Бланки документов и требования к ним

БЛАНК ДОКУМЕНТА -лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Также бланком документаназывают:

§ лист бумаги стандартного формата или электронный шаблон, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;

§ стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1. Бланки документов нужно изготавливать типографским способом или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники.

2. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, с тиснением и другими элементами, затрудняющими подделку.

3. Бумага должна быть достаточно плотной, прочной и малодеформирующейся, по цвету – белой.

4. Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм)

Требования к бланкам документов/выписка из ГОСТа/.

1.Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

5.При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Требования к составлению и оформлению документов предприятия. Формуляр-образец:

составление и расположение реквизитов

Управление предприятием можно представить в виде процессов, связанных с получением, обработкой информации, принятия на ее основе решений и доведения их до исполнителей. Для осуществления эффективного управления необходимо располагать полной, достоверной, оперативной информацией. Она должна быть доступной для понимания исполнителей и руководителей, для обработки и использования. Большая часть информации по вопросам управления предприятием фиксируется в документах.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В процессе управленческой деятельности документы выступают и как предмет труда, и как результат труда. Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом доказательства, средством общения, закрепления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, между персоналом и администрацией предприятия и т. д.

Различают несколько групп деловых документов: организационно-распорядительные, информационно-справочные, документация по личному составу и другие.

В делопроизводстве существуют единые требования, правила оформления документов, которые закреплены государственными нормативными актами, системой государственного стандарта (ГОСТ). Однородные документы сгруппированы определенным образом и образуют унифицированные формы. Например классификация конкретных форм организационно-распорядительных документов и их коды установлены Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Любой документ состоит из совокупности составляющих его элементов, называемых реквизитами.

Реквизит - это обязательный элемент, присущий определенному виду документа. Их насчитывается 29.

В основе унификации документов лежит построение графической модели образцов документов, называемой «формуляр-образец».

Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации (ГОСТ 16Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Согласно государственной системе стандартов на документы, различают два вида бланков:

- общий бланк (приложение 1);

- бланк для письма (приложение 2).

Установлены форматы бланков: А4 (210 ? 297) и А5 (148 ? 210).

Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Основным набором реквизитов бланка являются:

- герб,

- эмблема,

- наименование организации,

- дата,

- индекс,

- место составления.

Служебные письма.

Служебное письмо –это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата (письма юридическим и физическим лицам, письма граждан), с отношениями в иерархии управления (письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций), характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи (письмо на бумажном носителе, отправляемое по почте, факсу, электронное письмо, телефонограмма) и особенностями обработки в системах делопроизводства (поступающие, отправляемые письма).

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Служебные письма оформляются на бланках организации для писем.

В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом;

- наименование адресата (кому направляется документ);

- заголовок к тексту (тема);

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись составителя (с указанием должности), ее расшифровка;

- исполнитель.

В письмах отсутствует реквизит «название вида документа».

После поступления письма в место адресования добавляются такие реквизиты: резолюция, дата и входящий регистрационный номер; отметка о получении документа на исполнение.

Письма составляются только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагиваются несколько вопросов затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Рекомендуемый объем делового письма – не более 2-х листов. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а корпийный материал на чистом стандартном листе бумаги.