Реквизит «Отметка о контроле»
Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (секретарем), после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.
Отметка проставляется на левом поле, фломастером или штемпелем и представляет собой - . Отметка может проставляться по отдельным пунктам распорядительной части текста документа.
Реквизит «Отметка об исполнителе»
Реквизит носит справочный характер и предназначен для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Отметка проставляется внизу документа слева и имеет состав:
§
|
§ Номер контактного телефона
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы (отчет об исполнении). Реквизит оформляется внизу документа, на свободном от текста месте и имеет состав:
§ краткий текст о проделанной работе (что сделано)
§ номер дела по номенклатуре дел, куда помещен документ
§ роспись исполнителя
§
|
§ дата оформления
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
|
§ входящий регистрационный номер;
§ дата получения документа.
Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»
Реквизит предназначен для автоматического поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу, которая имеет состав:
§ наименование файла на машинном носителе
§ дату и другие поисковые данные, установленные в АСДОУ.
|
Тема: Организационные документы
Общие понятия
Организация -это система взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, способствующая достижению цели.
Макс Вебер (1864-1920) разработал концепцию бюрократического построения организации и систем управления. По Веберу основными элементами (принципами) построения организации должны быть:
1. разделение труда на базе функциональной специализации;
2. четко определенная, иерархическая система распределения власти;
3. тщательно разработанная система правил и норм, определяющая права и обязанности работников;
4. система правил и процедур поведения в конкретных ситуациях;
5. разработка и установление доскональных письменных инструкций по внутриорганизационным действиям.
Организационная структура - это иерархия власти или доступа к информации, закрепленная формально документами.
Требования к организационной структуре:
1. Цель персонала должна быть единая;
2. Делегирование - на основе компетентности;
3. Ответственность должна пониматься, как обязательство выполнить поставленные задачи;
4. Иерархия власти должна быть закреплена формально документами.
Организационно-распорядительное влияние осуществляется путем проектирования и создания:
1. производственных подразделений и компонентов управляющей подсистемы;
2. установления взаимосвязи между ними;
3. регламентирования их деятельности;
4. организационного нормирования;
5. организационно-методического инструктирования.
Все это достигается путем создания и использования организационных и распорядительных документов.
Организационными документами называется комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих:
§ структуру;
§ задачи и функции;
§ организацию работы;
§ права, обязанности и ответственность руководства и специалистов.
К организационным документам относятся:
Положения,
Уставы,
Инструкции,
Структура и штатная численность,
5. штатное расписание.
Положение
Положения - это нормативные акты, определяющие порядок образования, компетенцию и организацию работы.
Например:
«Общее положение о министерствах»
«Положение о государственной автомобильной инспекции»
Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных и трудовых отношений по конкретным вопросам.
Например:
«Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ»
«Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»
Наиболее распространенный вид положения - это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения.
Например:
«Положение об отделе маркетинга»
«Положение о главном бухгалтере»
Структура текста положения и его формуляр унифицированы УСОРД.
Положение оформляют на общем бланке организации.
Формуляр положения включает:
§ наименование организации (структурного подразделения)
§ вид документа
§ дату
§ гриф утверждения
Текст положения включает следующие разделы:
1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Руководство
6. Взаимоотношения (служебные связи)
Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (заместители директора, начальники отделов и т.п.).
Устав
Устав - это свод правил, регулирующих:
§ деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан,
§ их взаимоотношения с другими организациями и гражданами,
§ права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Уставы бывают:
§ общие;
§ уставы общественных организаций;
§ уставы учреждений, организаций и предприятий.
1. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления.
Например: