Информационные технологии и системы в транспортной логистике 6 страница
Следующая стадия управления – это организация логистических процессов, которая осуществляется путем применения организационных, юридических, маркетинговых и иных инструментов для воздействия на ресурсопотоки. На данной стадии производится большой расход финансовых средств, необходимых для оплаты труда персонала и экспертов, создания у поставщиков стимулов к предоставлению продукции и услуг, адаптации организационных систем под задачи деятельности, оформления договоров и соглашений.
Согласно планам движения потоков, выбираются формы и методы расчетов между участниками логистических отношений, привлекаются те или иные банковские и финансовые инструменты. Исходя из предпочтений и потребностей предприятий, находящихся в звеньях логистических цепочек, выбирают способы оплаты за оказанные услуги и реализованную продукцию, договариваются об условиях поставки транспортировки, разгрузки и отгрузки.
Стадия контроля включает в себя отслеживание нарушений в потоковых процессах, несоответствий в параметрах финансовых и материальных потоков. Задачами управления потоками на данной стадии являются: мониторинг конъюнктуры финансовых рынков (процентные ставки по кредитам и депозитам, рынку корпоративных и государственных ценных бумаг), оценка изменения стоимости и риска, выявление возможных проблем с привлечением ресурсов, корректировка последовательности включения источников финансирования. Основной целью управления потоками является снижение риска недополучения финансирования и срыва технологических планов. При изменении конъюнктуры рынков материальных ресурсов или положения поставщиков, может возникнуть потребность в привлечении дополнительных материальных средств, а, следовательно, и источников финансирования, или, наоборот, сокращения потребления материальных ресурсов. В то же время, при снижении ликвидности, может быть принято решения о переходе на самофинансирование и привлечении внутренних резервов материальных и финансовых средств.
На всех стадиях управление финансовыми и материальными потоками осуществляется при поддержке информационных технологий и систем. К функциям информационных потоков в логистических системах относятся обеспечение коммуникационного взаимодействие участников логистических отношений и сопровождение внутриорганизационных связей в логистических процессах. Информационная поддержка воздействий на потоки логистических системах является более действенной при наличии единой информационной среды на корпоративном уровне.
Функции информационной поддержки управляющих воздействий могут выполнять информационные технологии, применяемые в логистике в настоящее время. Для выполнения задач управления финансовыми потоками, данные технологии могут быть дополнены включением в них соответствующих модулей. Системы автоматизации перевозок, управления транспортом, организации документооборота и ряд других информационных логистических технологий и корпоративных систем автоматизации будут более эффективными, если будут адаптированы для управления финансовыми потоками. Для формализованного описания финансовых потоков может быть задействован и соответствующий математический аппарат: векторное описание, матричные методы, факторный и функциональный анализ.
Использование свойств корреляции финансовых, материальных и информационных потоков на практике возможно путем согласованного управления ресурсопотоками. в местах их наложения. Определим узел как место (точку) пересечения ресурсопотоков, и в дальнейшем будем полагать, что именно воздействие в узлах является наиболее эффективным на всех этапах логистической деятельности (рис.12.4).
Местоположение узлов привязано к организационной структуре – филиалам, представительствам, отделам, службам. Функции управления ресурсопотоками вменяются в обязанности менеджерам предприятий – участников логистических отношений. Привязка узлов к административной сетке предприятий нужна для согласования управления ресурсопотоками в узлах, распределения функций руководителей и персонала, создания иерархии руководства узлами.
Рис. 12.4. Управление ресурсопотоками в узлах
В местах пересечения ресурсопотоков осуществляют ряд операций: согласование производственных и финансовых планов, установление необходимого уровня запасов, определение объемов, сроков и видов требуемых ресурсов. Через воздействия на ресурсопотоки в узлах обеспечивают логистическую систему финансовыми и материальными ресурсами, осуществляют привлечение и возврат денежных средств, их распределение по направлениям использования. В узлах также реализуют задачи контроля: проверяют согласованность финансовых и материальных потоков, оценивают влияние финансовых операций на эффективность логистической деятельности, анализируют оптимальность построенных схем движения ресурсопотоков. Управляющие воздействия в узлах должны быть согласованы по всей цепи движения товара. Только в этом случае возможно достичь оптимизации затрат, рисков и сроков привлечения, вложения, распределения и возврата ресурсов.
Целесообразность и эффективность управляющих воздействий на ресурсопотоки в узлах является основополагающим принципом концепции узловых воздействий. Для практического воплощения данного принципа при управлении ресурсами в логистических процессах, необходимо для каждого конкретного предприятия (или связанных объединений и групп предприятий) разработать систему узловых воздействий, которая позволила бы согласовывать планы потребления и использования ресурсов, организовывать финансирование логистических процессов, контролировать качество ресурсного обеспечения.
Сущность концепции узловых воздействий заключается в максимальном использовании свойств разнообразных, входящих в узел потоков, для достижения целей и задач управления. Так, на стадиях планирования, организации и контроля задействуются информационные потоки – сведения о внешней и внутренней среде предприятия, его финансовом окружении. Информационные потоки, проходящие через узел используются при оказании управляющих воздействий, построении их четкой картины, прогнозировании и оценки результатов. При необходимости, возможно своевременно скорректировать движение финансовых и материальных потоков, с тем чтобы нейтрализовать возможные негативные последствия изменения внешней и внутренней среды логистической системы. Использование свойств финансов (ликвидность, делимость) при операциях в узлах позволяет в каждый момент времени иметь ровно столько финансовых ресурсов, сколько требуется для обеспечения логистических процессов.
В узлах одно управляющее воздействие может быть направлено на изменение параметров нескольких потоков. Это приводит к сокращению как временных, так и ресурсных затрат на управление потоками: оперативность узловых воздействий позволяет существенно сократить административные и организационные издержки, расходы на персонал и коммуникации. Так, если поступающие в узел данные касаются финансирования нескольких логистических процессов, возможно быстро отреагировать, изменив параметры всех задействованных финансовых потоков без дополнительных расходов на передачу информации по каналам связи.
Узлом может быть и предприятие, и счет в банке – в зависимости от масштаба и принятой степени детализации. Детализация, а, соответственно, количество узлов, зависит от целей и задач управления. Например, если задачей является управление финансовыми потоками в логистической сети региона, в качестве узлов выступают отдельные транспортные и производственные предприятия, финансовые институты, органы таможенного контроля. В случае если, цель – оптимизировать логистические затраты отдельного предприятия, узлами являются бухгалтерские и банковские счета, касса, аналитический центр и т.д.
Рассмотрим структуру узла. Основными ресурсопотоками, образующими узел являются финансовые, информационные и материальные потоки, подверженные влиянию внешней и внутренней среды, а также целенаправленным управляющим воздействиям (рис. 12.5).
Рис. 12.5. Узел пересечения
Материальные потоки, проходящие через узел представляют собой движение сырья, комплектующих, товаров и т.д., задействованных в логистическом или производственном цикле. Например, если узел – склад, доставка товаров на склад – это входящий в узел поток, а реализация товара со склада – выходящий. Финансовые потоки, проходящие через узел обслуживают материальные потоки и обычно противоположны им по направлению. Это может быть оплата за отгруженную продукцию или компенсация расходов транспортной компании, получение векселя от потребителя или эмиссия акций предприятия.
Еще один вид потоков в узле – это информационные потоки, которые также связаны с материальными и финансовыми потоками и представляют, собой информацию, например, об ожидаемых сроках и объемах поставок, времени отгрузки и т.д. Помимо информации, имеющей непосредственное отношение к ресурсопотокам, в узел также поступают сведения о внешней среде: данные о конъюнктуре рынков, политических и экономических условиях, а также о внутренней среде предприятия – его финансовом положении, целях и намерениях руководства.
Как было сказано выше, узлы пересечения ресурсопотоков привязывают к определенным организационным единицам: структурным подразделениям, филиалам и представительствам, отдельным должностным лицам. Таким образом, узловые воздействия охватывают всю оргструктуру предприятия – службы, занятые процессами производства, снабжения, сбыта, складирования и транспортировки. Это позволяет разграничить сферы влияния и воздействия на узлы, закрепить полномочия и меры ответственности за результаты управления. Каждый узел имеет специфичные характеристики, определяющие его положение в административной сетке: уровень иерархии, степень доступа, источники и потребители ресурсов.
