Упражнение 3. Структура таблицы
Создание базы данных
Упражнение 1. Создание таблицы в режиме таблицы
Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу с электронной таблицей в Microsoft Office Excel 2007. Вы начинаете заполнять данными поля таблицы, а структура таблица при этом получается автоматически. Приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от вводимых данных. Более того, в Microsoft Office Access 2007 имеется возможность воспользоваться готовыми шаблонами полей. Эта возможность значительно упрощает создание таблицы. Например, чтобы создать таблицу данных , предназначенную для хранения списка людей, с которыми вы контактируете, выполните следующие действия.
1. Запустите Microsoft Access, выполнив команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007.
2.
На появившейся странице Приступая к работе с Microsoft Office Accessщелкните на значке Новая база данных, как показано на рис. 1
3. В поле Имя файлараздела Новая база данныхвведите имя Контакты.
4. Выберите для размещения новой базы данных папку Мои документы и щелкните на кнопке Создать.
ПРИМЕЧАНИЕ
| После своего создания файл базы данных обновляется автоматически при закрытии и выполнении некоторых критически важных операций (например, изменении структуры таблицы), поэтому нет необходимости вручную сохранять файл, хотя при долгой работе это рекомендуется делать во избежание потерь данных из за возможного сбоя компьютера. |
Access откроет пустую таблицу с именем Таблица1, при этом курсор будет находиться в столбце Добавить поле, как показано на рис. 2.
| Область переходов |
| Окно таблицы |
Рис. 2.Окно новой базы данных
Слева от окна с таблицей располагается область переходов . В ней отображаются все объекты базы данных, распределенные на категории. Объекты в каждой категории дополнительно разбиваются по группам. По умолчанию для новых баз данных в Microsoft Office Access 2007 создается категория Таблицы и связанные представления, а в этой категории – группаВсе таблицы. Имя этой группы вы можете видеть в менювверхней части области переходов.
НОВОЕ В OFFICE
| Область переходов – это новое средство в приложении Microsoft Office Access 2007. Область переходов выполняет функции применявшегося ранее окна базы данных. Кроме того, область переходов можно использовать вместо кнопочных форм или для создания настраиваемых групп объектов в базе данных. |
5. 
Щелкните на кнопке Новое поле в группе Поля и столбцы вкладки Режим таблицы. Справа появится область задач Шаблоны полей, представленная на рис.3.
Рис. 3.Область задач Шаблоны полей
НОВОЕ В OFFICE
| Шаблон поля – это готовый набор свойств поля, в том числе имя, тип данных, формат и ряд других свойств, которые в совокупностииспользуются в качестве основы для создания нового поля. |
6. В группе Контактывыберете пункт Имя.
7. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите поле Имяв таблицу и поместите его сразу за полем Код.
8. В области задачШаблоны полейдважды щелкните левой кнопкой мыши на строке Фамилия. Поле Фамилия появится в таблице сразу за полем Имя.
9. Аналогичным образом (перетаскиванием или двойным щелчком) добавьте в новую таблицу поля Адрес, Организацияи Рабочий телефон.
Обратите внимание, что при создании новой таблицы Access добавляет в таблицу дополнительное ключевое поле Код (ID), которое играет роль уникального идентификатора записей.
Упражнение 2. Таблицы
Таблица без данных похожа на лист электронной таблицы, но ее размеры ограничены. Число ее строк на единицу больше количества записей (последняя пустая строка предназначена для ввода новой записи). Заголовки столбцов таблицы соответствуют именам полей.
1. Щелкните в поле Имя и введите какое-нибудь имя. Access автоматически добавит в таблицу, созданную в предыдущем упражнении, первую запись, а строка новой записи сместится вниз.
2. Введите фамилию в поле Фамилия.
3. Заполните все остальные поля первой записи.
