Лабораторная работа № 2. Защита документов MS EXCEL

Лабораторная работа №1. Защита документов MS OFFICE WORD.

Цель работы: научиться защищать документ MS OFFICE WORD различными способами.

Задания для выполнения

Задание 1. Запрос пароля при открытии или изменении файла MS WORD

При задании пароля следует записать его и хранить в надежном месте. В случае утери пароля открыть защищенный паролем документ или получить к нему доступ будет невозможно.

1. Откройте файл.

2. В менюСервис выберите командуПараметры, а затем откройте вкладкуБезопасность.

3. Выполните одно из следующих действий.

· Задание пароля для открытия файла

1. В полеПароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопкуОК.

2. В полеВведите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопкуОК.

· Задание пароля для изменения файла

1. В полеПароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопкуОК.

2. В полеВведите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопкуОК.

· Совет: Чтобы задать пароль, содержащий до 255 знаков, нажмите кнопкуДополнительно, а затем выберите тип шифрования RC4.

Задание 2. Настройка уровня безопасности макроса

1. В менюСервис выберите командуПараметры.

2. Откройте вкладкуБезопасность.

3. В группеБезопасность макросов нажмите кнопкуБезопасность макросов.

4. Откройте вкладкуУровень безопасности, а затем выберите нужный уровень безопасности.

Предупреждение об установленных шаблонах и надстройках, которые содержат макросы. В зависимости от настроек безопасности макросов, при открытии макросов выводится предупреждение и предоставляется возможность запретить выполнение макросов для установленных шаблонов и надстроек (в том числе для мастеров).

1. В менюСервис выберите командуПараметры, а затем откройте вкладкуБезопасность.

2. В группеБезопасность макросов нажмите кнопкуБезопасность макросов.

3. Откройте вкладкуНадежные источники.

4. Снимите флажокДоверять всем установленным надстройкам и шаблонам.

Примечание. Все шаблоны, надстройки и макросы, поставляемые с Microsoft Office XP, снабжены цифровой подписью корпорации Майкрософт. Если при открытии одного из этих установленных файлов добавить корпорацию Майкрософт в список надежных источников, все последующие операции с такими файлами не будут приводить к появлению предупреждений.

Задание 3. Цифровая подпись макросов

К файлу или проекту макроса можно добавить цифровую подпись с помощью цифрового сертификата.

1. При отсутствии цифрового сертификата его следует получить.

2. Откройте файл, содержащий проект макроса, к которому требуется добавить подпись.

3. В менюСервис выберите командуМакрос, а затем — командуРедактор Visual Basic.

4. Вокне проекта выберите проект, к которому требуется добавить цифровую подпись.

5. В менюСервис выберите командуЦифровая подпись.

6. Выполните одно из следующих действий.

• Если цифровой сертификат еще не выбран или требуется использовать другой сертификат, нажмите кнопку Выбрать, выберите сертификат, затем дважды нажмите кнопкуОК.

• Чтобы использовать выбранный сертификат, нажмите кнопкуОК.

Выполните любое из следующих действий.

Задание 4. Опечатывание документа с помощью цифрового сертификата

К файлу или проекту макроса можно добавить цифровую подпись с помощью цифрового сертификата.

1. При отсутствии цифрового сертификата его следует получить.

2. В менюСервис выберите командуПараметры, а затем откройте вкладкуБезопасность.

3. Нажмите кнопкуЦифровые подписи.

4. Нажмите кнопкуДобавить.

5. Выберите сертификат, который следует добавить, и нажмите кнопкуОК.

Задание 5. Запрос пароля при открытии или изменении документа

При задании пароля следует записать его и хранить в надежном месте. В случае утери пароля открыть защищенный паролем документ или получить к нему доступ будет невозможно.

1. Откройте файл.

2. В менюСервис выберите командуПараметры, а затем откройте вкладкуБезопасность.

- В полеПароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопкуОК.

- В полеВведите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопкуОК.

Задание 6. Рекомендация доступа только для чтения

Можно предлагать (но не требовать) другим пользователям открыть документ только для чтения. Если пользователь откроет документ только для чтения и изменит его, он сможет сохранить этот документ только с другим именем файла.

1.В менюСервис выберите командуПараметры.

2. Откройте вкладкуБезопасность.

3. Установите флажокрекомендовать доступ только для чтения, а затем нажмите кнопкуОК.

4. Нажмите кнопкуСохранить.

Задание 7. Защита форм

· Защита формы во время ее разработки и изменения

Этот метод позволяет легко проверить, как будет работать окончательная версия формы.

