Глава 2. Конфиденциальное делопроизводство
План
1. Правовые основы конфиденциального делопроизводства.
2. Ограничение доступа к документам.
3. Изготовление и учет потоков конфиденциальных документов.
4. Организация работы с конфиденциальными документами.
Задачи изучения темы:
1) рассмотреть законодательное регулирование организации работы с документированной информацией ограниченного доступа;
2) изучить порядок отнесения документов к государственной тайне;
3) выяснить технологии работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию;
4) определить особенности работы с персональными данными.
Текст лекции
По условиям правового режима документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» подразделяется на два вида:
· информация, отнесенная к государственной тайне;
· информация конфиденциальная.
Классификация информации может быть представлена в виде схемы:
Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» определяет весьма обширный круг данных, касающихся всех сфер общественной и государственной жизни, которые относятся к категории секретности. В частности, определены следующие группы сведений в области:
· военной деятельности;
· внешнеполитической деятельности;
· контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.
Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, порядок засекречивания и рассекречивания сведений.
Закономерны три степени секретности: секретно, совершенно секретно, особой важности.
Сведения, которые не подлежат засекречиванию:
1) о чрезвычайных происшествиях и катастрофах;
2) о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
3) о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, преступности;
4) о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством;
5) о фактах нарушения прав и свобод человека;
6) о размере золотого запаса и государственных валютных резервах;
7) о состоянии здоровья высших должностных лиц России;
8) о фактах нарушения законности государственными органами и их должностными лицами.
Технологии работы с секретной документацией представлены в схеме:
| Разработка и оформление секретных документов | Отправка секретных документов |
| Печатание секретных документов | Учет и хранение совершенно секретных и секретных документов |
| Оформление, учет и хранение секретных рабочих тетрадей, спецблоков, отдельных листов бланков (форм) | Прием и учет секретных документов |
| Издание, учет, рассылка, хранение совершенно секретных и секретных приказов, директив | Проверка наличия секретных документов, отчетность о состоянии режима секретности |
| Составление номенклатур, ведение дел, книг, журналов | Хранение и обращение с секретными документами. Уничтожение секретных документов (изделий) |
Организация работы с конфиденциальной информацией регулируется рядом законов:
1) Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ закрепляет специфические требования к процессу сбора, обработки, хранения персональных данных:
- обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
- все персональные данные работника следует получать у него самого;
- работодатель вправе приобретать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
- работодатель не имеет права располагать и оперировать персональными данными работника о его политических, религиозных и иных убеждениях, а также о членстве в общественных объединениях или о его профсоюзной деятельности;
- защита персональных данных работника от неправильного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств;
- работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работника, а также об их правах и обязанностях в этой области.
2) Несколько статей Уголовного кодекса Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ касается вопросов ограничения доступа к информации, предусматривая юридическую ответственность в сфере общего и специального (кадрового) делопроизводства:
- ст. 138 – нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений;
- ст. 272 – неправомерный доступ к компьютерной информации;
- ст. 284 – утрата документов, содержащих государственную тайну.
3) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает ответственность за подделку документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передачу либо сбыт (ст.19.23).
4) Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации» содержит требования к порядку проведения операций с персональными данными и их защите применительно к работникам различных отраслей государственной службы.
5) Основным нормативно-правовым актом, непосредственно регулирующим отношения, связанные с коммерческой тайной, является Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Закон посвящен вопросам, связанным с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей этой информации, охраной ее конфиденциальности; определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. В соответствии с этим законом коммерческая тайна – конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Законом определены такие понятия, как «режим коммерческой тайны», «обладатель информации, составляющей коммерческую тайну», «доступ к информации, составляющей коммерческую тайну» и др.
6) Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти, юридическими, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Закон описывает категории персональных данных.
7) Среди подзаконных актовособого внимания заслуживают четыре из них:
· указ Президента Российской Федерации от 16.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»;
· указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня конфиденциального характера»;
· постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составить коммерческую тайну»;
· постановление Правительства Российской Федерации от 04.09.1995 № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к разным степеням секретности».
В категорию конфиденциальной включаются различные виды информации, перечень которых установлен указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005):
- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
- служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);
- сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);
- сведения о сущности изобретения до официальной публикации информации о них.