4. Щелкните в поле Имяпоследней строки и введите имя еще одного человека, его фамилию, адрес, название компании и телефон. Добавьте подобным образом несколько записей, чтобы таблица стала примерно такой, как показано на рис. 4.
| Текущая запись |
| Новая запись |
| Первая запись |
| Следующая запись |
| Предыдущая запись |
| Последняя запись |
Рис.4.Таблица данных
Если вы ошиблись при вводе, просто щелкните на ячейке с неверными данными и отредактируйте их. Стандартные заголовки столбцов часто оказываются неудобными, поэтому Access позволяет заменять их.
5. Щелкните на заголовке Фамилияправой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Переименовать столбец.
6. Введите слово Название, которое заменит подсвеченный заголовок Фамилия.
7. Повторив шаги 5 и 6, верните столбцу название Фамилия.
8. Щелчком на кнопке Первая запись переместите указатель текущей записи в начало таблицы.
9. Два раза щелкните на кнопке Следующая запись, чтобы перейти к третьей записи.
10. Поместить указатель на третью запись, щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Удалить запись.
11. В открывшемся окне запроса, информирующем о невозможности отмены операции удаления записи, щелчком на кнопке Даподтвердите необходимость удаления.
Обратите внимание, что ключевое поле Код автоматически заполняется некоторыми числами. Эти числа необязательно образуют непрерывную последовательность. Единственным условием является их уникальность. Содержимое ключевого поля различно для всех записей таблицы, что позволяет однозначно идентифицировать запись. Такие поля используются для формирования связей межу таблицами, о которых вы узнаете на этом занятии позже.
12. Щелкните на значке Закрыть в окне таблицы. Access предложит сохранить внесенные данные. Щелкните в появившемся диалоговом окне на кнопке Да.
13. Появится окно Сохранение, в котором можно дать новое имя таблице. Введите имя Контакт и щелкните на кнопке ОК. В результате в вашей базе данных появится таблица с именем Контакт.
КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ
Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.
Упражнение 3. Структура таблицы
В упражнении 1 была создана таблица для хранения данных о людях, с которыми вы контактируете. Теперь давайте с помощью конструктора добавим в базу данных еще одну таблицу, предназначенную для записи информации обо всех контактах с людьми, перечисленными в первой таблице.
1. Перейдите на вкладку Создание.
2. В группе Таблицыщелкните на кнопке Конструктор таблиц.Откроется окно с новой таблицей в режиме конструктора, показанное на рис. 5. Окно состоит из двух частей. В верхней части отображается список полей таблицы, а в нижней – свойства выделенного поля.
3. Введите слово Дата, которое будет играть роль названия нового поля.
4.
Щелкните на стрелке раскрывающегося списка в ячейке Тип данных первой строки списка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных. Выберите пункт Дата/Время.
Рис. 5. Конструктор таблиц
5. Нажмите клавишу Tab и введите расшифровку назначения поля: Дата контакта. Такие описания вводить не обязательно, но их наличие помогает разобраться в структуре таблицы.
6. Щелкните на второй ячейке столбца Имя поля и введите имя Описание.
7. По умолчанию полю присваивается тип Текстовый. Оставьте его без изменений.
8. Укажите назначение поля в соответствии с рис. 5.
Помимо даты и описания контакта таблица данных должна содержать информацию о том, с кем вы контактировали. Но список людей хранится в таблице Контакт, поэтому в новой таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку на одну из записей таблицы Контакт. Эта ссылка будет иметь числовой тип и содержать число, равное значению поля Код соответствующей записи таблицы Контакт.
9. Добавьте еще одно поле с именем Код_Контакт и типомЧисловой.
Теперь нужно добавить индексированное поле и назначит его ключом, однозначно идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ – это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но ключ так часто используется, что при его отсутствии Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.
10. Добавьте поле Ключ и назначьте ему тип Счетчик. Такой тип данных избавляет от необходимости ввода значений ключевого поля и инициирует автоматическую генерацию уникальных значений.
11. При активной строке Ключ щелкните на кнопке Ключевое поле. На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.
12. Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора.
13. Access выдаст запрос о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкните на кнопке Да.
14. В открывшемся диалоговом окне введите имя Список (рис.6.)
Рис. 6. Ввод имени таблицы
15. Щелкните на кнопке ОК.