Лекция 6. ТЕХНОЛОГИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т.е. по­следовательности прохождения документа от момента выполне­ния первой записи до сдачи его в архив. Документооборот вы­является на стадии обследования экономического объекта. Лю­бая экономическая задача обрабатывается на основании опреде­ленного количества первичных документов, проходящих раз­личные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях эконо­мического объекта. В его составлении могут участвовать раз­личные исполнители многих подразделений. Этим и объясняет­ся сложность документооборота. Обычно здесь преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень меха­низации и автоматизации при его составлении. Зачастую появ­ляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование рекви­зитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существова­ния различных форм документов, многоэтапность прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в раз­личных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими докумен­тами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документо­оборотом.

Приведем пример электронного документооборота. Про­грамма «1C: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков докумен­тов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения поль­зователями, формализовать жизненные циклы документов, ус­тановить маршрутные схемы прохождения документов; контро­лировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обраба­тывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автомати­чески: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает не­сколько списков документов: «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.

Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, нахо­дящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать. Программой «1C: Электронная почта» мож­но принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же про­граммой осуществляется перенос палки с документами в базу дан­ных.

Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь началь­ника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение доку­мента по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут про­хождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каж­дому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.

Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

При использовании вычислительных сетей происходят значи­тельные изменения и в документообороте. Так, система «клиент — банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволя­ет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнес­мену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь. Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком при помощи специальных средств: пластиковых карточек VISA, Eurocard, Naster Card, пластиковых денег (STB САRD) и др.), обеспечивающих денежное обращение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании. Новейшие платежные системы находят все большее применение и в России.

Для осуществления взаиморасчетов между различными страна­ми в 1975—1976 гг. была создана система международных банков­ских телекоммуникаций SWIFT, объединяющая банки многих стран. Каждый банк берет на себя обязательства установить соот­ветствующее оборудование, факсимильную связь, использовать единую систему классификаций и защиты информации. Мощность установленного оборудования обеспечивает перевод более 1000 до­кументов в сутки. В России в эту систему уже включен ряд банков и число их постоянно увеличивается.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значитель­но повышает эффективность банковских операций.