Истребование отсутствующих документов

Иногда бывает, что налоговики требуют у налогоплательщика документы, которых у него нет. Причины могут быть разные, например:

- документы переданы по требованию другому органу власти или изъяты правоохранительными органами;

- документ передан другому лицу, а налогоплательщик не обязан хранить у себя его оригинал или заверенную копию;

- документы утрачены вследствие пожара, залива, других подобных обстоятельств;

- документы утеряны налогоплательщиком или похищены;

- документы, которых у налогоплательщика никогда не было и не должно быть.

Например, организация "Бета" применяет упрощенную систему налогообложения. Она не является плательщиком НДС, не исчисляет и не уплачивает данный налог (п. 2 ст. 346.11 НК РФ). Налоговый орган выставляет требование о представлении журналов полученных и выставленных счетов-фактур.

Данные документы у организации "Бета" отсутствуют, поскольку неплательщики НДС не должны их составлять;

- документы уничтожены в связи с истечением срока хранения <9>.

--------------------------------

<9> Напомним, что налогоплательщики, по общему правилу обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Об исключениях из этого правила подробно рассказано в гл. 20 "Общие требования налоговых органов к проверяемым документам".

В этих случаях представить документы налоговикам невозможно по объективным причинам.

Однако на практике налоговый орган не всегда принимает эти причины во внимание и привлекает налогоплательщиков к ответственности по ст. 126 НК РФ.

Следует сказать, что судебная практика в таких случаях встает на сторону налогоплательщиков. Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.

Причина отсутствия документов	Решения судов, в которых причина признана уважительной
Утрачены при пожаре	Постановления ФАС Московского округа от 22.10.2012 N А41-31823/10, ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2012 N А17-6025/2010, ФАС Московского округа от 25.10.2011 N А40-151885/10-115-666, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 N А32-47682/2009
Изъяты следственными органами	Постановления ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 06.08.2009 N ВАС-9758/09), ФАС Уральского округа от 26.03.2012 N Ф09-2014/12, от 06.12.2011 N Ф09-7905/11
Утрачены вследствие залива помещений налогоплательщика, где хранились документы	Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.12.2011 N А32-6904/2010, от 08.12.2010 N А63-16697/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)
Утеряны налогоплательщиком в связи с переездом	Постановления ФАС Уральского округа от 29.02.2012 N Ф09-332/12, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 N А32-7746/2010-58/156
Похищены	Постановления ФАС Центрального округа от 19.03.2012 N А23-1222/2011ДСП, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 N А27-6824/2010
Утрачены вследствие недобросовестных действий лица, осуществлявшего бухгалтерский и налоговый учет	Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 N А45-9482/2010
Не составлялись или отсутствуют, поскольку у налогоплательщика не было обязанности их составлять (иметь на руках)	Постановления ФАС Уральского округа от 22.02.2012 N Ф09-527/12, от 14.02.2011 N Ф09-257/11-С3, ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008, ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 N А49-2910/2009, ФАС Северо-Западного округа от 20.12.2012 N А52-1843/2012, от 03.05.2012 N А05-7722/2011, от 18.06.2010 N А56-79155/2009
Уничтожены в связи с истечением срока хранения	Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006

В любом случае при получении требования о представлении документов, которыми вы не располагаете, имеет смысл уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. Сделать это надо в первый же рабочий день после получения требования (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). К уведомлению приложите копии документов, которыми вы можете подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).

Заметим, что своевременное направление уведомления может помочь избежать лишних споров с проверяющими. Ведь они могут исследовать ваши доказательства и согласиться с тем, что вы действительно не можете представить соответствующие документы.

В то же время обращаем внимание на то, что при отсутствии первичных документов за налоговым органом остается право определить суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.

ПРИМЕР

Уведомления налогового органа об отсутствии запрошенных документов

Ситуация

Руководителю ООО "Бета" Г.Н. Балашеву 17 февраля 2012 г. инспектором, проводящим выездную проверку, было вручено Требование о представлении документов от 17.02.2012 N 139/12-Т. Согласно данному требованию организации предписывалось представить в 10-дневный срок копии значительного количества документов, включая копии книг покупок и журналов полученных счетов-фактур организации за 2010 г.

В 2010 г. ООО "Бета" применяло упрощенную систему налогообложения. Поэтому таких документов у организации нет.

Решение

На следующий день после получения требования бухгалтер организации "Бета" вручила проверяющему инспектору уведомление об отсутствии запрошенных документов с приложениями и попросила поставить отметку о получении с датой и подписью на втором экземпляре уведомления. Текст уведомления следующий:

ИФНС России N 55 по г. Москве

173000, г. Москва,

ул. Малахова, д. 32

от ООО "Бета",

ИНН 7755135520, КПП 775501001,

173000, г. Москва,

ул. Малахова, д. 28

Исх. N 18/2012 от 20.02.2012

На N 139/12-Т от 17.02.2012

Уведомление

об отсутствии запрошенных документов

ООО "Бета" в соответствии с п. 3 ст. 93 НК РФ уведомляет, что запрошенные согласно Требованию о представлении документов от 17.02.2012 N 139/12-Т книги покупок ООО "Бета" за I, II, III и IV кварталы 2010 г. и журналы учета полученных счетов-фактур ООО "Бета" за I, II, III и IV кварталы 2010 г. не могут быть представлены в ИФНС России N 55 по г. Москве в установленный срок по следующей причине.

Указанные документы у общества отсутствуют в связи с тем, что ООО "Бета" в 2010 г. в качестве налогового режима применяло упрощенную систему налогообложения и не являлось в этот период плательщиком НДС на основании п. 2 ст. 346.11 НК РФ.

Прочие документы будут представлены согласно указанному Требованию в установленный срок.

Приложения:

1) копия декларации ООО "Бета" по УСН за I квартал 2010 г. с отметкой налогового органа о принятии;

2) копия декларации ООО "Бета" по УСН за I полугодие 2010 г. с отметкой налогового органа о принятии;

3) копия декларации ООО "Бета" по УСН за 9 месяцев 2010 г. с отметкой налогового органа о принятии;

4) копия декларации ООО "Бета" по УСН за 2010 г. с отметкой налогового органа о принятии.

Балашев

Генеральный директор ООО "Бета" ----------- Г.Н. Балашев