Узлы различаются по своим свойствам и характеристикам: местоположению по отношению к предприятию, изменчивости во времени, характеру требуемых воздействий. Пример классификации узлов рассмотрен на рис. 12.6.
В данной классификации помимо внутренних (по отношению к отдельным предприятиям) узлов, выделяются также внешние и смежные узлы, местоположение которых можно привязать к оргструктурам в экономическом окружении (предприятиям производственной, транспортной, складской сети). Внешние, внутренние и смежные узлы могут оказывать друг на друга воздействия, различающиеся по силе и характеру. Так, узлы одной логистической цепочки (поставщик-транспорт-потребитель) оказывают друг на друга существенное влияние; а узлы, через которые идут ресурсопотоки сбыта двух разных видов продукции – влияют друг на друга в меньшей степени.
Параметры большинства ресурсопотоков изменяются с течением времени, а следовательно меняются структура и характеристики образуемых ими узлов. Можно условно разделить узлы на подверженные и неподверженные изменениям, а также, в зависимости от того, насколько прогнозируемо их состояние, – на определенные и неопределенные.
Различаются узлы также по возможности и виду требуемого воздействия. Оказывая воздействия, изменяя определенные параметры и характеристики узла или перестроив его структуру, возможно достичь целей управления. Например, снижение стоимости поставляемых на склад материалов, путем внесения изменений в договор поставки – это воздействие на характеристики складского узла, а расширение таможенного склада – воздействие на структуру узла пересечения международных ресурсопотоков. Для закрытых узлов достичь целей управления крайне сложно.
Рис. 12.6. Классификация узлов пересечения
К целям управления потоками в узлах относятся: повышение оборачиваемости ресурсов в цепочках товародвижения, подключение новых источников финансирования, снижение логистических затрат. Характер возможных управляющих воздействий определяют, исходя из свойств входящих в узел потоков, его местоположения в организационной структуре предприятия, важности узла и его открытости для воздействий. При этом, оценивают длительность и периодичность требуемых воздействий, их постоянность или дискретность. Наиболее результативно прямое управляющее воздействие на узел, тем не менее в ряде случаев его невозможно реализовать, поэтому необходимо продумать варианты косвенного воздействия. Последнее оказывают при помощи изменения характеристик или структуры других узлов.
Для управления узлами и потоками необходимо выбрать или создать эффективные методы и инструменты для оказания управляющих воздействий. На настоящий момент разработано целый ряд методов, инструментов и механизмов планирования, организации и контроля за движением финансовых потоков. Тем не менее, в повседневной практике в основном используют несколько наиболее освоенных и проверенных технологий и редко рассматривают возможность использования новых или непривычных инструментов в аппарате управления. При таком подходе, снижается инновационный и технологический потенциал предприятия, возникают упущенные доходы, связанные с недостаточной эффективностью управленческого и организационного процесса.
Комплексный подход к управлению заключается в применении широкого круга специальных технологий и инструментов для воздействия на соответствующие виды потоков, отдельные их компоненты и характеристики. Его применение позволяет наиболее полно использовать возможности и потенциал предприятия, имеющиеся у него кадровые и организационные ресурсы возможно. Поскольку именно в узлах осуществляется управление одновременно несколькими ресурсопотоками, возможности выбора наиболее подходящего инструментария управления значительно расширяются. В узле возможно, исходя из целей управления, свойств ресурсопотоков и самого узла, выбирать необходимый набор инструментов и применять их для воздействия на требуемые параметры финансовых и иных потоков.
На выбор требуемых инструментов и методов управления финансовыми потоками влияет ряд факторов (рис. 12.7). К ним, в частности, относятся: этап управления; параметры потоков, на которые направлено воздействие; сфера применения инструментов. Например, на этапе сбора информации проводятся маркетинговые исследования финансовых и денежных рынков, осуществляется внутренняя ревизия имеющихся и требуемых ресурсов. На этапе анализа применяется финансовый и факторный анализ, технический анализ финансовых рынков и многовариантный ресурсный анализ. При принятии решений применяется метод дерева решений, платежные матрицы. При контроле используются методы мониторинга и контроллинга, экспертная диагностика.
К инструментам управления финансовыми потоками, направленным на внутреннюю среду предприятия относятся финансовое обеспечение, составление смет расходов, анализ финансово-хозяйственной деятельности, страхование от рисков. На внешнюю среду направлены методы мотивации, взаимозачетов, реклама и взаимодействия с общественностью, управление контрактами.
