Вопрос. Задачи и процесс организационного проектирования

Повышение эффективности производственно-сбытовой деятельности предприятий в современных условиях предполагает организационное совершенствование производства, создание и развитие эффективной системы организации производства, труда и управления. Важнейшей составляющей проектирования производственных систем и их реорганизации является разработка соответствующего организационного проекта. Организационное проектирование должно носить обязательный и предупредительный характер, а не просто обеспечивать совершенствование уровня организации от случая к случаю или только после проведения технических и технологических изменений в производственной системе. Организационное развитие производственных систем зависит от своевременности и обоснованности внесения организационных изменений, полноты и последовательности проведения изменений, используемых методов при анализе, разработке и внедрении организационных решений, системы управления организационным проектом.Целью организационного проектирования является придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности и научной обоснованности.

Под организационным проектированием понимается процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Организационное проектирование формирует систему с заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации. Объектами проектирования могут быть организационные структуры, мероприятия в области организации производства, управления персоналом, организации в целом. Как правило, все эти направления проектируются во взаимосвязи как между собой, так и с внешней средой.

Под проектированием вообще понимается прикладная деятельность по созданию моделей определенного объекта или процесса. Вновь создаваемые или усовершенствованные различные объекты и процессы являются продуктом проектирования. В результате проектирования разрабатываются проекты по созданию новой, либо целенаправленному изменению существующей технологической или социально-экономической системы, либо создание или развитие различных видов процессов (технологических, информационных и т.п.).

Проектирование как процесс состоит из функционально связанных этапов по созданию проекта:

• пред-проектные работы;

• техническое проектирование;

• рабочее проектирование

На пред-проектном этапе предполагается проведение прикладных исследований, анализ возможных вариантов решения проектных задач, осуществления подготовки исходных данных, т.е. установление целей, дл дань, объектов и объемов работ, проведения расчетов о наличии необходимых ресурсов на их выполнение, определение состава исполнителей, подготовка технического задания, проведение предварительного оцинюв Ання эффективности проектных реше.

На этапе технического проектирования предусматривается обоснование окончательного комплекса организационных решений, дает полное представление о организационные нововведения, которые предусматриваются в моделируемой или снова проектируемой систем.

На этапе рабочего проектирования осуществляется выпуск полного комплекта рабочей документации; завершает весь комплекс работ по проектированию экспертиза организационных проектов

В наиболее общем виде относительно производственных систем организационный проект включает такие разделы

1 Общесистемный описание объекта проектирования: общая характеристика; производственная и организационная структуры, численность персонала оценки эффективности проектных решений

2 Организационный решение, принадлежащих к подсистеме производства: производственный процесс в пространстве; производственный процесс во времени, распределение труда в основном, вспомогательном и обслуживающих производствах формы орг ганизации труда, организация обслуживания рабочих мест, уровень механизации и автоматизации труда, меры по безопасностии.

3 Организационные решения, относящиеся к управляющей подсистемы в целом: структура, методы управления; технологии управления; коммуникации, численность и состав персонала функциональное разделение труда

4 Организационные решения, относящиеся к отдельным функциям управления: технико-экономическое, оперативно-производственное планирование и управление; линейное управление; материальное обеспечение, маркетинг, учет; об бслуговування.

5 Организационные решения, относящиеся к подготовке производства: технические, экономические, организационные, социальные аспекты на различных этапах создания и освоения новшеств

6 Организационные решения по п 1-5, относящихся к структурных подразделений низшего уровня

Представлены разделы и состав организационного проекта могут быть детализированы по отдельным заданиям и процедурами применительно к конкретным условиям проектирования Например, организационные решения, нале ежат к построению производственного процесса в пространстве и времени, при дальнейшей конкретизации включают проектирование зданий, сооружений, производственных помещений, размещения оборудования, схем построения производственных и информационных потоков При проектировании организационных решений по отдельным функциям управления детализируется описание каждой функциональной подсистемы, разрабатываются положения о подразделениях, их структура и штатное расписание, рекомендации по технологий принятия решений методами обработки информацииії.

Разумеется, приведенный в качестве примера содержание организационного проекта не является обязательным для выполнения Он может быть изменен в зависимости от конкретизации целей проектирования, условий функционирования системы, складнос сти, новизны, отраслевой принадлежности объектов проектирования Но основной принцип подхода остается, и содержание его сводится к тому, что объективная необходимость организационного проектирования существует в на много больших объемах, чем это считается сегодня, и этот вид организационной деятельности должен осуществляться комплексно, системно, охватывая широкий спектр целенаправленных мер, а не разрозненные локальные западеди.

