Официально-деловая письменная речь
Как уже говорилось, принято различать деловой стиль (только письменная форма) и деловое общение (письменная и устная формы). В деловом стиле различают законодательную, дипломатическую, канцелярскую и обиходно-деловую (заявления, доверенности) разновидности.
Служебные документы* должны обладать следующими обязательными качествами:
- достоверностью и объективностью;
- точностью, исключающей двоякое понимание текста;
- максимальной краткостью, лаконизмом формулировок;
- безупречностью в юридическом отношении;
- стандартностью языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
- нейтральным тоном изложения;
- соответствием нормам официального этикета, что проявляется в выборе устойчивых форм обращения, в построении фразы и всего текста.
Язык служебных документов:
1. включает готовые языковые формулы, клише (напр.: согласно (чему?), в подтверждение (чего?), в соответствии (с чем?), в связи с началом …, в порядке оказания помощи … и др.).
2. может включать
- распространенные предложения с последовательным подчинением однотипных форм (особенно Род. п.), напр.: об увеличении уставного капитала общества.
- предложения с однородными членами
- слова – «показатели» письменной деловой речи, напр.: истец, подлежит изъятию, местожительство, текущий период, нынешний, уведомление, безотлагательно и др.
3. не допускает использование просторечных, диалектных и эмоционально-оценочных слов (напр.: допотопный, зазноба, стульчик и т.п.).
Частные деловые бумаги: автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика, резюме.
Служебное письмо:
- инициативное: письмо-запрос, предложение, приглашение, рекламация, напоминание, рекомендация, гарантийное, благодарственное, сопроводительное письмо;
- ответное: ответ на запрос, письмо-извещение, подтверждение, отказ.
Тематические и функциональные типы деловых бумаг*
| Цель | Тип документа | Языковые модели |
| Информирование | служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение и т.д. | довожу до Вашего сведения …; высылаем запрошенные Вами …; извещаем Вас о том, что …; информируем Вас о том, что …; сообщаем, что …; уведомляем, что …; |
| Побуждение | приказ, распоряжение, указание и т.д. | назначить расследование по факту …; ввести в эксплуатацию …; изыскать дополнительные возможности для …; обязываю всех начальников отделов предприятия …; |
| Придание юридического статуса чему-либо | договор | (наименование сторон) заключили настоящий до-говор о нижеследующем ...; настоящий договор состав-лен в том, что …; организация в лице адми-нистрации обязуется …; |
| доверенность | я, нижеподписавшийся, … доверяю …; … настоящей дове-ренностью уполномочи-ваю …; | |
| справка | дана … в том, что действительно работает …; | |
| Цель | Тип документа | Языковые модели |
| Инициирование, поддержание отношений | гарантийное письмо | гарантируем, что …; фирма гарантирует …; |
| письмо-просьба | просим Вас …; убедительно прошу Вас решить вопрос …; нам хотелось бы привлечь Вас …; сообщите нам, пожа-луйста …; | |
| Выражение предупреждения, требования, отказа | письмо-приглашение и т.д. | примите наше приглаше-ние …; позвольте пригласить Вас …; мы будем весьма признательны за участие в …; |
| письмо-напоминание | напоминаем, что …; вторично ставим Вас в известность …; | |
| письмо-требование (рекламация) | мы предъявляем претензию к (качеству товара) …; мы официально заявляем Вам рекламацию на …; | |
| письмо-ответ (отказ от предложения) и т.д. | Ваше предложение отклонено по следующим причинам …; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …; |
Языковые формулы официальных бумаг.
Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:.
- В подтверждение нашей договоренности …
- В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) …
- В соответствии с письмом заказчика …
- В порядке оказания помощи прошу Вас …
- В ответ на Ваш запрос сообщаем …
- Ссылаясь на Ваш запрос от …
- Согласно постановлению правительства …
- На основании нашего телефонного разговора …
Языковые формулы, выражающие причины создания документа.
- Ввиду задержки получения груза …
- По причине задержки оплаты …
- В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями …
- В связи с нарушением срока поставки …
- Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на …
- Учитывая увеличение спроса на продукцию …
- Ввиду особых обстоятельств …
- В связи с завершением работ по …
- В связи с проведением совместных работ…
Языковые формулы, выражающие цель создания документа.
