Традиционное (текстовое) документирование

Понятие о документах, способы документирования, функции документов

В документоведческой науке ключевым понятием является «документ» - основной объект ее изучения. Сам термин «документ» (dokumentum) латинского происхождения, производный от слова «dokere» - учить, извещать.

На разных этапах истории и в разных странах этому термину приписывалось разное содержание. В Древнем Риме словом документ первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до XIX века.

В России он был введен Петром I именно как письменное свидетельство. Правда сам этот термин долгое время почти не употреблялся. В вместо него в российской делопроизводственной практике использовались другие термины: акт, дело, бумага.

Постепенное накопление знаний о документе привело в XIX веке к выделению помимо правового и управленческого аспекта.

К середине ХХ века в отечественном документоведении получил определенность еще один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации.

За рубежом к середине ХХ века было предложено гораздо более широкое толкование понятия «документ». Так, бельгийский ученый Поль Отле, рассматривал документ в широком социально-культурологическом контексте (документ – все, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования). Следует отметить, что такое понимание документа нашло отклик и в России. Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.

В первой половине ХХ столетия было существенно пересмотрено содержание понятия информация. До этого времени оно увязывалось, прежде всего, с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. Во второй половине ХХ века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности информации и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и углублению его понятия. Именно в этот период дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «информация» и «документ». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Таким образом, ученые выделили главное, существенное в документе – его информационную сущность.

Вместе с тем определение понятия документ в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде. Для общественных наук в определении понятия документ характерно выделение каких-то отдельных его сторон (в истории – исторический аспект, в юриспруденции – правовое назначение, в менеджменте – управленческий аспект).

В связи с этим перед документоведением, изучающим в историческом развитии все типы, виды, разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятию документ.

Примеры

ГОСТ 16487-70 – документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека

ГОСТ 16487-83 – документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

ГОСТ Р 51141-98 – документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Закон РФ «Об обязательном экземпляре документа» - документ – это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования

Традиционное (текстовое) документирование

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

пиктографическое;

идеографическое (логографическое);

слоговое (силлабическое);

буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

Пиктографическое письмо (от латинского "pictus" - писанный красками, рисованный и греческого "grapho" - пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тысячелетию до нашей эры. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей - племён, союзов племён - создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее - военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и другое. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки - до конца 19 века).

Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и так далее.

Однако пиктографическому письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и тому подобное).

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы – слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное - идеографическое письмо (от греческого "idea" - понятие и "grapho" - пишу).

В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, то есть звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тысяч лет до нашей эры. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические (y, №, %), музыкальные знаки (♪, ♫), денежные символы ($), знак параграфа (§) и другие.

Однако идеографическое письмо является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования. В частности, в Китае даже самые распространённые иероглифы содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более.

Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греческого "sullabe" - слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились в 2-1 тысячелетии до нашей эры. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Из слогового письма во 2 тысячелетии до нашей эры возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук - фонему (от греческого "phonema" - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).

Родоначальником всех видов алфавитного письма, как полагают учёные, стало древнесемитское (финикийское) консонантное письмо. Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания форму. Будучи активными мореплавателями и торговцами, они быстро распространили, начиная с 9 века до нашей эры, свой алфавит среди многих народов Средиземноморья. От финикийцев алфавит заимствовали греки. Греческий классический алфавит, возникший к 403 году до нашей эры, содержал 17 согласных и 7 гласных букв. На основе греческого алфавита возникло латинское письмо, послужившее, в свою очередь, базой для большинства западных алфавитов. В настоящее время построенным на латинской основе письмом пользуется около трети населения планеты. В скорописной (курсивной) форме финикийский алфавит получил широкое распространение в странах Ближнего и Среднего Востока, положив начало всем восточным алфавитам.

Греческий алфавит лёг в основу славянской азбуки. Её создание во второй половине 9 века связано с именами известных просветителей Кирилла и Мефодия. Древнеславянское письмо имело две графических разновидности - кириллицу и глаголицу. Кириллица, вытеснив глаголицу, просуществовала без сколь-нибудь серьёзных изменений до начала 18 века. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита, остальные же были специально созданы для передачи звуков славянской речи.

Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием государственных орфографических реформ - прежде всего Петровской (1707-1710 годов) и советской (1917-1918 годов). В результате из алфавита был изъят ряд букв: омега, пси, Ё (и), фита и другие. Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы. Построенным на кирилловской основе письмом в настоящее время пользуются народы, говорящие примерно на шести десятках языков и составляющие до 10 % населения земного шара.

Таким образом, развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым и буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определённую роль в этом процессе сыграли также материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи для письма. Начертательное письмо и в наши дни остаётся важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках. Наиболее древними средствами документирования являются ручные пишущие средства. Их появление было связано с возникновением письменности. К числу этих средств относились: стило (стиль), представлявшее собой узкую палочку из кости, меди, серебра. Другое древнее средство документирования, которым писали на папирусе, пергаменте, называлось калам. Это - заострённая палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, которую погружали в чернила. Каламы использовались до 7-6 веков до нашей эры.