Выполните любое из следующих действий.

• На панели инструментовФормы нажмите кнопкуЗащита формы.

Примечание. В предыдущих версиях Microsoft Word при защите формы после изменения все поля формы автоматически восстанавливали свои исходные значения. В этой версии этого не происходит. Можно восстановить исходные значения поля форм в ручную, нажав кнопкуОчистить поля формы на панели инструментовФормы.

· Защита формы от изменения пользователями

Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Примечание. При защите документа нижеследующим методом, все данные в полях формы восстановят исходные значения.

1. Выберите командуУстановить защиту в менюСервис.

2. ВыберитеЗапретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм.

3. Введите пароль для защиты формы в полеПароль (необязателен). Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.

4. Чтобы защитить всю форму, нажмите кнопкуОК.

Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы. Нажмите кнопкуРазделы, а затем снимите флажки, соответствующие разделам, которые не требуется защищать.

Совет:

Пользователи смогут проверить орфографию и грамматику в незащищенных разделах формы. Например, в форме оценки деятельности сотрудника можно не защищать раздел для комментариев. Пользователи смогут проверить свой текст в этом разделе до отправки формы.

Задание 8. Защита от записи исправлений и добавления примечаний

1. В менюСервис выберите командуУстановить защиту.

2. Выполните одно из следующих действий.

• Чтобы позволить рецензентам изменять документ путем вставки примечаний и записей исправлений, выберите Записи исправлений.

• Чтобы позволить рецензентам только вставлять примечания, выберитеПримечания.

• Чтобы позволить только уполномоченным пользователям снимать защиту с документа, введите пароль в поле Пароль.

Задание 9. Защитить работу – для этого вам нужно будет продемонстрировать результаты выполненной работы и подготовленный отчет в письменной виде, а также ответить на вопросы преподавателя.

Лабораторная работа № 2. Защита документов MS EXCEL

Цель работы: научиться защищать документ MS OFFICE EXCEL различными способами.

Задания для выполнения

Задание 1. Установка и снятие с файла книги доступа только для чтения Рекомендация открытия файла только для чтения

Если включить этот режим, при открытии данного файла пользователям будет предлагаться открыть его только для чтения. Этот режим не запрещает пользователям открывать этот файл для чтения и записи, чтобы в него можно было вносить и изменения и сохранять их.

1. В менюФайл выберите командуСохранить как.

2. Выберите в менюСервис диалогового окнаСохранение документа команду Общие параметры.

3. Установите флажокРекомендовать доступ только для чтения и нажмите кнопкуОК.

4. Нажмите кнопкуСохранить.

5. При появлении запроса на замену имеющейся книги нажмите кнопкуДа.

Задание 2. Разрешение доступа к файлу книги только для чтения

1. В главном меню Windows (кнопкаПуск) выберите командыПрограммы, Стандартные и Проводник.

2. Выберите в окнепроводника диск и палку, которые содержат нужный файл.

3. Щелкните имя этого файла.

4. В менюФайл выберите командуСвойства.

5. Откройте вкладкуОбщие.

6. Установите флажокТолько чтение.

Задание 3. Разрешение доступа к файлу книги для чтения и записи

1. В главном меню Windows (кнопкаПуск) выберите командыПрограммы, Стандартные и Проводник.

2. Выберите в окнепроводника диск и папку, которые содержат нужный файл.

3. Щелкните имя этого файла.

4. В менюФайл выберите командуСвойства.

5. Откройте вкладкуОбщие.

6. Снимите флажокТолько чтение.

Задание 4. Защита элементов листа

1. Откройте лист, который требуется защитить.

2. Разблокируйте все ячейки, которые должны быть доступны пользователям для изменения: выделите каждую ячейку или диапазон, выберите в менюФорматкомандуЯчейки, откройте вкладкуЗащита, а затем снимите флажокЗащищаемая ячейка.

3. Скройте все формулы, которые не должны отображаться: выделите ячейки с этими формулами, выберите в менюФормат командуЯчейки, откройте вкладкуЗащита,а затем установите флажокСкрыть формулы.

4. Разблокируйте все графические объекты, которые должны быть доступны пользователям для изменения.

Инструкции:

Нет необходимости разблокировать кнопки и элементы, пользователи в любом случае смогут использовать их. Следует разблокировать внедренные диаграммы, надписи и другие рисованные объекты, которые должны быть доступны пользователям для изменения. Чтобы найти на листе графические объекты, выберите в менюПравка командуПерейти, нажмите кнопкуВыделить, а затем установите переключатель в положениеобъекты.

1. Удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно щелкните все объекты, которые требуется разблокировать.

2. В меню Формат выберите команду, соответствующую выделенному объекту: Автофигура, Объект, Надпись, Рисунок, Элемент управления или Объект WordArt.

3. Откройте вкладкуЗащита.

4. Снимите флажокЗащищаемый объект и флажокСкрыть текст (если он отображается).

5. В менюСервис укажите на пунктЗащита и выберите командуЗащитить лист.

6. Введите пароль для защиты листа.

Примечание. Пароль задавать необязательно; однако, если не задать пароль, любой пользователь сможет снять защиту с листа и изменить защищенные элементы. Убедитесь, что выбран пароль, который легко запомнить, так как если пароль будет утерян, получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

7. В спискеРазрешить всем пользователям этого листа выберите действия, выполнение которых требуется разрешить всем пользователям.

8. Нажмите кнопкуОК и, если будет предложено, введите этот пароль еще раз.

Задание 5. Предоставление определённым пользователям доступа к защищённым диапазонам

1. В менюСервис укажите на пунктЗащита, а затем выберите командуРазрешить изменение диапазонов. (Эта команда доступна, только если лист не защищен.)

2. Нажмите кнопкуСоздать.

3. В полеИмя введите имя диапазона, доступ к которому требуется предоставить.

4. В полеЯчейки введите знак равно (=), а затем введите ссылку или выделите диапазон ячеек.

5. В полеПароль диапазона введите пароль для доступа к диапазону. Пароль задавать не обязательно, но если пароль не будет задан, любой пользователь сможет изменять зги ячейки.

6. Нажмите кнопкуРазрешения, а затем — кнопкуДобавить.

7. Найдите и выделите пользователей, которым требуется предоставить доступ. Чтобы несколько пользователей, последовательно щелкните их имена, удерживая нажатой клавишу CTRL.

8. Два раза нажмите кнопкуОК и, если будет предложено, введите пароль еще раз.

9. Повторите предыдущие шаги для всех диапазонов, к которым требуется предоставить доступ.

10. Чтобы сохранить отдельную запись диапазонов и пользователей, установите флажокВставить сведения о разрешениях в новую книгу в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов.

11. Защитите лист: нажмите в диалоговом окнеРазрешить изменение диапазоновкнопкуЗащитить лист.

12. В диалоговом окнеЗащита листа установите флажокзащитить лист и содержимое ячеек, введите пароль для защиты листа, нажмите кнопкуОК и ещё раз введите пароль для подтверждения.

Примечание. Пароль для листа необходим, чтобы запретить другим пользователям изменение заданных диапазонов. Убедитесь, что выбран пароль, который легко запомнить, так как если пароль будет утерян, получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

Задание 6. Защита элементов книги

1. В менюСервис укажите на пунктЗащита, а затем выберите командуЗащитить книгу.

2. Выполните одно или несколько следующих действий.

• Чтобы защитить структуру книги для запрета перемещения, удаления, скрытия, показа или переименования, а также вставки новых листов, установите флажокСтруктуру.

• Чтобы блокировать окна для восстановления их размера и расположения при каждом открытии книги, установите флажокОкна.

• Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, нажмите кнопку ОК, а затем еще раз введите этот пароль для подтверждения.

Задание 7. Защита общей книги

1. Если книга уже общая, и ее требуется защитить, запретите одновременную работу с ней нескольких пользователей.

Инструкции:

1. Попросите других пользователей сохранить и закрыть общую книгу. В противном случае их несохраненные данные будут утеряны.

2. После прекращения совместной работы над книгой журнал изменений будет удален. Чтобы сохранить копию этих сведений, напечатайте лист изменений или скопируйте его в другую книгу.

Инструкции:

1. В менюСервис укажите на пунктИсправления и выберите команду Выделить исправления.

2. В полепо времени выберите вариантВсе.

3. Снимите флажкипользователем и в диапазоне.

4. Установите флажокВносить изменения на отдельный лист и нажмите кнопкуОК.

5. Выполните одно или несколько следующих действий:

• чтобы напечатать лист журнала, нажмите кнопкуПечать;

• чтобы скопировать журнал в другую книгу, выделите ячейки, которые требуется скопировать, нажмите кнопкуКопировать, переключитесь в окно другой книги, выделите ячейку, с которой требуется начать вставку, и нажмите кнопкуВставить.

2. В менюСервис выберите командуДоступ к книге и откройте вкладку Правка.

3. Убедитесь, что вы единственный пользователь в спискеФайл открыт следующими пользователями.

