Каким должен быть уровень централизации информационного обеспечения?

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности, обработки информации и использования технических средств — централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении в рамках этой службы техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспечения:

возможность сильного контроля за информационным обеспечением, информационной системой и ее обслуживанием;

создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дублирования затрат;

возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

возможность привлечения опытных специалистов;

возможность управления большими и сложными проектами;

хорошие возможности для объединения и стандартизации;

сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки такой концепции очевидны:

информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

информационное обеспечение не сфокусировано на персональном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупатели информации;

возникают большие трудности в планировании информационного обеспечения и использовании информационных ресурсов;

ответственность низшего персонала ограничена, поэтому персонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

возможности пользователя в процессе получения и использования информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше применять, если:

существует необходимость сильного контроля;

ресурсы очень дороги или их использование ограничено;

различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

организация мала;

централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализованное информационное обеспечение дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

Достоинства такой методологии:

данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автономии;

уменьшаются телекоммуникационные затраты;

системы информационного обеспечения меньше и проще, поэтому легче их создавать и поддерживать и ими управлять;

в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно продуманы цели использования ресурсов и технологий;

информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают деловым потребностям;

увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.

Однако и эта методология имеет свои недостатки:

сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок и психологического неприятия пользователями рекомендуемых «сверху» стандартов и готовых программных продуктов;

неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.

Описанные выше достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и информационного обеспечения привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того и другого подхода, т. е. частично децентрализованного подхода — организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров (с локальными системами), и центров обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость информационных локальных продуктов, уменьшать дублирование деятельности и т.д.

Итак, информационное обеспечение управленческой деятельности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий система информационного обеспечения и решает задачи организации технологического процесса, и носит производственный характер.