Формуляр - образец протокола
Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Текст краткого протоколатакже состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрированно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Часто возникает необходимость сделать выписку из протокола.
Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;
- дата и номер (те же, что у самого протокола);
- место составления;
- заголовок, текст (из раздела СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ только необходимое);
- подпись (председателя и секретаря, без личной подписи);
- отметка о заверении копии;
- печать (при необходимости).
Акт
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь гриф согласования.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.
В конце текста (под отметкой о приложении) указывают количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются".
Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - АКТ;
- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);
- номер;
- заголовок документа;
- место издания (город);
- текст (пишут через 1,5 интервала);
- приложение (если есть);
- грифы утверждения и согласования (если необходимо);
- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты отделяют друг от друга 1-1,5 интервалами.