В процессе проектирования структуры организации выделяют три этапа

1 Анализ организационной структуры, действующей Он призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько организационная структура является рациональной с точки зрения в установленных критериев оценкиня.

К критериям оценки обычно относят принципы управления:

• соотношение между централизацией и децентрализацией;

• объем контрольных функций, установленный для каждого уровня управления, анализ и оценка аппарата управления (количество сотрудников, наличие элементов дублирования, распределение полномочий и отвечали льности)

• анализ функций управления (способы и технология принятия управленческих решений, принципы и методы мотивирования работников);

• оценки деятельности (изменение технологии, углубления между-организационной сотрудничества, внедрение инноваций)

В результате анализа выявляются недостатки, выясняются причины очень медленного повышения эффективности управления

2 Проектирование организационных структур Социальная организация - чрезвычайно сложная система, включающая ряд подсистем: производственную (технологическую), экономическую, социальную, информационную, административную О Одни подсистемы поддаются рациональному проектированию, а другие (например, социально-психологическая) вследствие большого количества переменных, которые нельзя описать только рациональными величинами, требуют д иалектичного подхода к качественного и количественного описания их функций и задач Этим объясняется специфика проектирования организационных структур управления ЕЕ суть в количественно-качественном подходе к оценки организационных структур, сочетании формализованных методов с субъективной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных проектеектів.

3 Оценка эффективности организационных структур исходя из уровня реализации задач, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых решений

Совершенствование управления и повышения эффективности деятельности организации зависят от развития методов проектирования организационных структур Это связано со следующими моментами:

• в новых условиях нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений;

• в сферу управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами;

• при создании структуры следует опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

• в процессе проектирования сложного механизма - механизма управления - следует полагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена ??в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной й структуры по четко сформулированным критерием оптимальности Эта проблема имеет многокритериальный характер Поэтому она может быть решена на основе сочетания научных методов анализа, оценки, моделирования я организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решенийнь.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных методов: аналогий, экспертного, структуризации целей и организационного моделирования

Метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях и выработка типовых структур управления в различных видах организаций, определение различных пределов условий и механизма применения Необходимо подчеркнуть, что типичные организационные структуры должны иметь вариативный характер, предусматривающий возможность корректировки, отклонения в случае изменения условий, в которых д ия организациия.

Экспертный метод базируется на изучении рекомендаций и предложений экспертов и опытных управленцев-практиков Цель этого метода - выявить специфические особенности работы аппарата управления, возможны не едоликы в деятельности различных звеньев организационных структур, обоснованные рекомендации по их усовершенствованию На основе опроса экспертов осуществляются диагностический анализ организационных структур организ аций, действующих и их оценки Определяются основные научные принципы формирования организационных структур с учетом конкретных ситуаций и условий деятельностисті.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки, дальнейший анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе ц целей В процессе его применения выполняются следующие этапы: разработка системы целей; экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры, составление таблиц полномочий и ответственности с а достижение цели как каждым подразделением, так и по комплексным полифункциональными видами деятельности, где конкретизируются границы ответственности (материальные ресурсы, производственные, информационные процессы), в изначення конкретных итогов, за достижение которых устанавливается ответственность, полномочий, которыми наделяются соответствующие органы управленияя.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, а на Ализе и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных Выделяют следующие основные типы организационных моделей:

• математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде математических уравнений и неравенств (модели многоступенчатой ??оптимизации);

• графоаналитических модели организационных систем, являются сетевыми, матричными и другими табличными и графическими отображениями распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей ( (матрицы распределения полномочий и ответственности)

• натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях (эксперименты);

• математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур (регрессионные модели зависимости показателей специализации, централи изации, стандартизации управленческих работ по типу организационных задач и других характеристик.

Процесс организационного проектирования должна базироваться на системе методов, которые используются с учетом этапов проектирования и организационной ситуации, складывающейся в процессе проектирования организац ных структур управления организацией решаются следующие задачи:

• определение типа структуры управления;

• уточнение состава и количества подразделений по уровням управления;

• определение численности управленческого персонала;

• определение характера подчиненности между звеньями организации;

• расчет расходов на содержание аппарата управления Выбор метода решения определенной организационной проблемы

зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования

В новых условиях к проектированию организационных структур необходимо широко использовать системный подход Он предусматривает учет внешних и внутренних факторов окружения организации Как показывают дос исследования, эти факторы носят ситуативный характер и делятся на пять групп (рис 61): состояние внешней среды; технологи деятельности в организации; стратегический выбор руководства организации по ее целей, поведение работников; размезмір.

Внешняя среда характеризуется сложностью и динамизмом Сложность внешнего окружения определяется множеством факторов, влияющих на проектирование организации Динамизм внешнего окружения ха арактеризуеться тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организацииії.