- В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес …
- В целях увеличения товарооборота …
- В целях упорядочения работы структурных подразделений института …
- В целях расширения спектра образовательной деятельности университета …
- Во исполнение постановления Ученого совета университета …
- Во избежание конфликтных ситуаций …
- Для согласования спорных вопросов…
Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения.
- Прошу рассмотреть возможность …
- Прошу изыскать для нужд организации …
- Обращаемся к Вам с просьбой …
- Прошу Вас направить в мой адрес …
- Убедительно прошу решить вопрос о …
- Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора …
- Приказываю создать комиссию в составе …
Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение.
- Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает …
- Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
- Организация уведомляет Вас о том, что …
- Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что …
- Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о …
- Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с …
Языковые формулы, выражающие предложение.
- По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы …
- В ответ на Ваш запрос на … мы предлагаем Вам …
- Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок …региона
- Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес …
- Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из … на условиях …
- Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам …
Языковые формулы, выражающие отказ от предложения.
- К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку …
- Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как …
- Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия ….
- Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам …
- Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с …
Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ.
- Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности …
- Обязать руководителей всех подразделений института …
- Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на …
- Назначить расследование по факту …
- Изыскать дополнительные возможности для…
- Утвердить Временное положение об Институте современных технологий управления …
- Обеспечить доставку комплектующих не позднее…
Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии.
- Гарантируем, что …
- Безопасность гарантируется …
- Конфиденциальность информации обеспечена …
- Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки …
- Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии) …
Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный …; наиболее важный …; наилучший результат …; оказать помощь …; произвести проверку …; руководство считает возможным …; организация не возражает …; обеспечить выполнение …; создать необходимые условия …; оптимальное решение …; вероятные сроки …; подтвердить получение …; сообщить данные …; подготовить к отправке …; в дополнение к вышеуказанному …; в сложившихся обстоятельствах … и т.д.
Задания
3.2.1 Ниже приводятся образцы деловых писем (без реквизитов) разного типа: извещение, подтверждение, напоминание, просьба, ответ, сопроводительное письмо. Определите тип делового письма, обратите внимание на языковые формулы.
1. На Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту ISO 9001.
2. Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 200 комбайнов марки В-45.
3. С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о работе у нас.
4. В ответ на Ваш запрос сообщаем, что ООО «Кольмекс» осуществляет поставки в Россию концентрата циркониевого порошкообразного (КЦП) производства Вольногорского ГГМК. Поставки осуществляются в г. Ростове н/Д партиями по 10-15 т автомобильным транспортом.
5. Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05ю326 от 15.03.2001.
6. Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24-16 от 16.05.2001 Вы должны завершить разработку проекта до 16.09.2001.
7. Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ранее кондиционеров. Получение просим подтвердить.
3.2.2. Объясните значение слов, называющих различные виды служебных документов. Проверьте себя по толковому словарю.
абонемент, аккредитив, аттестат, анкета, бюллетень, ведомость, декрет, директива, извещение, коммюнике, лицензия, меморандум, облигация, патент, прейскурант, реестр, резолюция, рекламация, сертификат, ультиматум, ходатайство.
3.2.3. Подберите к данным существительным глаголы, с которыми они сочетаются в деловой речи:
приказ, выговор, служебное письмо, счет, оклад, порицание, контроль, акт, благодарность, апелляция.
3.2.4. Отредактируйте предложения с деепричастными оборотами:
- Ссылаясь на нашу договоренность, платеж будет произведен через инкассо.
- Подписывая договора, оплата гарантируется.
- Записываясь на прием в городскую администрацию, гражданам выдаются пропуска.
- Принимая во внимание наше длительное сотрудничество, товар будет поставлен Вам со скидкой 5%.
3.2.5. Употребите следующие аббревиатуры с глаголами прошедшего времени:
ООМ, ОРТ, СНГ, НДС, ФИДЕ, РЭУ, ФСБ, ЕАС, МВФ, ЧИФ.
