Делопроизводства и документооборота

Существующие системы автоматизации ДОУ в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления доку­ментами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. В пособии это программное обеспечение мы называем системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

В последние годы в России стремительно растет рынок САДД. Так, за 2004 г. рост продаж этих программных продуктов превысил 100%. На российском рынке представлены отечественные разработчики и их автоматизированные системы, та­кие, как фирма 1 С (1С:Архив), компании (Евфрат-документооборот), Амтел, ГНПП «Гранит-Центр» (Гран-Док), ИнтерТраст, Лаборатория, Ланит, НТЦ ИРМ (0/5:системы автоматизации делопроизводства и документооборота), СофтИнтегро (, Оптима), Электронные офисные системы, ЭОС (Дело), а также крупнейшие западные производители этого программного обеспечения, например, компании ЕМС и др.

Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

• в полном объеме выполнять все задачи ДОУ: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;

• быть построенной на принципах ДОУ, программных и тех­нологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;

• обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

В 2001 г. по решению Европейской комиссии был разработан европейский стандарт к системам автоматизации делопроизводства Mo Reg. Стандарт описывает типовые требования к системе автоматизации делопроизводства, а также требования к управлению электронными документами. Он не содержит отраслевой или национальной специфики и может быть легко адаптирован для применения в любой стране.

Российская «Гильдия управляющих документацией», объединяющая пользователей и разработчиков систем электронного документооборота, начала активное продвижение Mo Reg в России и создает систему добровольной сертификации программных продуктов и решений по электронному документообороту. Подтверждение соответствия требованиям Mo Reg даст программному продукту дополнительные конкурентные преимущества на рынке программного обеспечения по автоматизации ДОУ.

Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» [68]. Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив.

Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) — программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею.

САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).

При первоначальной настройке САДД на структуру предприятия и особенности его документооборота в определенном порядке заполняют внутренние структуры данных системы — так называемые справочники (см. п. 6.3). В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.

Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, — сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Для регистрации пользователей в системе и определении им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник — «Пользователи». В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.

Системный технолог — это особый пользователь, который настраивает систему на структуру и документооборот организации, заполняя и изменяя содержимое справочников системы, а также выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе всех пользователей.

Специалисты информационно-технической службы организации выполняют функции администраторов системы: установку СУБД и САДД на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.

В структурных подразделениях создают электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки предприятия, и «виртуальные» кабинеты должностных лиц. Должностные лица — работники предприятия, являющиеся официальными участниками документооборота — корреспон­дентами и адресатами документов. Должностное лицо — владе­лец кабинета — может самостоятельно работать с документами в системе или от его имени поручить делать это сотруднику, наделенному статусом пользователя.

Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:

• получает данные о документах, направленных ему на обработку;

• выполняет необходимые действия;

• направляет документ для дальнейшей работы.

При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов в организации.

При регистрации документа в САДД (см. п. 6.3) создают электронную регистрационную карточку (РК), с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображениями, фонограммами и другими формами представления документа в компьютере). После регистрации РК документа с прикрепленными файлами пересылают по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией — в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения РК и прикрепленных к ней документов устанавливают в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.

Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов
.

Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над проектами документов. В этом случае используют специальный тип регистрационной карточки, включающий перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа, могут его завизировать, высказать замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверять ЭЦП должностного лица. После подписания документа на основе РК проекта автоматически создается РК исходящего или внутреннего документа.

В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Ее используют для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.

В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций ДОУ:

• единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;

• регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;

• ввод резолюций в РК и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

• пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

• контроль работниками службы ДОУ движения РК и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;

• контроль за своевременным и правильным исполнением документов;

• поиск документов по совокупности реквизитов РК и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;

• создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;

• составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;

• предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;

• хранение РК и электронных образов документов;

• списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;

• протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных дей­ствий.

САДД «Дело» также способна выполнять основные функции архива электронных документов. Но для этой цели предпочтительнее другой продукт из «линейки» программных продуктов — ЭОС — система «Архивное дело», которая:

• принимает из системы «Дело» исполненные документы для формирования и оформления дел, или же может использоваться самостоятельно, регистрируя дела и документы;

• по заданным параметрам проводит экспертизу ценности документов, включая отбор документов на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, а также выделение дел к уничтожению;

• ведет учет архивных дел и документов и формирует основные учетные формы (описи) и формы отчетов, утвержденные нормативными документами Росархива;

• позволяет искать документы в созданном ею электронном архиве организаций.

Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации ДОУ на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы [73]:

• приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;

• приказ о введении электронного документооборота в ДОУ с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;

• положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в элект

ронной форме, и альбом форм электронных документов

(в электронном виде и на бумажном носителе);

• руководство пользователей САДД.

При использовании ЭЦП во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции — определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.

Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами — создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов.