Специализированные программы в составе пакета Access

При проектировании готового к использованию приложения разработчику приходится проделывать огромную работу по созданию отдельных его компонентов, таких, как экранные формы, отчеты и запросы. Для автоматизации этого процесса в состав пакета Access включен ряд специализированных программ, решающих подобные задачи. Одно направление этих программ получило название Design (Конструктор), а другое - Wizard (Мастер). Конструктор предоставляет в распоряжение пользователя ряд инструментальных средств, с помощью которых можно быстро и просто составить требуемую конструкцию: форму, запрос, отчет. Программа Мастер также помогает проектировать форму или отчет, но осуществляет это другим способом: во время работы задает пользователю ряд вопросов, на которые он должен ответить, и на основе полученных ответов строит вполне законченную форму или отчет, элемент управления.

В Access включены настраиваемые, перемещаемые панели инструментов. Пользователь имеет возможность создавать нестандартные панели инструментов и связывать их с формами и отчетами в базе данных.

В Access имеется полезное средство - Expression Builder (Построитель выражений), который позволяет пользователю получить помощь при определении выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе или модуле. Кроме того, Построитель выражений содержит список готовых выражений, предназначенных для выбора. Построители, например, можно использовать при определении многих свойств полей при создании таблицы в режиме Конструктора.

Такое средство, как Input Mask (Маска ввода), позволяет сэкономить время и увеличивает точность ввода данных в определенное поле. Маски ввода определяют шаблоны, которым должны удовлетворять данные, вводимые в формы и таблицы. При определении Маски ввода можно воспользоваться помощью мастера. Для этого достаточно выбрать готовую маску из предлагаемого списка.

К средствам, облегчающим создание баз данных, относится также и Мастер подстановок значений, который создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком.

Мастер по созданию диаграмм обеспечивает создание различных видов диаграмм.

В Access имеется большое число средств, разработанных для облегчения работы в Интернете и создания приложений для Web, среди которых; импорт или связывание файлов HTML, экспорт объектов в формат HTML, мастер публикации в Web, а также другие Мастера и программы.

Понятие объекта базы данных. Взаимосвязи между объектами.

В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модуль.

Формат показа данных на экране компьютера при работе с базой данных называется экранной формой: форма и таблица. Например, при поиске телефона в справочнике на экране удобно иметь краткую информацию о нескольких людях (вид таблица), а при внесении изменений - информацию только про одного человека, но зато в самой полной форме.

Таблица

Таблица – объект, который определяют и используют для хранения данных в виде записей и полей.

Это фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных.

Основные понятия, связанные с элементом «Таблица»:

1. Каждая таблица содержит информацию о субъектах (предметах) определённого типа по конкретной теме, например, клиентах.

2. Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, фамилий и адресов клиентов).

3. Каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте.

4. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальное для каждой записи значение).

Запрос

Запрос – объект, позволяющий пользователю получить необходимую информацию из одной или нескольких таблиц, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения определенной задачи.

Для создания запроса можно использовать бланк QBE – запрос по образцу или написать инструкцию на языке SQL.

Рис 35. Типы запросов Access

Форма

Форма – объект, предназначенный в основном для ввода и изменения данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-форма позволяет упростить процесс заполнения базы данными. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю.

Формы можно использовать для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных таблиц или наборов записей запросов.

С помощью формы можно в ответ на некоторое событие (например, изменение значения поля) запустить макрос или процедуру VBA.

Отчёт

Отчёт – объект, который позволяет представлять информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

Прежде чем выводить отчёт на принтер, его можно предварительно просмотреть на экране. В отчете можно производить вычисления итогов с использованием встроенных функций.

Макрос

Макрос – одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

Например:

· макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму;

· можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого.

Модуль

Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic для приложений, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.

Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из места приложения, или непосредственно «привязанными» к формам или отчётам для реакции на те или иные события.

Взаимосвязи между объектами базы данных

Между этими объектами в Access существуют тесные взаимосвязи:

· в таблицах хранятся данные, которые можно извлекать с помощью запросов;

· используя формы, можно выводить данные из таблиц на экран и изменять их;

· формы и отчёты могут быть построены на основе данных как из таблиц, так и запросов;

· для выполнения нужных вычислений и форматирования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции, созданные с помощью Visual Basic для приложений;

· события, происходящие в формах или отчётах, могут запускать макросы или процедуры VBA (например, открытие формы, закрытие формы, ввод новой строки в форму, изменении содержимого текущей записи);

· с помощью макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчётах, выполнять запросы и создавать новые таблицы;

· используя VBA, можно создавать, модифицировать или удалять любой объект БД.

Взаимосвязь между основными элементами базы данных показана на рис.36.