Места текущего хранения дел (документов), их краткая характеристика. Основные требования к хранилищам

В общем случае для текущего хранения дел (документов) выделяется приспособленное для этой цели изолированное помещение, как правило, располагаемое в административном здании предприятия — например, в здании управления (дирекции и т. п.). Пригодность помещения для текущего хранения дел (документов) предприятия устанавливается посредством экспертизы.

Такая экспертиза проводится межведомственной комиссией в составе представителей архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и иных профильных учреждений (служб). В ходе экспертизы устанавливается соответствие основных эксплуатационных характеристик помещения — огнестойкость, долговечность, прочность и др. - характеристикам режима текущего хранения дел (документов).

В частности, должна быть исключена возможность затопления указанных помещений. Они должны иметь запасной выход и вентиляцию, обеспечивающую достаточный (2-3 кратный и течение часа) воздухообмен.

Через указанные помещения не должны проходить газовые или водонесущие магистральные трубопроводы. Что касается электропроводки, то она должна быть скрытой, а штепсельные розетки внутри помещения — герметичными. Используемая в указанных помещениях переносная электроаппаратура (настольные лампы и т. п.) должна быть снабжена шнурами и резиновой изоляцией, а рубильники — располагаться вне помещения.

Текущее хранение дел (документов) не допускается в помещениях:

· с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (ветхих, сырых, неотапливаемых и т. п.);

· не отвечающих санитарным требованиям;

· расположенных в зданиях, занятых учреждениями общественного питания, продовольственными складами, складами агрессивных и пожароопасных веществ, подразделениями, применяющими опасные (в т.ч. химические) технологии.

Результаты экспертизы фиксируются в акте, содержащем заключение о пригодности (непригодности) того или иного помещения для текущего хранения дел (документов).

До принятия хранилища в эксплуатацию в нем должны быть обеспечены (и в дальнейшем — поддерживаться) соответствующие световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.

В целях обеспечения пожаробезопасности дел (документов) в процессе эксплуатации хранилищ запрещается применение открытого огня. Использование любых нагревательных приборов в хранилищах также не допускается.

Отметим также, что действие средств пожаротушения, размещенных в хранилищах и непосредственно рядом с ними, должно быть основано на применении нейтральных (безопасных) для дел (документов) веществ. При проведении санитарно-гигиенических мероприятий — в частности, уборок, обработок и т. п. - на дела (документы) не должны попадать вода, антисептические растворы.

7.3. Общие вопросы организации подготовки дел (документов) к передаче дел в архив предприятия

Дела (документы) предприятия подлежат передаче на хранение в архив предприятия после проведения экспертизы их ценности. Уточним, что экспертиза ценности представляет собой комплекс мероприятий по изучению дел (документов) на основании соответствующих критериев с целью отбора на архивное хранение в течение определенных сроков.

ТЕМА3.ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ, ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Время-6 часов

Вопросы для собеседования:

1. Общая характеристика распорядительных документов, стадии подготовки.

Постановления, решения, распоряжения, приказы − определения, назначение, содержание, порядок составления, применения, утверждения.

3. Организационные документы − общая характеристика.

4. Уставы, положения, инструкции − определения, назначение, содержание,

порядок составления, применения, утверждения.

5. Протокол (характеристика, вводная и основная части, полный и краткий

протокол).

6. Информационно-справочные документы − общая характеристика.

7. Справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебные письма,

телеграммы, телефонограммы − определения, назначение, содержание,

порядок составления, применения, утверждения.

8. Виды деловых писем, правила оформления. Унификация делового письма

(опыт США, западных стран, России).

9. Договор, виды договоров.

10. Документация по личному составу − общая характеристика.

11. Личные дела, заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки,

автобиографии, трудовые соглашения (контракты) − определения,

назначение, содержание, порядок составления, применения, утверждения.

Практические задания:

1. Найти ошибки в оформлении приведенного ниже документа, добавить недостающие реквизиты, показать, как правильно они должны оформляться:

Герб

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по...

Председатель − С.И. Смирнов

Секретарь − М.И. Антонова

Присутствовали: 5 человек

Повестка дня:

1. О порядке подготовки к конференции. Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:

Иванова П.И. − текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров Н.И. - я в своем выступлении...

Председатель Подпись Смирнов С.И.

Секретарь Подпись Антонова М.А.

2. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2004 году в ОАО «Родина». В констатирующей части укажете на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

3. Напишите проект приказа директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за разработку бизнес-плана. Премия выдается в размере ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте проект приказа по электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

6. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

7. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 550 тыс. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

8. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному объединению «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

9. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комитета на Красной Пресне.

