Выбор типа ключевого поля

Мощь реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, опирается на их способность быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом полем таблицы. Строго говоря, первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает пустых значений и всегда должен иметь уникальный индекс. Общее (ключевое) поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Ключевое поле «Счетчик». Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей.

Определение связей между таблицами

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым программа будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

В большинстве случаев связывают первичный ключ (представленный в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя) второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля. Будет открыто диалоговое окно Изменение связей. Проверьте правильность имен полей, присутствующих в двух столбцах. При необходимости их можно изменить.

Целостность данных – это правила, обеспечивающие поддержание установленных межтабличных связей при вводе или удалении записей. Если наложены условия целостности данных, Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице.

Подтаблицы таблиц и запросов

Таблица, содержащая подтаблицу, имеет столбец, содержащий индикаторы развертывания(«+»).

Принцип вложения подтаблиц. В пределах таблицы можно вложить до восьми уровней подтаблиц. Однако каждая таблица или подтаблица может иметь только одну вложенную подтаблицу.

ЗАПРОСЫ

Запрос – это требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами.

В базе данных Microsoft Access пользователь имеет возможность создавать запросы, которые сохраняются как отдельные объекты и отображаются в окне базы данных.

Упрощенное создание запросов, которые будут выполняться независимо или использоваться как базовые для нескольких форм или отчетов, можно воспользоваться Мастером запросов. Для настройки такого запроса можно в дальнейшем переключиться в режим конструктора.

Типы запросов

Запросы на выборку и их использование. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы в нужном порядке. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запросы с параметрами и их использование. Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, значение, которое требуется вставить в поле. Или программа может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между введенными датами.

Перекрестные запросы и их использование. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы.

Запросы на изменение (запросы на создание таблицы, удаление, обновление, добавление записей) и их использование. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

В частности, Запросы на объединение комбинируют поля (столбцы) из одной или нескольких таблиц или запросов в одно поле в результатах запроса.