позволяющие определить, что еще необходимо сделать. У руководителей проектов должна быть возможность разрабатывать различные сценарии развития событий, чтобы завершить проект в заданные сроки. Исполнителям конкретных работ нужно регулярно получать интерактивный список задач на отчетный период с возможностью отчитываться в их фактическом выполнении. Аналитикам требуются средства для моделирования всех возможных рисков и вероятных сценариев развития многих проектов в комплексе, с учетом их взаимного влияния друг на друга.

n Поддержка глобальных иерархических структур

n EPM-система должна обеспечивать планирование, анализ и контроль всех проектов компании в рамках единой структуры или иерархии проектов. Эта структура должна предусматривать как планирование сверху-вниз, так и снизу-вверх, а также предоставлять возможность сравнения альтернативных вариантов для обеспечения уверенности в том, что тактические планы ведут к достижению проектных целей, поставленных на более высоком уровне.

n Группировка проектов должна иметь определенный смысл для каждого участника, использующего информацию о проекте. Финансовому директору, возможно, требуется взгляд на проекты через призму структуры статей затрат, связанной с корпоративной ERP или финансово-бухгалтерской системой. Для ресурсного менеджера более важна иерархия ресурсов, дающая возможность назначить на работы исполнителей, обладающих определенной квалификацией. Руководитель проекта ориентируется на структуру декомпозиции работ проекта.

n Контроль одновременного использования ограниченных ресурсов компании во многих проектах

n В последнее время уже никто не спорит с тем, что время сотрудников компании – наиболее дефицитный ресурс. Назначение нужных людей на выполнение работ проекта, эффективное использование имеющихся трудовых ресурсов вне зависимости от их территориального расположения – необходимые условия успешного управления проектами в масштабах всей компании.

n EPM-система призвана помогать руководству принимать решения о том, кто и в каком проекте будет участвовать. Кроме того, она дает возможность планировать ресурсы на основе ролей (специальностей) задолго до того, как будут известны конкретные исполнители работ. Руководитель отдела кадров должен иметь возможность анализа предстоящих проектов в разрезе будущей потребности в персонале. К примеру, проследив увеличение в будущем числа проектов, которые потребуют участия JAVA программистов, он может заранее спланировать способы удовлетворения этой потребности – например, путем найма программистов извне или обучения имеющегося персонала. А у руководителей функциональных подразделений должна быть возможность ответить на вопрос, когда специалисты дефицитных специальностей освободятся для работы на других проектах.

n Обеспечение обмена информацией внутри команды проекта в режиме реального времени

n Ключевой признак EPM-системы – обеспечение возможности своевременного предоставления руководству проекта необходимой информации о его выполнении. Часто при использовании традиционных инструментов управления проектами лица, принимающие решения, получают данные о ходе реализации проекта слишком поздно и уже не могут ничего изменить. Средства корпоративного управления проектами должны предоставлять свободный доступ к проектной информации в режиме реального времени. Если что-то может пойти не по плану, руководство должно узнавать об этом сразу же, а не через неделю или две на очередном собрании.

n Информационные потоки проходят через все заинтересованные подразделения компании, эффективно связывая между собой все уровни управления. Лица принимающие решения обладают всей необходимой им информацией для принятия адекватных решений в кратчайшие сроки. Руководители проектов имеют свободный доступ к актуальной информации, позволяющей им оценивать различные варианты развития событий и выбирать наиболее оптимальный с точки зрения сроков, трудозатрат и стоимости.

n Наглядное представление информации о состоянии проектов

n Несомненно, Вы слышали фразы «Что не можешь измерить, тем не можешь управлять» или «Что измеримо, то выполнимо». Компании, использующие разнообразные методики оценки состояния проектов, имеют больший потенциал для достижения лидирующих позиций в своей отрасли. Поэтому EPM-система должна обладать хорошим функционалом в области контроля выполнения проектов.

n В решениях компании Primavera оценка состояния проекта - это не просто анализ прошедших событий, это инструмент, ориентированный на будущее, позволяющий определить не только то, что произошло, но и то, из-за чего это произошло. Кроме того, компании смогут определять неблагоприятные тенденции заблаговременно, когда еще есть время что-то исправить. При благоприятных обстоятельствах руководство сможет увидеть имеющиеся возможности и использовать их для усиления своих позиций. Применение программного обеспечения Primavera повышает прозрачность проектов в масштабах всей организации, что непременно ведет к повышению вероятности успешной реализации проектов.

n Кроме того, программные продукты компании Primavera содержат инструменты для анализа взаимного влияния проектов. Информация предоставляется в удобной и понятной для всех форме - участникам проекта не придется тратить много времени для ее восприятия. Таким образом, максимальное внимание уделяется решению конкретных задач для успешного достижения целей проекта.

n Готовность к интеграции

n EPM-система должна иметь возможность интеграции с финансовыми и другими информационными системами предприятия. Интеграция может осуществляться на основе как стандартных, так и специально создаваемых модулей. Вопросы интеграции играют важную роль в обеспечении качества передачи информации в компании. Как только происходят какие-либо изменения в проектах, специалисты всех подразделений компании должны иметь возможность сразу же увидеть последствия этих изменений.