Рис. 12.7. Факторы влияния на выбор методов и инструментов
финансовыми потоками в логистической системе
Аналогичным образом осуществляется выбор инструментов и методов управления ресурсопотоками с учетом других факторов. Так, для управления временем привлечения и вложения ресурсов, применяется финансовое планирование, прогнозирование, сетевое планирование. В случае, если необходимо рассмотреть финансовые потоки в разрезе подразделений предприятия, используется, например, метод центров финансовой ответственности.
Комплексный подход к управлению потоками финансовыми, материальными и информационными ресурсами имеет еще одну особенность: применение инструментов и методов управления должно быть направлено на изменение характеристик как можно большего числа ресурсопотоков. Ряд инструментов позволяет через воздействия на финансовые потоки управлять движением материалов. Это, в частности, методы ценообразования и формирования себестоимости, применяемые при расчете возможной стоимости привлечения ресурсов и определения цены конечного продукта. Их использование позволяет соотнести такие параметры как затраты на создание продукции или услуг, ценность конечного продукта для потребителей, желаемые финансовые результаты деятельности предприятия.
Комплексность таких методов как ценообразование заключается в учете разнородных факторов внешней и внутренней среды, а также в привлечении дополнительного инструментария управления потоками. При установлении цены на продукцию или услуги стоимость продукта для потребителей приводят в соответствие со стоимостью используемых ресурсов. При этом, ориентируются на стратегию деятельности предприятия на рынке, учитывают такие факторы как уровень технологий, платежеспособный спрос, налоговые льготы, структуру и конкурентность рыночной среды. В процессе ценообразования используют разнообразные методы и инструменты управления финансами: оценки затрат, определения конкурентных преимуществ, маркетинговые инструменты, прогнозирование спроса и т.д. Используя разнообразные способы управления финансами, возможно эффективно воздействовать на параметры финансовых и материальных потоков, устанавливать цену на продукцию и услуги, которая будет оптимальной для продавца и справедливой для потребителя.
Управление затратами предприятия также является инструментом воздействия как на финансовые, так и на материальные потоки. Выбор источников ресурсов для реализации производственно-хозяйственной деятельности определяет стоимость организации ресурсопотоков и параметры обеспечивающих финансовых потоков. Объем и время финансовых поступлений можно изменять в ходе ценообразования, поскольку на цену продукции влияет выбор рыночного сегмента и потребителей. При снижении себестоимости, несомненно будут меняться характеристики ресурсопотоков. Так, себестоимость зависит от календарных графиков работ, рациональности распределения ресурсов между отдельными операциями, подразделениями, проектами.
Выбрав инструменты и методы управления, возможно комбинируя их оптимальным образом, управлять потоками через воздействия в узлах. Введем понятие управляющего воздействия – целенаправленного изменения состояния, структуры, характеристик или местоположения узла для решения задач по управлению финансовыми и связанными с ними ресурсопотоками.
Выбор узлов для воздействий осуществляют, исходя из целей управления финансовыми потоками и критериев их достижения. Определяют узлы, параметры которых прямо или косвенно влияют на данные критерии и оказывают на них воздействия. Кроме того, стремятся, по возможности, выбирать узлы, состояние которых прогнозируемо и устойчиво. Это позволяет снизить денежные, трудовые и временные затраты.
Воздействия носят целенаправленных характер – изменяются конкретные параметры узлов или образующих их финансовых и материальных потоков. Если целью управления является изменение объема, времени или стоимости потока, направляемого на финансирование канала распределения – узлы, в которые входят все задействованные в процессе распределения потоки, подлежат воздействию. При выборе также учитывают местоположение узлов в оргструктуре предприятия, хотя оно и не является единственно возможным. В ряде случаев представляется целесообразным изменить организационную структуру или положение в ней узлов, с тем чтобы обеспечить к ним доступ.
Перевод узла из одного состояния в другое, изменение его характеристик и структуры происходит не только благодаря целенаправленному управляющему воздействию, но и под влиянием внутренних и внешних факторов. Результатом запланированных или непредвиденных изменений внешней и внутренней среды может также стать изменение характеристик узла и его структуры, а также создание узла или его ликвидация. В случае, если подобные перемены не соответствуют целям предприятий-участников логистического процесса, данные влияния также компенсируют путем оказания управляющих воздействий для нейтрализации негативных последствий внешних воздействий и незапланированной реакции узла.