Двумерная классификация факторов внешней среды позволяет выявить четыре типа ситуаций, каждая из которых соотносится с тем или иным видом бизнеса (рис 62)

Квадрант 1 Ситуация характеризуется низкой неопределенностью и является благоприятной для руководства организации Внешняя среда не будет делать много сюрпризов, и работники безусловно придерживаться дейст нятих в организации политики и процедур От руководителей не требуется высокого уровня подготовки, длительного обучения, большого опытаіду.

Квадрант 2 Ситуация характеризуется умеренной неопределенностью Она более напряженной для руководства организации Высокая степень сложности внешнего окружения вносит элемент значительного риска в проц процесса принятия решений Руководители в этой ситуации требуют серьезной подготовки и наличия опытвіду.

Квадрант 3 Ситуация характеризуется умеренно высокой неопределенностью Она требует от руководства и самой организации достаточной гибкости Это необходимо в связи с частым изменением характера взаимодействия с ч факторами внешней среды Однако учет и анализ факторов позволяют руководителям справляться с ситуациейцією.

Квадрант 4 ситуации характеризуется высокой неопределенностью Она является наиболее проблемной для управления организацией Эта ситуация требует от руководителей высокого уровня подготовки, аналитических способностей и интуиции По оценкам специалистов, только 20% внешних факторов в бизнесе подвергаются учету и контролю со стороны руководителя, а остальные 80% является неконтролируемымними.

Каждая из рассмотренных выше ситуаций требует своего специфического подхода к проектированию как организации в целом, так и ее частей частности

Рис 62 Основные типы ситуаций при проектировании организации

Под технологией понимаются действия работника, материалы, оборудование, а также способы, которые он использует для преобразования объекта своих действий Проектирование организации связано с технологией работы по а двум направлениям: разделение труда и группировка работ, т.е. создание подразделениив.

Английский исследователь Д Вудворт одна из первых установила зависимость между технологией и организационным проектированием зависимости от типа технологии организационные структуры делятся на несколько типов С увеличением технологической сложности растет численность уровней управления и организационная пирамида, увеличивается интервал контроля высшего звена По технологии средней степени сложности интервал контроля менеджеров низших уровней становится крупнейшим Организации, характеризующиеся наибольшей и наименьшей сложностью технологий, имеют тенденцию к органическим проектов, а организации, вы пользуют технологии средней степени сложности, предпочитают более механистическим проектаектам.

В 1962 г А Чандлер сформулировал принцип, по которому проектирование организации должно соответствовать выбранной стратегии Он сделал вывод о том, что с изменением стратегии перед организацией возникают новые проблемы мы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы Отказ от перепроектирования организации приводит к тому, что она оказывается не в состоянии достичь своих целей Позже, в 1977 г, Дж Гэлбрейт определил элементы современного организационного проектирования, а также влияние стратегии на дизайн организации и влияние дизайна на стратегию организации (рис 63) Выбор выше ке ривництвом определенной стратегии оказывает непосредственное влияние на многие решения относительно проектирования организации Рассмотрим три возможные сферы стратегического выбора Первая относится к той идеологии управления которой придерживается высшее руководство Ценности и принципы, лежащие в ее основе, могут решающим образом повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштабов бы управляемости, количество уровней иерархии, ланковисть организационной системы, централизация и децентрализация Вторая сфера зависит от потребителей, которые будут обслуживаться организацией Если организация имеет индивидуальных и \"организованных\" потребителей, то эта двойственность должна найти отражение в процессе ее проектирования во всех элементактування у всіх елементах.

Третья сфера стратегического выбора - это рынки сбыта и территориальное размещение производства Выход организации с целью размещения производства или продажи продукции за национальные границы требует учета у в процессе проектирования ее организационной системы факторов интернационализации и глобализацииї.

В процессе проектирования необходимо учитывать потребности, интересы, установки, уровень квалификации, мотивации и дисциплинированности работников

Размер организации влияет на организационную структуру, а соответственно и на ее проектирование таким образом: когда организации становятся большими, то они требуют сложных проектов

Рис 63 Взаимосвязь между стратегией и организационным дизайном

По мнению исследовательской группы \"Астерн Групп\", размер организации намного больше влияет на характер организационного проектирования, чем технологии

Итак, ситуативный взгляд на проектирование организации опирается на утверждение, что оптимальный проект для конкретной организации зависит от ряда факторов, которые определяют ситуацию, в которой функционирует организация в каждый момент времени К этим факторам можно отнести: технологии, внешняя среда, масштаб организации, цикл жизни организации и стратегию развития организацииї.