10. Составьте письмо-извещение Барнаульского ЗАО «Экоплюс» Кемеровскому предприятию «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

11. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» в адрес ООО «Арника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

12. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве 3» о возможности поставки в Алтайский край экологически чистого детского питания.

13. Составьте письмо-просьбу ЗАО «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи с целью установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

14. Составьте письмо администрации Алтайского края в Ассоциацию российско – японской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

15. Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Вектор» с ЗАО «Стройкомплект» на поставку строительных материалов.

16. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фонда оплаты. В заключении необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивших переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

17. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела о необходимости обеспечения отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

18. Составьте докладную записку начальника цеха руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования по причине слабого контроля со стороны главного механика.

19. Составьте договор подряда на выполнение определенного вида работ (произвольно) и акт приема выполненных работ.

20. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «День» о приеме Вас на работу бухгалтером.

21. Составьте приказ об освобождении Вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

22. Напишите заявление о приеме Вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

23. Напишите заявление о предоставлении Вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

24. Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнению.

ТЕМА 4.ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Время-2 часа

Вопросы для собеседования:

1. Язык и стиль служебных документов.

2. Особенности официально-делового стиля.

3. Типичные ошибки в языке и стиле:

а) структурные;

б) синтаксические;

в) морфологические;

г) лексические;

д) стилистические;

е) технические

4. Употребление прописных и строчных букв.

5. Полные и сокращенные названия, оформление дат и чисел в документах.

Практические задания:

1. Исправьте текст: «В связи с неполучением от Вас заявки на топливо на 2 квартал 2005 г. создается необходимость оставления поставки топлива в размерах предыдущего квартала».

2. Исправленный текст (1) представьте в виде документа с двумя логическими элементами, откорректируйте его и определите метод, по которому он составлен.

3. Исправьте текст: «Для установления более лучшего контроля за качеством хлебобулочных изделий прошу Вашего указания об утверждении должности микробиолога с окладом 6500 рублей в месяц».

4. Исправьте текст: «Вызываются необходимостью приведение квартальных планов производства цемента в соответствии с утвержденным годовым планом».

5. Сформулируйте в едином тексте следующее:

а) в вашей группе 32 человека;

б) вы хотели бы посетить АО «Маяк» 05.03.2005;

в) вы просите, чтобы вам разрешили экскурсию.

Детали можно упускать и добавлять. Реквизиты и вид документа укажите самостоятельно

ТЕМА 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

Время-2 часа

Вопросы для собеседования:

1. Организация документооборота в учреждении.

2. Регистрация, индексация, контроль исполнения документов.

3. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

4. Организация делопроизводства в условиях корпоративных систем.

5. Качество, внедрение и экономика делопроизводственных процессов.

6. Архив учреждения.

ТЕМА 6. СИСТЕМЫ И МЕТОДЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Время 2 часа

Вопросы для собеседования:

1. Суть и основные требования к системам хранения документов.

2.Централизованная и децентрализованная системы хранения, их преимущества и недостатки.

3. Методы классификации документов.

4. Поисковые карты.

4. Вертикальная, горизонтальная и другие системы хранения.

5. Временное изъятие дел из хранения, система слежения.

6. Общие правила хранения документов.

ИТОГОВОЕ ЗАДАНИЕ К КУРСУ

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

С помощью предлагаемого теста проверьте свое отношение к работе с документами. Отметьте тот ответ, который полностью отражает Ваше отношение к ситуации.

ТЕСТ

«Четыре типа «бумажных неудачников»

	Совершенно справедливо	Пожалуй, справедливо	Не совсем так	Совершенно не так
Группа 1 Когда у меня полно неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону.
Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю большую часть бумаг сам.
Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится, а вид непрочитанных бумаг меня раздражает.
Группа 2 Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить за себя важный документ.
Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные.
Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной.
Группа 3 Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону.
Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне.
Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражают успешность моей работы и мое положение в нашей организации.
Группа 4 Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах.
Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный доклад.
Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону.

Теперь подсчитайте набранные Вами очки: за каждый ответ «Совершенно справедливо» полагается 3 очка, за «Пожалуй, справедливо» – 2 очка, за «Не совсем так» – 1 очко, за «Совершенно не так» – 0 очков. Суммировать очки надо отдельно по каждой группе вопросов.

Если по первой группе Вы набрали 7 и более очков, то Вы скорее всего «суперисполнитель», а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, недогружая своих подчиненных. Если Вы к тому же набрали немало очков (5 и более) по четвертой группе вопросов, значит, Вам присущи еще и черты «волокитчика». Это означает, что Ваши репутация и карьера под угрозой. Правда, кое-кому из высшего начальства нравится Ваша постоянная занятость, но ярлык «чистого служаки» отнюдь не гарантирует продвижения по службе и уважения коллег и подчиненных.