Реакция на негативные воздействия должна быть оперативной и эффективной. В ином случае, трансформация окружающей среды и структуры узлов может привести к организации незапланированных потоков и невыполнении существующих планов финансирования. Для того, чтобы этого избежать, на основе информации о внешней и внутренней среды предприятия, данных о ходе логистических процессов на предприятии и вне его определяют основные факторы, влияющие на состояние узла. В дальнейшем, корректирующие воздействия направляют именно на эти факторы. При этом, целью является выполнение планов финансирования, предусмотренных для покрытия логистических затрат, соблюдение требований и ограничений по параметрам финансовых потоков.
Контроль и корректировку управляющих воздействий производят, опираясь на системы информационной поддержки, необходимые для осуществления мониторинга и контроля за состоянием узла. При этом, еще на стадии выбора, предусматривают наличие необходимого инструментария и разработанных механизмов, позволяющих контролировать состояние узла. Зачастую, управление потоками является дорогостоящим и длительным процессом, требующим определенной квалификации, поэтому необходимо соблюдать ограничения по финансовым, информационным и кадровым ресурсам, имеющимся в наличии. Результаты воздействий оценивают, выбрав критерии эффективности. В качестве основного критерия результативности управления выступает соотношение результатов управляющих воздействий и ресурсных затрат на его осуществление. При необходимости, вносятся изменения в процесс управления, выбираются узлы, воздействия на которые позволят более эффективно управлять финансовыми потоками в логистических системах.
Управление узлами должно осуществляться при поддержке новейших управленческих технологий. Особенно актуально это для узлов, требуемое состояние которых достигается при прохождении некоторых промежуточных этапов. В этом случае, необходимо найти оптимальный путь (способ) достижения требуемого состояния узла, с учетом выбранных критериев оптимизации. Данная задача может решаться, например, на основе теории направленных графов. Тогда задача управления узлом сводится к поиску кратчайшего пути на направленном графе – системы, состоящей из множества состояний узла и множества операций над ним. Выбор пути в столь сложной системе могут осуществлять средства автоматизированной обработки информации. Для того, чтобы это было возможно, еще предстоит разработать алгоритмы принятия решений по управлению узлами и алгоритмы их реализации.
Основные этапы процесса реализации управляющих воздействий на узлы пересечения ресурсопотоков в логистических системах представлены на рис. 12.8.
На первом этапе управления, конкретизируют параметры финансовых, материальных и информационных потоков, которые должны быть получены в результате управления. Формулируют задачи управления финансовыми потоками, в рамках общей стратегии предприятия, уточняют количественные и качественные критерии достижения целей. Далее изучают и анализируют ресурсопотоки предприятия, параметры которых влияют на логистические процессы, выявляют взаимосвязи между движением материальных и обеспечивающих их финансовых потоков. В результате, по каждой логистической цепочке, моделируются схемы движения обеспечивающих их финансовых потоков. Подобные схемы дают наглядное представление о местоположении узлов в организационной системе предприятия.
Рис. 12.8. Этапы реализации управляющих воздействий на потоки в узлах.
На следующем этапе, определяют местонахождение узлов во внутренней среде и привязывают их к организационной структуре предприятия, или во внешней среде – к предприятиям-участникам логистических отношений. Затем, определяют структуру и свойства отдельных узлов – число и вид входящих и исходящих ресурсопотоков, подверженность узлов управляющим воздействиям.
Далее, производят предварительный отбор узлов. Основным критерием является наличие в узле финансовых потоков, воздействия на которые могут способствовать достижению целей управления. При выборе узлов, в которые целесообразно направлять управляющие воздействия, принимают во внимание открытость узлов для воздействия, возможный результат и затраты на их оказание. Параметры выбранных узлов во многом определяют требуемый способ управления. Каждому узлу подбирают набор методов и инструментов, использование которых для изменения его состояния наиболее результативно.
В ходе процесса управления, может оказаться, что эффективность логистической деятельности существенно повысится при изменении организационной структуры и схем движения ресурсопотоков предприятия. В этом случае, соотносят потери и приобретения от подобных действий и, при необходимости, производят изменения.