4. Снимите флажокРазрешить совместный доступ.

Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить общий

доступ к книге, а затем снять этот флажок.

Инструкции:

1. Нажмите кнопку ОК, в меню Сервис укажите на пункт Защита и выберите команду Снять защиту общей книги.

2. Введите пароль, если он потребуется, и нажмите кнопку ОК.

3. В менюСервис выберите командуДоступ к книге и откройте вкладкуПравка.

5. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.

Задание 8. Защита книги от просмотра и изменения

1. В менюФайл выберите командуСохранить как.

2. Выберите в менюСервис командуОбщие параметры.

3. Выполните одно или оба следующих действия:

• если требуется, чтобы пользователи вводили пароль для возможности просмотра книги, введите пароль в полеПароль для открытия и нажмите кнопкуОК;

• если требуется, чтобы пользователи вводили пароль для возможности сохранения измененной книги, введите пароль в полеПароль для измененияи нажмите кнопкуОК.

4. По запросу введите пароль еще раз для подтверждения.

5. Нажмите кнопкуСохранить.

6. При появлении запроса на замену имеющейся книги нажмите кнопкуДа.

Задание 9. Изменение защиты и снятие пароля с листа

1. Откройте защищенный лист Microsoft Excel.

2. В менюСервис укажите на пунктЗащита и выберите командуСнять защиту листа.

3. Введите текущий пароль, если он потребуется, и нажмите кнопкуОК.

4. В менюСервис укажите на пунктЗащита и выберите командуЗащитить лист.

5. В спискеРазрешить всем пользователям этого листа выберите действия, выполнение которых должно быть разрешено всем пользователям.

6. В полеПароль для отключения защиты листа введите новый пароль.

7. Нажмите кнопкуОК и, если будетпредложено, введите этот пароль еще раз.

Задание 10. Изменение пароля для работы с диапазоном ячеек

1. Откройте защищенный лист Microsoft Excel.

2. В менюСервис укажите на пунктЗащита и выберите командуСнять защиту листа.

3. Введите текущий пароль защиты листа, если он потребуется, и нажмите кнопку ОК.

4. В менюСервис укажите на пунктЗащита, а затем выберите командуРазрешить изменение диапазонов.

5. В спискеДиапазоны защищенного листа, разблокируемые паролем выберите диапазон, для которого требуется изменить пароль.

6. Нажмите кнопкуИзменить, а затем нажмите кнопкуПароль.

7. Введите в полеНовый пароль новый пароль.

8. Введите этот же пароль в полеПодтверждение, а затем два раза нажмите кнопку ОК.

9. Нажмите кнопкуЗащитить лист.

10. В полеПароль для отключения защиты листа введите новый пароль листа.

11. Нажмите кнопкуОКи введите этот пароль еще раз, чтобы подтвердить его.

Задание 11. Назначение диапазонам ячеек пользователей, которые могут изменять их

1. Откройте книгу и выберите защищенный лист.

2. В менюСервис укажите на пунктЗащита и выберите командуСнять защиту листа.

3. Введите текущий пароль защиты листа, если он потребуется, и нажмите кнопкуОК.

4. В менюСервис укажите на пунктЗащита, а затем выберите командуРазрешить изменение диапазонов.

5. Выполните одно или несколько следующих действий:

• Изменение списка пользователей, которым разрешено изменять какой-либо диапазон ячеек

1. В спискеДиапазоны защищенного листа, разблокируемые паролем выберите диапазон, для которого требуется изменить список пользователей.

2. Нажмите кнопкуИзменить, а затем нажмите кнопкуРазрешения.

3. Выполните одно или несколько следующих действий.

• чтобы временно запретить пользователю изменять этот диапазон, выберите пользователя в спискеИмя, а затем установите флажокЗапретить;

• чтобы снять этот запрет, выберите пользователя в спискеИмя, а затем установите флажокРазрешить;

• чтобы удалить пользователя из спискаИмя, выберите этого пользователя и нажмите кнопкуУдалить;

• чтобы добавить нового пользователя, нажмите кнопкуДобавить,найдите и выберите нового пользователя, нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопкуОК.

4. Нажмите кнопкуОК; если будет выдан запрос о запрете доступа, нажмите кнопку Да, а затем — снова кнопкуОК.

• Изменение диапазона ячеек

1. В листа, разблокируемые паролем выберите диапазон, в который

2. Нажмите кнопкуИзменить.

3. В полеЯчейки введите или выделите новый диапазон, а затем нажмите кнопку ОК.