3.2.6. Найдите случаи нарушения лексической сочетаемости в устойчивых словосочетаниях и исправьте их:
- решить проблему, разрешить вопрос, решить задачу, разрешить ситуацию;
- погашать кредит, погашать задолженность, погашать ссуду;
- внести предложение, внести вопрос, внести резолюцию;
- соблюдать правила, соблюдать бюджет, соблюдать закон.
3.2.7. Выберете из скобок правильный пароним:
- Прошу (оплатить-заплатить) мне расходы по командировке
- Фирма строит печи с (гарантийной - гарантированной) теплоотдачей.
- Совет директоров потребовал (гарантийных - гарантированных) обязательств от клиентов-неплательщиков.
- Вы уже знакомы с качеством услуг, которые мы (представляем – предоставляем).
3.2.8. Определите следующие предложения, устранив лексическую избыточность и изменив порядок слов.
- При обнаружении повышенного уровня радиации в рабочих помещениях приостановить в работы с источником ионизующих излучений с эвакуацией людей и докладом руководству.
- Различного рода вывески и реклама арендаторов должны быть согласованы с руководством рынка.
- В выставке приняли участие крупные фирмы, предприятия города, акционерные общества и частные предприятия.
- Для малоимущих инвалидов и неторгующих организаций предусмотрены скидки.
3.2.9. Прочитайте образец заявления. Напишите заявление ректору Лесотехнической академии с просьбой перевести вас на другой факультет. Обоснуйте вашу просьбу, используя нужные союзы или предлоги: для, в связи с, из-за, в целях, с целью, по причине, вследствие того что, ввиду того что.
| Ректору Саратовского госуниверситета чл.-корр. РАН госуниверситета Д.И.Трубецкову студента 1 курса физического факультета СГУ Иванова А.А. Заявление Прошу предоставить мне отсрочку в сдаче летней экзаменационной сессии до 10 сентября 2001 г. в связи с болезнью. Медицинская справка прилагается. Приложение: на 1 листе в 1 экз. 03. июня 20001 г подпись |
3.2.10. Прочитайте отрывок из романа М. Булгакова «Мастер и Маргарита». Ответьте на следующие вопросы: 1. Что здесь пародируется? 2. Черты какого стиля и жанра довольно точно воспроизводятся? 3. Какие средства языка использует писатель для создания эффекта комического?
- Я очень прошу выдать мне удостоверение, - заговорил, дико озираясь, Николай Иванович, но с большим упорством, - о том, где я провел предыдущую ночь.
- На какой предмет? – сурово спросил кот.
- На предмет представления супруге, - твердо сказал Николай Иванович.
- Удостоверений мы обычно не даем, - ответил кот, насупившись, - но для вас, так и быть, сделаем исключение.
И не успел Николай Иванович опомниться, как голая Гелла уже сидела за машинкой, а кот диктовал ей.
- Сим удостоверяется, что предъявитель сего, Николай Иванович, провел упомянутую ночь на балу у сатаны, будучи привлечен туда в качестве перевозочного средства … поставь, Гелла, скобку, в скобке пиши «боров». Подпись – Бегемот.
- А число? – пискнул Николай Иванович.
- Число не ставим, с числом бумага станет недействительной, - отозвался кот, подмахнув бумагу. Потом добыл откуда-то печать, по всем правилам подышал на неё, оттиснул на бумаге слово «уплочено» и вручил бумагу Николаю Ивановичу.
3.2.11. Прочитайте образец доверенности (один из вариантов написания). Обратите внимание на композиционные особенности и языковые средства, используемые в данном документе.
| Доверенность Я, Иванова Нина Николаевна, студентка 1 курса филологического факультета Санкт-Петербургского госуниверситета, доверяю Петровой Анне Васильевне, проживающей по адресу: …; паспорт: …, выдан …, получить мою стипендию за январь 2000 г. в сумме 200 (двести) рублей. 20 января 2000 г. подпись подпись Ивановой Н.Н. удостоверяю печать инспектор отдела кадров СПбГУ подпись /А.Ф.Дорохов/ 21 января 2000 г. |
3.2.12. Проанализируйте приведенные ниже образцы оформления автобиографии. Напишите автобиографию.
Автобиография – документ, в котором работник (учащийся) даёт краткое описание этапов своей жизни и трудовой деятельности в хронологической последовательности. Автобиография включает:
· название документа;
· текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке);
· подпись;
· дату.
