Стадии процесса организации исполнения решений и их характеристика

Процессы подготовки и принятия управленческих решений и организации их исполнения различаются по технологии, в том числе по стадиям реализации.[4]

Наиболее отчетливо это просматривается при выполнении определенной практической задачи. В данном случае возьмем в качестве примера такую задачу, как организация взаимодействия в ОВД.

Для исполнения принятого управленческого решения по организации совместной деятельности необходимо, прежде всего, образовать систему соответствующих органов. Следу­ет предварительно определить объекты и субъекты органи­зации взаимодействия, которые выступают в качестве элементов системы. На данном этапе уточняются, учитываются происшедшие изменения, как в системе ОВД, так и во внешней среде.

Создание системы взаимодействующих органов предпола­гает решение таких вопросов, как:

- установление связей между участниками совместной деятельности (объектами и субъектами);

- наделение элементов системы компетенцией, необходи­мой для успешного функционирования (полномочия, свя­занные с решением основных задач, остаются неизменными, так как службы и подразделения, совместно выполняющие общие для них задачи, реализуют свои повседневные фун­кции);

- принятие мер на случай нарушения связей.

Наличие связей - обязательное условие, координации взаимодействующих элементов системы ОВД. Их установление позволяет обмениваться информацией, определять продолжительность, пути и способы решения задач, передавать необходимые указания субъектов объек­там, получать от последних соответствующие сведения о ходе совместной деятельности. Важно установить оптимальное число связей. Их количество обусловливается различными факторами, среди которых можно отмстить такие, как число объектов; объем необходимой информации, ее источники и каналы поступления; перечень органов, заинтересованных в ее получении.

На число устанавливаемых в системе связей оказывает влияние и такое обстоятельство, как количество субъектов организации данного вида деятельности. Ранее рассмат­ривалось функционирование лишь таких субъектов, которые принимают непосредственное участие в координации дея­тельности соответствующих подразделений. На практике их количество, как правило, больше, что определяется в основном объемом выполняемой работы и значением решаемой задачи.

Однако сложность осуществления этой задачи, а также ее социально-политичес­кая значимость приводят к тому, что в данном виде управленческой деятельности наряду с непосредственным субъек­том участие принимают и вышестоящие руководители, ко­торые контролируют и регулируют ее реализацию. Зачастую такими субъектами являются несколько руководителей раз­личных управленческих уровней.

По мере выявления круга субъектов между ними и взаимодействующими органами устанавливаются необходимые связи, характер которых должен зависеть от их роли и степени участия, в организации взаимодействия.

Неправильна практика, когда между субъектами и объектами существуют только прямые связи, позволяющие всем, в том числе и вышестоящим, субъектам вмешиваться в деятельность подразделений, совместно решающих общие задачи. Это приводит к дублированию, нарушению принципа единоначалия и личной ответственности за порученный участок работы, подрыву авторитета непосредственного руководителя, вызывает у него и участников взаимодействия чувство неуверенности. В результате снижается эффектив­ность функционирования системы.

Вмешательство вышестоящих руководителей в деятель­ность субъектов организации взаимодействия может иметь место только в исключительных случаях, оправданных не­обходимостью оперативного решения определенных задач (например, неправильными действиями нижестоящего субъек­та и т. д.). Обычно прямые связи должны устанавливаться между объектами и непосредственным субъектом организации взаимодействия.

Участие вышестоящих руководителей в управлении системой взаимодействующих органов может осуществляться, как правило, лишь через непосредственного субъекта, который в большей степени знаком с оперативной обстановкой на данном административном участке, лучше знает своих сотрудников, особенности решения поставленной задачи.

На количество и характер связей влияет и такой фактор, как объем и содержание циркулирующей информации, источ­ники и каналы ее получения[5].

После создания системы взаимодействия органов, ее составляющих, доводится содержание ранее принятого уп­равленческого решения по организации взаимодействия меж­ду конкретными службами и подразделениями (на практике эти мероприятия иногда осуществляются одновременно).

Такая деятельность выступает в качестве самостоятельной стадии процесса организации взаимодействия в ОВД и предполагает решение следующих вопросов[6]:

- определение способов передачи информации (телефон, телеграф, радио, почта и т. д.);

- изучение надежности их функционирования, а также скорости передачи сообщений;

- установление времени передачи и содержания принятого решения;

- выявление необходимости в подтверждении получения взаимодействующими элементами ОВД управленческого решения.

