Описание предметной области. Разрабатываемая база данных состоит из 5 таблиц: "Выдача и возврат"

Разрабатываемая база данных состоит из 5 таблиц: "Выдача и возврат", "Фильм", "Кассета", "Жанр", "Клиент".

Таблица "Выдача и возврат" (см. - Таблица 1) в режиме конструктора состоит из следующих полей:

Таблица 1-"Выдача и возврат"

Имя поля	Тип данных	Размер поля
№ акта выдачи	Счётчик	Длинное целое
Код клиента	Числовой	Длинное целое
Код кассеты	Числовой	Длинное целое
Количество дней	Числовой	Длинное целое
Дата выдачи	Дата/время	Краткий формат даты
Залог	Денежный	Длинное целое
Цена	Денежный	Длинное целое
Возврат	Логический	Длинное целое

Таблица "Фильм" (см. - Таблица 2) в режиме конструктора состоит из следующих полей:

Таблица 2-"Фильм"

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код фильма	Счётчик	Длинное целое
Название	Текстовый
Жанр	Числовой	Длинное целое
Длительность, мин	Числовой	Длинное целое
Режиссёр	Текстовый
Главная роль	Текстовый
Страна	Текстовый
Возрастные ограничения	Текстовый
Год выпуска	Числовой	Длинное целое

Таблица "Кассета" (см. - Таблица 3) в режиме конструктора состоит из следующих полей:

Таблица 3-"Кассета"

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код кассеты	Счётчик	Длинное целое
Код фильма	Числовой	Длинное целое

Таблица "Жанр" (см. - Таблица 4) в режиме конструктора состоит из следующих полей:

Таблица 4-"Жанр"

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код жанра	Числовой	Длинное целое
Жанр	Текстовый

Таблица "Клиент" (см. - Таблица 5) в режиме конструктора состоит из следующих полей:

Таблица 5-"Клиент"

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код клиента	Счётчик	Длинное целое
ФИО	Текстовый
Телефон	Текстовый
Адрес	Текстовый
№ паспорта	Числовой	Длинное целое

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Для этого выберем пункт меню сервис - схема данных. Добавим все созданные таблицы. Для связи двух таблиц перетащим, удерживая левую кнопку мыши, поле из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку создатьи у нас появиться связь между таблицами "один ко многим" (рис.6).

Рисунок 6 - Схема данных

Свяжем таблицы "Кассета" и "Выдача и возврат" по полю "Код кассеты", появится связь между таблицами "один ко многим", так как одна кассета может выдаваться много раз.

Затем свяжем таблицы "Жанр" и "Фильм" по полю "Код жанра", появится связь между таблицами "один ко многим", так как может быть много фильмов одного жанра.

Затем свяжем таблицы "Фильм" и "Кассета" по полю "Код фильма", появится связь между таблицами "один ко многим", так как один фильм может быть на многих кассетах.

Затем свяжем таблицы "Клиент" и "Выдача и возврат" по полю "Код клиента", появится связь между таблицами "один ко многим", так как один клиент может взять много кассет.

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

Чтобы создать запрос перейдем на вкладку Запросы, нажмем кнопку Создание запроса с помощью конструктора.

Создадим запрос "Вычисление количества просроченных дней".

В качестве источника запроса выберем таблицы "Выдача и возврат" и "Клиент" и переместим необходимые поля на рабочее поле (см. - Рисунок 7).

Рисунок 7 - Запрос "Вычисление количества просроченных дней"

Результат выполнения показан на рисунке 8.

Рисунок 8 - Результат выполнения запроса "Вычисление количества просроченных дней"

Создадим запрос "Итоговый: общая сумма клиентов".

В качестве источника запроса выберем таблицы "Выдача и возврат" и "Клиент" и переместим необходимые поля на рабочее поле (см. - Рисунок 9).

Рисунок 9 - Запрос "Итоговый: общая сумма клиентов"

Результат выполнения показан на рисунке 10.

Рисунок 10 - Результат выполнения запроса "Итоговый: общая сумма клиентов"

Создадим запрос "Перекрестный: кол-во фильмов по жанрам в разные годы".

В качестве источника запроса выберем таблицы "Фильм" и "Жанр" и переместим необходимые поля на рабочее поле.

Заполним поля как показано на рисунке 11.

Рисунок 11 - Запрос "Перекрестный: кол-во фильмов по жанрам в разные годы"

Результат выполнения показан на рисунке 12.

Рисунок 12 - Результат выполнения запроса "Перекрестный: кол-во фильмов по жанрам в разные годы"

Создадим запрос "Поиск фильма по названию".

В качестве источника запроса выберем таблицу "Фильм" и переместим необходимые поля на рабочее поле.

Заполним поля как показано на рисунке 13.