На основе выбранных методов и инструментов воздействия создаются механизмы узлового воздействия. Именно механизмы – подходы, методы, инструменты, процедуры и технологии, упорядоченные по срокам и условиям применения – позволяют осуществлять управление ресурсопотоками предприятия на практике. Для решения специфичных задач необходимо разработать специальные механизмы управления потоками. В то же время, существуют механизмы, которые можно использовать в качестве основы при управлении любым логистическим процессом. Хотя, конечно они требуют адаптации под специфику каждой сферы логистической деятельности, особенности отдельных предприятий и процессов.
В качестве примера приведем алгоритм управления финансовыми потоками в логистической системе (рис. 12.9), позволяющий применять рассмотренные подходы к управлению потоками на практике. Данный алгоритм нужен для выбора участников логистических отношений, составления оптимальных планов финансирования логистических процессов, оперативного управления финансовыми потоками для достижения поставленных задач.
Первым этапом является сбор информации, поскольку эффективное управление финансовыми потоками возможно лишь на основании точной, достоверной и оперативной информации об объектах управления, внешней и внутренней среде. В логистических системах задача может упроститься при наличии центров концентрации информации, органов управления и контроля, информационных корпоративных систем. Помимо этого, привлекаются всевозможные источники информации: различные аналитические обзоры в средствах массовой информации (СМИ), данные независимых экспертов, обязательная отчетность и документация, представляемая предприятиями. Каждый источник оценивается по критериям: стоимость, оперативность, полезность. В результате выбираются оптимальные источники и, при необходимости направляется финансовый поток к источнику – плата за информацию.
Данные о возможных участниках – партнерах, поставщиках, посредниках, и других предприятий в звеньях логистических цепочек позволяют составить представление о ресурсном потенциале каждого предприятия. Под ресурсным потенциалом понимается совокупность имеющихся в наличии ресурсов (финансовых, информационных, материальных, трудовых и т.д.), с учетом их характеристик (объема, стоимости, качества) на настоящий момент, прогнозируемого состояния в будущем, возможности их применения для реализации целей и задач логистической системы. В случае, если собственный ресурсный потенциал предприятий недостаточен для успешного функционирования, изыскиваются дополнительные источники ресурсов.
На следующем этапе определяются узлы пересечения ресурсопотоков, делается их привязка к организационным структурам. На данном этапе становится возможным детализировать характеристики отдельных потоков. Особенно актуальным является уточнение параметров финансовых потоков: объема, стоимости, месторасположения узлов и времени входа и выхода, надежности источников финансирования и связанных с ними рисков.
Выбор участников для взаимодействия в логистической системе осуществляется, как с учетом их персональных потребностей, та и для повышения эффективности системы в целом. Предприятия, за счет обмена ресурсами решают проблемы и удовлетворяют потребности, связанные с осуществлением производственно-хозяйственной деятельности и функционированием в логистической среде. При выборе партнеров, компании сфер транспорта, снабжения, производства и распределения стремятся повысить свою устойчивость, минимизировать риски и повысить прибыльность своей деятельности.
В схемы финансирования в логистические цепочки включаются предприятия, способные обеспечить участников логистических отношений финансовыми и иными ресурсами в нужном объеме, в нужное время и по минимальной цене. В случае если их требования выполняются, связи между предприятиями в звеньях логистических цепочек приобретают устойчивый характер.
Помимо целей отдельных участников логистических отношений, важно учесть влияние разработанных схем и бюджетов на функционирование и устойчивость логистической системы в целом. В случае обнаружения несоответствия, планы и схемы пересматриваются и адаптируются к требованиям и задачам организации товародвижения. В ином случае, реализуется организация движения ресурсов и контроль за их прохождением, осуществляемый отдельными предприятиями или координирующими органами. Задачами данного контроля, помимо достижения целей функционирования логистической системы является соблюдение законодательства и целенаправленное использование средств инвесторов и кредиторов.
Использование ресурсов позволяет участникам логистической деятельности эффективно осуществлять транспортировку, переработку и реализацию продукции и услуг, осуществлять весь цикл движения товаров. Фактические показатели деятельности предприятий сравниваются с плановыми. В случае необходимости производятся необходимые корректирующие воздействия.