Принятое управленческое решение обычно направляется в адрес лица, возглавляющего систему взаимодействующих органов. После его получения субъект управления уясняет его содержание. После этого он принимает необходимые меры по доведению управленческого решения до взаимодействующих служб и подразделений, его разъяснению и детализации, степень которых зависит от сложности основной задачи, квалификации объектов организации взаимодействия, их прошлого опыта в решении аналогичных задач.

Разъяснение, детализация содержания управленческого решения могут осуществляться путем проведения инструк­тажа, издания специального документа, методического ука­зания, а также в ходе совместных учений, штабных тренировок и т. д.

На этой стадии освещаются вопросы[7]:

- содержание основной задачи;

- общий план действий по ее решению;

- сведения о взаимодействующих органах;

- задачи, осуществляемые конкретными службами и под­разделениями;

- временные характеристики выполнения данных задач;

- этапы решения основной задачи, на которых службы и подразделения выполняют детализированные задачи авто­номно или совместно;

- согласование по месту, времени, территории;

- оценка оперативной обстановки и информации о фак­торах, способствующих или препятствующих ее выполнеию;

- возможные изменения обстановки и способы действий в новых условиях;

- время готовности, начала, окончания и продолжитель­ности совместных действий, возможные перерывы;

- способы и средства поддержания связи между участ­никами взаимодействия;

- порядок информирования руководителей и взаимодей­ствующих органов и содержание сообщаемых сведений;

- материально-техническое и иное обеспечение взаимо­действия;

- контроль за функционированием взаимодействующих элементов системы органов внутренних дел.

После реализации перечисленных стадий процесса орга­низации взаимодействия и решения вышеназванных вопросов службы и подразделения ОВД приступают к выполнению общей для них задачи.

В этот период субъекту координации взаимодействующих органов необходимо организовать конт­роль за их функционированием.

Как известно, контроль фактически представляет собой деятельность субъекта уп­равления по сбору и анализу осведомительной информации за претворением в жизнь принятого управленческого реше­ния.

Поэтому он предполагает в первую очередь установ­ление обратных связей, без наличия которых невозможно получение информации подобного рода.

Эта стадия связана с изучением таких вопросов, как:

- определение объектов взаимодействия, от которых не­обходимо получение осведомительной информации (этот вопрос в принципе решается на предыдущих стадиях);

- установление обратных связей между взаимодейству­ющими службами и подразделениями и субъектом организа­ции взаимодействия;

- определение каналов движения обратной информации и их надежности;

- принятие мер, необходимых для восстановления утрачен­ных связей.

Следующей стадией процесса организации взаимодейст­вия является получение осведомительной информации. Она предполагает рассмотрение[8]:

- круга проблем, которые должна освещать осведомитель­ная информация (в соответствии с ним определяются ее вид, содержание и объем);

- очередности и сроков посылки информации элементами системы;

- ответственности на случай непредоставления осведоми­тельной информации и нарушений требований к ней (полно­ты, достоверности, своевременности и т. д.).

Получив осведомительную информацию, субъект управ­ления данной системой взаимодействующих органов оцени­вает ее. Начинается следующая стадия процесса организации взаимодействия, содержание которой включает решение та­ких вопросов, как:

- насколько соответствует деятельность взаимодействующих органов содержанию принятого управленческого решения по организации взаимодействия;

- правильно ли принято управленческое решение по ор­ганизации взаимодействия;

- способствует ли оно осуществлению основной задачи;

- какие изменения произошли в оперативной обстановке и что надо предпринять для более успешного решения сто­ящих перед системой задач;

- какие взаимодействующие органы функционируют ус­пешно, а какие не справляются со своими обязанностями;

- можно ли повысить эффективность деятельности послед­них;

- какую дополнительную информацию следует собрать для более полного освещения процесса организации взаимо­действия по решению конкретной задачи.

На основании полученной информации субъект органи­зации взаимодействия в ОВД принимает новые управленче­ские решения, способствующие более эффективному функ­ционированию взаимодействующих служб и подразделений[9].