Автобиографию пишут от руки. Форма изложения – повествовательная, от первого лица.
Текст автобиографии должен содержать следующие сведения:
ặ фамилия, имя, отчество автора;
ặ число, месяц, год рождения, место рождения;
ặ сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы);
ặ образование и специальность по образованию;
ặ трудовая деятельность;
ặ награды и поощрения; участие в общественной работе;
ặ семейное положение и состав семьи;
ặ домашний адрес и телефон.
Образцы оформления автобиографии:
| Автобиография Я, Разина Нина Сергеевна, родилась, 4 мая 1978 года в г. Москве, в семье научных работников. Мой отец, Разин Сергей Васильевич, родился 21 апреля 1952 года в г. Загорске Московской области. В настоящее время – преподаватель МГТУ, зав. кафедрой программирования. Моя мать, Разина Ольга Ивановна, родилась 5 июня 1953 года в г. Москве, в настоящее время – ведущий инженер НИИАП. В 1985 году я поступила в среднюю школу № 197 г. Москвы. В 1988 году в связи с переменой места жительства перешла в среднюю школу № 1279 с углубленным изучением английского языка. Получила музыкальное образование по классу скрипки. В 1994 году закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив». В 1995 году поступила в Российский государственный гуманитарный университет на факультет «Управление и делопроизводство». В настоящее время являюсь студенткой 5-ого курса данного университета. Не замужем. Проживаю по адресу: г. Москва, улица Менжинского, д.2, кв. 15., тел.: 02.04.00 Н.С.Разина |
| Автобиография Я, Алексеев Петр Сергеевич, русский, родился 1 января 1971 года в г. Ярославле. В 1978 году поступил в среднюю школу № 5 г. Ярославля. В 1980 году в связи с переездом семьи в г. Ленинград продолжил учебу в школе № 38, которую окончил в 1988 году. В этом же году поступил на работу на кораблестроительный завод. С 1989 по 19991 гг. проходил службу в рядах Вооруженных сил. По окончании срока службы я вернулся на работу на кораблестроительный завод. В 1993 году поступил в Санкт-Петербургский кораблестроительный институт на вечернее отделение и окончил его в 1999 году. В настоящее время работаю на Санкт-Петербургском кораблестроительном заводе в должности инженера. Семейное положение – холост. Мой отец, Алексеев Сергей Георгиевич, 1934 года рождения, русский, по профессии электромонтер, в настоящее время – пенсионер. Моя мать, Алексеева Нина Семеновна, 1938 года рождения, русская, работница текстильной фабрики, в настоящее время – пенсионерка. Проживаю по адресу: … тел.: 01.04.00 П.С.Алексеев |
3.2.13. При трудоустройстве в коммерческую фирму от соискателя требуют резюме. Ознакомьтесь с правилами составления резюме
Сопоставьте жанры резюме и автобиографии. Напишите резюме.
Резюме – документ, содержащий краткие биографические сведения, стандартный по форме и разнообразный по содержанию. Представленная в нём информация должна соответствовать реальному положению дел. Все сведения подтверждаются документально. Текст резюме может быть кратким или развернутым, но он обязательно должен содержать следующие сведения:
ặ персональные данные: ФИО, адрес, телефон, возраст, семейное положение, возраст детей (если они есть);
ặ профессиональный интерес: Указывается, на какую работу или должность хочет устроиться претендент или сфера интересов в той или иной деятельности;
ặ профессиональный опыт: Один из самых главных пунктов в резюме. Профессиональный опыт трактуется гораздо шире и конкретнее простого названия должности, здесь указываются умения и навыки, которые имеет претендент;
ặ трудовая деятельность: В обратном хронологическом порядке отражаются следующие факты: год, место работы, должность;
ặ образование: Перечисление в обратной хронологической последовательности учебных заведений, начиная с последнего места учебы. Необходимо отметить и дополнительное образование, если составитель закончил какие-либо курсы, семинары, прошел стажировку;
ặ дополнительная информация: Могут быть указаны умения и навыки, не реализованные в основной профессиональной деятельности, владение иностранными языками, вождение автомобиля и т.д. и т.п.;
ặ психологическая характеристика;
ặ рекомендации (с фамилиями и телефонами).