На смену каламам пришли гусиные, утиные, вороновые, стальные перья. В 1809 году была запатентована перьевая ручка. Дальнейшее усовершенствование авторучки связано с именами американцев Д. Паркера и У. Шиффера. В 1938 году изобретена шариковая ручка. Со второй половины 16 века в качестве орудия для письма, рисования, черчения стал использоваться только что открытый минерал - графит. Его научились вставлять в деревянную оправу, получив таким образом всем известный карандаш. Простые орудия письма, пройдя вместе с ним длительный путь исторического развития, по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, доступностью, исключительным разнообразием. Практически все, кому приходится работать с документами, пользуются ручными пишущими средствами. Однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Человек давно уже пытался механизировать весьма трудоёмкий процесс письма, то есть текстового документирования. Первый патент на пишущую машину был выдан в Англии в 1714 году на имя Генри Милля. В начале 20 века в разных странах появилось множество разнообразных конструкций пишущих машин, в том числе и первая электрическая пишущая машина, созданная в 1902 году в США. Правда, вследствие своей сложности и дороговизны, она не нашла применения. Лишь в начале 1920-х годов в Германии была выпущена электрическая пишущая машина "Мерседес", ставшая прототипом подобного рода машин, появившихся позднее.

Во второй половине 20 столетия в мире выпускалось огромное количество самых разнообразных пишущих машин, различавшихся по конструкции шрифтоносителей (рычажные, шаровые, дисковые и так далее), по назначению (переносные портативные, канцелярские, специализированные, в частности, с шрифтом для слепых), по конструкции каретки. Японской фирме "Кэнон" удалось создать электрическую машинку весом всего лишь в 300 граммов.

Пишущие машинки до сих пор остаются в известной мере востребованными в процессе документационного обеспечения управления, в частности, для заполнения бланков, написания адресов на конвертах и так далее.

Стенография

Одновременно с появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, поскольку скорость произнесения слов примерно в 5-6 раз быстрее их письменного изображения. Обычным письмом можно записать 15-20 слов в минуту, тогда как живая речь может произноситься со скоростью около 100 слов в минуту и выше. Не случайно ещё в древности стали предприниматься небезуспешные попытки приблизить скорость письма к устной речи. Так возникла стенография (от греческого "stenуs" - узкий, тесный и "grapho" - пишу). В Древней Греции она была известна уже в 350 году до нашей эры. Однако первое известное в истории применение стенографии относится к 63 году до нашей эры, когда скоростным письмом была произведена запись речи римского сенатора Катона. Изобретателем латинского стенографического письма стал Тирон - раб знаменитого римского оратора Цицерона, исполнявший обязанности его литературного секретаря. В честь изобретателя латинская стенография получила название "тироновых нот".

На первых порах стенография была словной, то есть каждому слову соответствовал свой знак, который нужно было запомнить. Первоначально число таких знаков составляло около 5 тысяч, а в дальнейшем достигло 13 тысяч, что весьма затрудняло практическое использование стенографии.

Выход был найден в изобретении в начале 17 века буквенной системы, автором которой стал англичанин Уиллис. Именно буквенная система стенографии получила впоследствии достаточно широкое распространение во многих странах мира. На протяжении нескольких столетий было создано множество разновидностей этой системы, которые в конечном счёте сводятся к двум основным - геометрической и курсивной. В основу первой положены прямая линия, точка, круг и его части, а в основу второй - овал и части букв обыкновенного быстрого письма.

В буквенной системе стенографии каждой букве соответствует свой стенографический знак. Вместе с тем широко используются приёмы идеографического, слогового, словного и даже фразового письма. В последнем случае стенографический знак выражает часть фразы или даже целую фразу. Стенография, таким образом, по-своему отражает все основные этапы развития письма.

В России скоростное письмо было известно также достаточно давно: в Новгороде и Пскове - в 15-16 веках, в Москве - в 16 веке при первых Романовых. Однако первая оригинальная алфавитная система стенографии, построенная с учётом особенностей русского языка, появилась лишь в 1858 году (система Иванина). Вскоре была сделана и первая публичная стенографическая запись в России - на диспуте 19 марта 1860 года между академиком М.П. Погодиным и профессором Н.И. Костомаровым на тему происхождения Руси. Во второй половине 19 века стенография стала использоваться студентами, некоторыми писателями, журналистами, учёными. В частности, стенографическим способом были записаны романы Ф.М. Достоевского "Игрок", В. Крестовского "Петербургские трущобы", часть "Основ химии" Д.И. Менделеева и другие. Определённый прогресс в развитии стенографии в начале 20 века был связан с появлением и работой в России Государственной Думы. Для записи её заседаний было создано специальное стенографическое бюро, состоявшее из нескольких десятков человек.

С приходом к власти большевиков внимание к стенографии существенно усилилось, прежде всего со стороны государства. В 1925 году была проведена Всесоюзная конференция стенографов, в 1920-е годы в СССР издавался журнал "Вопросы стенографии", тогда же были созданы Высшие государственные курсы стенографии. Впоследствии стенография преподавалась в ряде советских школ и ВУЗов. В стране работали десятки тысяч стенографов.

За полторы сотни лет активного использования стенографии в России было издано множество книг, учебников по этой прикладной дисциплине. На материале русского языка было создано свыше ста различных вариантов стенографических систем. Все они в конечном счёте являлись разновидностями уже упоминавшихся двух основных систем, сложившихся во второй половине 19 века - геометрической и курсивной. В 1933 году ВЦИК своим постановлением ввёл в РСФСР Государственную единую систему стенографии (ГЕСС), в основу которой была положена курсивная система Н.Н. Соколова.

Изучение стенографии весьма трудоёмко, требует постоянной практики, а работа стенографа является очень напряжённой. К тому же расшифровка текста, записанного условными символами, занимает много времени. К этому следует добавить, что стенографическая запись не в состоянии передать в точности произнесённый текст. Попытки перехода в середине 20 столетия к машинной стенографии не дали желаемых результатов. В настоящее время с развитием автоматизированных средств документирования стенография оказалась практически вытесненной из процесса создания служебных документов, хотя в ограниченных масштабах продолжает ещё кое-где использоваться.