Если Вы набрали 7 и более очков по второй группе вопросов, то Вы скорее всего «распасовщик». Конечно, делегирование обязанностей – одно из важнейших правил современной науки об управлении. Это может значительно облегчить Вам работу, естественно, если делегировать правильно. Между тем, некоторые руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и контролировать тех, кому они передают те или иные задания. А это нередко ставит под удар их самих, ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель. Конечно, ошибаясь и «ушибаясь», Вы постепенно овладеете искусством делегирования обязанностей, но лучше сократить болезненный путь, проштудировав литературу по вопросам управления.

Если Вы набрали 7 и более очков по третьей группе вопросов, значит, Вам присущи черты «антибюрократа» и Вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Такие привычки могут дорого обойтись, если в Вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому Вам стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.

Наконец, если по четвертой группе Вы набрали 3 очка и менее, то Вы относитесь к бумажной работе слишком истово, забывая, что есть дела более важные, требующие Вашего личного присутствия. Если же Вы набрали по этой группе 7 и более очков, значит, в Вас, наоборот, слишком много от «волокитчика» и Вы обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку различных документов. Выручить Вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое делегирование обязанностей подчиненным.

Ну, а если количество очков, набранное Вами по всем четырем группам вопросов, примерно одинаково и колеблется от 3 до 5, это можно считать свидетельством разумного отношения к бумажной работе и отсутствия у Вас ярко выраженных черт «бумажных неудачников».

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Андреева В.И. Делопроизводство (2 изд., перераб. и доп.). М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.

Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998.

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов (изд. 2-е, испр. и доп.). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998.

Архипов В.А., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распорядительная документация. Вопросы применения: Учебное пособие. М.: Издательство стандартов, 1993.

Верховцев А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М: ИНФРА-М; 2001.

ГОСТ 24.2.05-80. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Требования к содержанию документов по информационному обеспечению.

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.

ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники.

ГОСТ 1.5-85. Государственная система стандартизации. Построение, изложение, оформление и содержание стандартов.

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87. УСД. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.10.1-38. УСД. Основные положения.

ГОСТ 6.38-90. УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Деловая переписка с иностранными фирмами. Практическое пособие. М.: Изд-во «ИМИДЖ», 1991.

Документы и делопроизводство: Справ. пособие/Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов; Сост. М.Т. Лихачев. М: Экономика, 1991.

Делопроизводство в кадровой службе. Библиотека журнала «Трудовое право РФ». 4-е издание, М: ИНФРА-М; 2001.

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). М.: Главархив СССР, 1975.

Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1988.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 3-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 1999.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. 4-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

Колтунова М. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М.: «Дело», 1999.

Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности. Информационные системы. М.: Мастерство, 2001.

Красавин А.С. Делопроизводство в банке. Практическое пособие. М.: ИНФРА-М; 2001.

Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. М.:

ИНФРА-М; 2001.

Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. М.: Экономика, 1985.

Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд. М.: ДОСААФ, 1987.

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

Лихачев М.Т. Организация делопроизводства в научных учреждениях. М.: Экономика, 1986.

Ожегов С.И. Словарь русского языка. М.: Советская энциклопедия, 1973.

Осипов Г.Ф. Работа руководителя с документами. М.: Экономика, 1983.

Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие/ Мн.: Амалфея, 2001.

Письмовник для ведения деловой корреспонденции (на русском и английском языках): Справочник/Загорская А.П., Петроченко Н.П., Петроченко П.Ф. М.: Моск. рабочий, 1992.

Порядок хранения документов на машинных носителях. Методические указания. М.: Изд-во стандартов, 1985.

Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие. М.: Мастерство, 2000.

Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. Изд. 3-е. М.: Высшая школа, 1988.

Рационализация управленческого труда и техника конторской работы/Под ред. Дж. Милварда. М.: Изд-во иностр. лит., 1963.

Ришар К. Секретарь учреждения. М.: Экономика, 1983.

Серова Г.А. Учимся работать с офисными программами. М.: Финансы и статистика, 2001.

Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. М.: «Проспект», 1998.

Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. М.: «Проспект», 2001.

Справочник руководителя, референта, секретаря. Подготовка и оформление документов для органов власти Российской Федерации: Учеб.-практ. пособие/Сост. Д.Ю. Бирюков. М.: Изд-во НЦЭНАС, 2000.

Стенюков М.В. Секретарское дело (практические рекомендации). - М.: «Приор», 1996.

Стенюков М.В. Документы, делопроизводство. М; 2001.

Теннер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру: Пер. с англ. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994.

Феллер М.Д., Плоторан Ю.Л. Составление текстовых производственных документов. М.: Изд-во стандартов, 1990.

Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: Сокр. пер. с англ. 2-е изд. М.: Экономика, 1985.

Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30 – 97. М.: «Дело», 2000.