Готовый текст резюме желательно напечатать или набрать на компьютере в объеме одной – максимум двух страниц.
Образец 1.
| Резюме Орлов Игорь Сергеевич | |
Дата Адрес: Телефон: Возраст: Семейное положение: Профессиональный интерес: Профессиональный опыт: Трудовая деятельность: Образование: Дополнительная информация: Психологическая характеристика:  Рекомендации: | 00.00.00 127321, Москва, Руставели, 34 957-01-09 40 лет (1960 г.р.) женат, имею сына 15-ти лет работа в качестве ведущего специалиста по созданию компьютерной и видеорекламы; организация работы по реализации новых идей в области компьютерной графики и монтажа. программист – разработчик целевых программ; изготовление компьютерной и видеорекламы; управление разработками программ. 1993-1995 гг. – предприятие «Элит», поставщик вычислительной техники, специалист по компьютерной и видеорекламе; 1994г. – школа «Суперреферентов», преподаватель инфотехнологии; 1982-1993 гг. – фирма «Каскад» - программист, разработчик прикладных программ целевого назначения. 1994 г. – прошел профессиональную подготовку по курсу «Компьютерный дизайн», имею сертификат Международного Союза ОРТ; 1992 г. – повышение квалификации в фирме «Делеком» по курсу «Язык программирования Turbo C»; 1982 г. – закончил факультет АСУ Московского экономико-статистического института по специальности инженер-систематехник. Свободно владею английским языком; 1993 г. – опубликовал учебное пособие «Практикум по программированию на языке Турбо-Паскаль», изд. МГУ. ответственен, дисциплинирован, коммуникабелен, обладаю организаторскими способностями. рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены Орлов И.С. |
| Резюме Михайлова Анна Петровна род. в г. Ленинграде 30 августа 1978 г. Домашний адрес Адрес университета Домашний телефон Рабочий телефон/факс E-mail address Позиция: гид-переводчик в летнее время Сведения об образовании и имеющемся опыте работы: РГУ, 3-й курс, факультет иностранных языков, студентка заочного отделения – сент. 1998 г. – настоящее время. Курсы иностранных языков при МИДе РФ 1997-1995 гг. Работала в качестве переводчика с группой американских туристов – июнь-август 1997 г. (вне штата в «Интуристе»). Дополнительные сведения: Переводчик на международной конференции «Безопасность в больших городах» (г. Санкт-Петербург, май 1998 г.). Прочие сведения: Пользователь ПЭВМ (свободно владею программами Word 8.0, Excel). Имею водительские права на управление транспортом категории А и В. Интересы, склонности: Увлекаюсь живописью, театром. Иная вспомогательная информация: Общительна, открыта, коммуникабельна. К порученному делу отношусь ответственно. Сведения о рекомендациях: Рекомендации имеются и при необходимости могут быть предоставлены. «29» марта 1999 г. _____________ Михайлова А.П. сигнатура |
3.2.14. Какую деловую бумагу можно составить на основе имеющихся в художественном тексте данных? Составьте её.
Чичиков выпустил из рук бумажки Собакевича, который, приблизившись к столу и накрывши их пальцами левой руки, другою написал на лоскутке бумаги, что задаток в двадцать пять рублей государственными ассигнациями за проданные души получил сполна. Написавши записку, он пересмотрел еще раз ассигнации.
3.2.15. Попробуйте на основе разговорных сообщений составить:
ặ личное письмо
ặ отчет о происшедшем
ặ объявление
Как-то пришла … как раз мороз был // м-м, наверное, во втором я училась / а жила я тогда далеко-с от школы … оказалось, что в этот день занятий-то и нет // Отменили из-за мороза / а радио в те времена фактически не было / поэтому об этом и не знала // до школы-то дошла / а дверь открыть не сумела // Решила, что она вообще заперта // потому что двери были очень тяжелые // у меня просто сил не хватило открыть // И я совершенно замерзшая побрела домой.
Контрольное задание
4.1. Тест. Выберите правильный вариант и поставьте в квадрате матрицы, соответствующем номеру правильного ответа, знак ü
Например: 1. А. ¨
Б. þ