На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения располагается в верхнем правом углу первого листа документа. Из состава реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30–2003, гриф ограничения исключен. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например, конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.
В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.
Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные ограничением доступа к документированной информации и касающиеся как документирования, так и содержания работ с документами.
Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, охватывающая:
· документирование конфиденциальной информации;
· организацию работы с конфиденциальными документами;
· защиту содержащейся в них информации.
Первые две составляющие конфиденциального делопроизводства присущи и открытому делопроизводству. Однако по сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном служебные документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с данными документами распространяется не только на управленческую, но и на различные виды производственной деятельности, включает в себя наряду со служебными и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.).
Конфиденциальное делопроизводство распространяется на:
· официальные документы;
· их проекты;
· различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.
По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого большим их количеством и технологией выполнения многих операций. Обусловлено это главным образом третьей составляющей конфиденциального делопроизводства – защитой содержащейся в конфиденциальных документах информации.
Конфиденциальная информация должна защищаться от утраты и от утечки. К утрате конфиденциальной информации могут привести:
· полные или частичные, безвозвратные или временные потери документа;
· хищение или несанкционированное уничтожение документа, либо содержащейся в нем информации;
· искажение, разглашение и блокирование (для правомочных пользователей) информации.
Под утечкой конфиденциальной информации понимается неправомерный выход информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц. Утечка конфиденциальной информации происходит не только в случаях получения ее лицами, не работающими на предприятии. К утрате приводит и несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией лиц данного предприятия.
Изготовление проекта конфиденциального документа при помощи печатающих устройств персонального компьютера предусматривает осуществление следующих операций:
· прием черновика от исполнителя;
· учет проекта;
· печатание проекта.
В случае если проект документа готовится самим исполнителем, он обязан до истечения рабочего дня сдать черновик сотруднику, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства.
При приеме черновика от исполнителя сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, обязан:
· проверить наличие на первом листе черновика отметки о количестве необходимых экземпляров и фамилии исполнителя;
· пересчитать количество листов документа;
· выдать исполнителю разовую расписку.
Присвоение учетного номера проекту документа производится до его печатания. Учетный номер проекта проставляется в соответствующем журнале учета изданных конфиденциальных документов, а также на черновике. При печатании проекта конфиденциального документа на каждом листе всех экземпляров документа проставляется учетный номер, присвоенный по журналу учета изданных документов.
Отпечатанный проект документа вместе с черновиками передается исполнителю под подпись в соответствующем журнале учета. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение черновика, возвращается сотруднику, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства, и уничтожается.
Особенности оформления реквизитов конфиденциального документа:
1) регистрационный номер дополняется аббревиатурой, например:
34 К – для документов, содержащих персональные данные работников, медицинскую тайну;
35 КТ – для документов, содержащих коммерческую тайну.
2) в ссылке на регистрационный номер и дату документа, если ответ дается на конфиденциальный документ, аббревиатурой добавляется гриф конфиденциальности, например: на № 48 КТ от 01.07.2008;
3) в отметке о наличии приложения, если приложение конфиденциальное, проставляется:
- его учетный номер;
- гриф конфиденциальности полностью;
- номер экземпляра;
- количество листов в экземпляре;
- количество экземпляров.
Например:
Приложение: № 18 коммерческая тайна, экз. № 1 на 3 л.
или
Приложения:
1. Договор оказания информационных услуг от 25.06.2009 № 17 коммерческая тайна, экз. № 1,2 на 15 л. каждый.
2. Расценки на размещение рекламных объявлений от 20.06.2009 № 20, коммерческая тайна, на 3 л. в 1 экз.
4) в отметке об исполнителе указывается учетный номер и гриф конфиденциальности документа, количество изготовленных экземпляров, фамилия, инициалы исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ, дата печатания, например:
12 КТ
2 экз.
В. С. Сидорова
печ. Иванова
15.06.2009
Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа.
Для учета изданных конфиденциальных документов используются следующие журналы (возможно в автоматизированном режиме):
а) для документов, содержащих коммерческую тайну;
· журнал учета изданных конфиденциальных приказов и протоколов;
· журнал учета изданных конфиденциальных документов (кроме бухгалтерских);
б) для документов, содержащих персональные данные работников:
· журнал учета изданных приказов по личному составу;
· журнал учета трудовых договоров и изменений к ним;
· журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
в) для документов, содержащих, например, медицинскую тайну:
· журналы регистрации результатов анализов;
· журнал регистрации выдачи санаторно-курортных карт;
· журнал регистрации справок о состоянии здоровья;
· журнал регистрации экстренных извещений и др.
