Создание простого запроса с помощью Мастера запросов

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

в среде системы управления базами данных
MS Office Access

РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ «ЛПУ»

Часть II

Санкт–Петербург

Запросы и отчеты в Microsoft Access

Введение 2

Создание простого запроса с помощью Мастера запросов 3

Изменение запроса с помощью Конструктора 5

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора запросов 9

Создание запроса на выборку с условиями 10

Создание запроса с параметрами 11

Создание вычисляемых полей в запросах 12

Передача результатов запроса в другие приложения 13

Создание отчета с помощью Мастера отчетов 14

Преобразование отчета в формат документов Word и Excel 17

Введение

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных предметной области. Основными инструментами обработки данных являются сортировка, фильтр и запрос.[1] Сортировка – это упорядочение данных по некоторому признаку. Различают два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию. Группировка – разновидность сортировки, позволяет объединить в группы поля с одинаковыми значениями. Например, все пациенты в соответствии с названием отделения разделяются по группам.

Фильтр – это условие, по которому производится поиск и отбор записей. Существует простой фильтр и расширенный, который позволяет задать сложные условия отбора информации, а также сортировку по нескольким параметрам.

Запрос позволяет производить сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных и сохранение результатов для дальнейшего использования.[2] Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

1. Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т.е. объединять таблицы.

2. Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

3. Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

4. Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения

Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Запросы на выборку содержат конкретные значения дат, названий, имен и т.д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. Создание запросов интересно не только тем, что можно в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Можно создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Простейшим примером вычисляемого поля в запросе может быть поле, которое объединяет имя и фамилию человека.

В MS Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office.

Одной из важнейших функций, которые обычно предоставляют СУБД, является возможность создания различных форм представления выходной информации –отчетов. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и распечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, информацию можно сгруппировать по заданным признакам, ввести итоговые поля подсчета записей по группам и по всей базе данных.

Создание простого запроса с помощью Мастера запросов

I. Цель: вывести ФИО пациентов, их диагнозы и лечащих врачей.

1. Открыть базу данных «База-ЛПУ», которую достраивали на предыдущем занятии.
2. На панели меню выбрать вкладку «Создание», группу «Запросы» и нажать кнопку «Мастер запросов» (рисунок 1).

Рисунок 1. Запуск мастера запроса

1. В появившемся окне выбрать Простой запрос.

4. Далее в диалоговом окне «Создание простых запросов» в поле со списком «Таблицы и запросы» выбрать таблицу, которая будет служить источником данных для создаваемого запроса (рисунок 2):

- из таблицы «Пациенты» – Фамилия, Имя, Отчество

- из таблицы «ИБ-Диагнозы» – кодДиагноза, кодТипаДиагноза

- из таблицы «Врачи» – Фамилия, Имя, Отчество

5. Нажать два раза «Далее» и ввести название запрос «Пациенты и их диагнозы» (рисунок 3).

1. Нажать «Готово»

7. Двойным щелчком посмотреть результат запроса «Пациенты и их диагнозы» (рисунок 4).

Рисунок 2. Создание простых запросов

Рисунок 3. Сохранение запроса

Рисунок 4. Результат запроса «Пациенты и их диагнозы»