Рисунок 13 - Запрос "Поиск фильма по названию"

Результат выполнения показан на рисунке 14.

Рисунок 14 - Результат выполнения запроса "Поиск фильма по названию"

Создадим запрос "Удаление кассеты из базы".

В качестве источника запроса выберем таблицу "Кассета" и переместим поля на рабочее поле.

Затем щелкнем правой кнопкой мыши по свободному месту и выберем пункт Удалениеиз меню Тип запроса.

Заполним поля как показано на рисунке 15.

Рисунок 15 - Запрос "Удаление кассеты из базы"

Создадим запрос "Рейтинг фильмов".

В качестве источника запроса выберем таблицы "Кассета", "Выдача и возврат", "Клиент" и "Фильм" и переместим необходимые поля на рабочее поле.

Заполним поля как показано на рисунке 16.

Рисунок 16 - Запрос "Рейтинг фильмов"

Результат выполнения показан на рисунке 17.

Рисунок 17 - Результат выполнения запроса "Рейтинг фильмов"

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Создадим отчет по запросу "Вычисление количества просроченных дней". Для этого выберем "Создание отчета с помощью мастера", выберем запрос "Вычисление количества просроченных дней". Выберем все поля данного запроса, макет "Табличный", стиль "Деловой". Добавим уровни группировки. В результате будет создан отчет, показанный на рисунке 18.

Рисунок 18 - Отчет по запросу "Получение списка свободных мест"

Аналогичным образом формируются отчеты по остальным запросам.

Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования. Выбор команды Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы “вручную”, создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм. Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных, диаграммами и сводными таблицами в формате Excel.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

Для создания формы с помощью Мастера форм предполагается следующая последовательность действий:

Выберем Формы: Создать. Укажем поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки, расположенные в нижней части экрана, позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее (см. - Рисунок 19).

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления.

Рисунок 19 - Окно мастера форм

Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей.

Таким образом, создадим формы ввода данных "Выдача и возврат", "Жанр", "Клиент", "Фильм" и подчиненную ей форму "Кассета" (см. Рисунок 20-23).

Рисунок 20 - Форма "Фильм"

Рисунок 21 - Форма "Жанр"

база access отчет таблица

Рисунок 22 - Форма "Выдача и возврат"

Рисунок 23 - Форма "Клиент"

Создадим макросы для обеспечения вызова запросов из кнопочного меню. Для этого перейдем на вкладку Запросы,и нажмем кнопку Создать.В открывшемся окне в полеМакрокомандавыберем пунктОткрыть Запрос (см. - Рисунок 24).

Рисунок 24 - Выбор макрокоманды

Ниже в поле Имя запроса выберем нужный запрос (см. - Рисунок 25).

Рисунок 25 - Выбор запроса

Таким образом создадим макросы для каждого запроса.

Представление форм и отчетов, а также выполнение макросов и запросов, легко реализовать посредством удобной кнопочной формы, связывающей различные элементы нашей базы данных с помощью ссылок.

Создание и редактирование кнопочной формы производится в режиме Диспетчера кнопочных форм: меню Сервис - Служебные программы - Диспетчер кнопочных форм.

На запрос (см. - Рисунок 26) отвечаем утвердительно и переходим в режим редактирования (см. - Рисунок 27).

Рисунок 26 - Запрос Диспетчера кнопочных форм

Рисунок 27 - Диспетчер кнопочных форм

Далее командой Создать создаем страницы для запросов, отчетов и форм.

Нажав Изменить определяем состав и назначение кнопок каждой страницы.

Например, для открытия отчета "Должники" выбираем следующие параметры (см. - Рисунок 28).

Рисунок 28 - Изменение элемента кнопочной формы

Автоматический запуск главной кнопочной формы установим в подменю Сервис - Параметры запуска.

Заключение

СУБД МS Ассеss является в настоящее время одной из самых популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:

удобство ввода и редактирования данных таблиц, т.к. программа создает интерфейс по выбору пользователя;

- производит поиск данных в таблицах по определенным критериям;

контролирует ключевые поля;

создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;

дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, т.е. составлять новые отчеты и формы.

База данных состоит из пяти таблиц.

Разработанная база данных существенно облегчит работу сотрудников пункта видеопроката.

В базе данных разработаны и реализованы различные запросы, которые позволят быстро вывести все необходимые сведения, начиная от простой сортировки и заканчивая расчетами.

Отчеты, созданные на основе запросов позволят представить всю информацию в удобном и наглядном виде.

Формы обеспечат легкий и удобный ввод данных.

Кнопочная форма обеспечит удобную и быструю навигацию по базе данных.

Таким образом, поставленная задача успешно решена.

Список использованной литературы

1. ИОСУ. Методические указания к курсовому проектированию.

2. Лекции по информационному обеспечению систем управления.