Все журналы подлежат учету в журнале учета журналов, включаются в номенклатуру дел.
Организация работы с конфиденциальными документами имеет свои особенности:
- организовывается в помещении учреждения или организации;
- отправление конфиденциальных документов в другие организации осуществляется в светонепроницаемых конвертах. В правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности. Пакеты передаются взамен разовой расписки, в которой проставляется подпись о получении пакетов и оттиск печати организации-получателя. Разовые расписки нумеруются в валовом порядке раздельно в течение года;
- размножению подлежат только документы, содержащие коммерческую тайну, и документы с персональными данными. Тиражирование документов, содержащих медицинскую тайну, запрещено;
- разрешение на изготовление дополнительных экземпляров документа оформляется на обороте последнего листа экземпляра, с которого должно производиться размножение. Разрешение оформляется следующим образом:
Размножить в 2 экз.
Директор ОАО «Импульс»
Васильев С. В. Васильев
01.07.2008
- на экземпляре, с которого производилось копирование, под разрешением на размножение работник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, производит запись о количестве экземпляров и подписывает отметку;
- на копии документа проставляется отметка о заверении копии, а на самих копиях, на первом листе под грифом конфиденциальности, слово «КОПИЯ».
Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения, поэтому в делопроизводстве используют специальные устройства – уничтожители или шредеры (от англ. – резать, рвать, уничтожать).
Выводы по теме:
1) Анализ законодательства показал, что в настоящее время нет четкой и единой классификации конфиденциальной информации, хотя действующими нормативными актами установлено свыше 30 ее разновидностей, а с учетом подзаконных актов – до 40. Вероятнее всего этот термин пришел из международного права и нашел свое место в национальном законодательстве. С точки зрения этимологии слово «конфиденциальный» происходит от латинского confidentia – доверие, и в современном русском языке означает «доверительный, не подлежащий огласке, секретный». На локальном уровне наблюдается абсолютное разнообразие в нормативной базе. При регулировании схожих вопросов учреждения и организации используют кардинально различные виды актов.
2) Регламентация в корпоративных актах жесткого порядка работы с конфиденциальными документами необходима, т. к. именно в ходе различных операций по обработке документированной информации создается наибольшее число ситуаций, представляющих опасность, с точки зрения утечки охраняемых сведений. Обеспечить в какой-то мере информационную безопасность поможет внедрение таких нормативных актов в организации как:
- инструкция по конфиденциальному делопроизводству;
- положение о защите персональных данных;
- табель форм конфиденциальных документов;
- номенклатура дел (со специальными отметками);
- должностные инструкции работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства;
- правила организации ведения баз данных и автоматизированных информационно-поисковых систем и др.
3) Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем и лицом, подписывающим документ (руководителем). Контроль за осуществлением правильного учета, хранения, размножения документов возлагается на службу ДОУ или специальное подразделение.
4) Сотрудники организаций, имеющие отношение к конфиденциальной информации, должны быть под роспись ознакомлены с соответствующими инструкциями. Им запрещается сообщать кому-либо сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.
5) При учете конфиденциальной документации к регистрационному номеру добавляется гриф ограничения доступа к документу (ДСП – для служебного пользования; КФД – конфиденциально и др.). В регистрационно-контрольной форме учитываются также размноженные экземпляры документа (за тем же номером делается отметка о количестве копий).
6) Рассылка тиражированных документов производится на основании подписанного руководителем организации (структурного подразделения) списка адресатов с указанием учетных регистрационных номеров отправляемых экземпляров. Пересылка документов в другие организации осуществляется заказными и ценными отправлениями или с курьерами. Доставка документов и дел через представителей других организаций осуществляется только на основании доверенности. Конфиденциальные документы группируются в дела согласно номенклатуре дел.
7) Решение вопроса о снятии грифа ограничения доступа принимается руководителем или специальной комиссией, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующий данные вопросы, представители службы ДОУ. Составляется акт о снятии грифа, он утверждается руководителем, на обложке дела или на документе проставляется штамп или запись от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел.