Проведение комплексного анализа деятельности

Одним из типов автоматических управляющих систем, позволяющих провести комплексный анализ деятельности учреждений, являются информационно-управляющие системы. Информационно-управляющие системы представляют собой автоматизированные системы, технической базой которых выступает локальная сеть персональных компьютеров, которая предоставляет информацию для управляющих среднего звена. При этом необходимым условием является наличие распределенной базы данных учреждения.

В процессе комплексного анализа деятельности данный подход позволяет:

· Производить учет событий на месте их возникновения в естественной форме в распределенной базе данных без дублирования отчетных форм.

· Устранять необходимость отслеживания причинно-следственных связей и временных зависимостей при решении множества взаимосвязанных задач.

· Повышать устойчивость системы управления против случайного или ненамеренного искажения информации.

· Обеспечивать доступ руководства к первичным данным и повышать общий уровень его компетентности при принятии решений, делая тем самым ненужным многочисленный управленческий аппарат.

Примером программных продуктов, использующихся для проведения комплексного анализа деятельности учреждения могут служить программные системы компаний “1С”, “Парус”, “Галактика” и др. Компоненты этих систем, аппаратно реализованные на базе персональных компьютеров, размещенных на АРМ и объединенных в локальную сеть, в последнее время часто представляют собой сервер (или несколько серверов), на котором хранятся базы данных и набор клиентских частей, которые состоят из АРМ работников определенных служб учреждения.

Прогнозирование

Систему искусственного интеллекта, построенную на основе высококачественных специальных знаний о некоторой предметной области, называют экспертной системой. Основу любой экспертной системы составляет база данных.

Экспертные системы, осуществляющие прогнозирование, определяют вероятностные последствия заданных ситуаций. Примером может служить прогноз результатов финансовой деятельности учреждения на определенный срок в будущем. Системы прогнозирования представляют собой достаточно сложный аппаратно-программный комплекс. Часто системы прогнозирования используют имитационное моделирование, т.е. программы, которые отражают причинно-следственные взаимосвязи в реальном мире, чтобы сгенерировать ситуации или сценарии, которые могут возникнуть при тех или иных входных данных. Эти возможные ситуации вместе со знаниями о процессах, порождающих эти ситуации, образуют предпосылки для прогноза. Существенные трудности, возникающие при создании систем прогнозирования, затрудняют их широкое распространение.

Для решения задач прогнозирования деятельности учреждения используется система поддержки принятия решений. Она представляет собой автоматизированную систему, предоставляющую стратегическую информацию для старших управляющих и руководства учреждения. Управляющие на высшем уровне пользуются системами поддержки принятия решений для выявления долгосрочных тенденций, относящихся как к их собственному учреждению, так и к экономическому, социальному и политическому окружению, в котором они работают.

Системы поддержки принятия решений помогают им принимать решения относительно таких вопросов, как создание нового филиала организации, начало выпуска или его прекращение по определенным видам производственной продукции и т.д.

Личные БД на АРМ

На каждом АРМ пользователь может создать свою личную базу данных. Для управления личной информацией можно использовать специализированные прикладные программы, такие как “записная книжка” Schedule+ или система Outlook. Программа Microsoft Outlook является чрезвычайно гибким приложением, с помощью которого можно выполнить множество задач: посылать и принимать электронную почту, составлять расписание дня, список задач и список контактов. Outlook позволяет вести дневник, события в котором фиксируются в хронологическом порядке, а также “приклеивать” на рабочий стол электронные заметки и служит надежным помощником пользователя.

Программа Outlook позволяет (см. рис. 5.1):

· назначить деловую встречу и задать детальное ее описание;

· вставить в расписание определенное событие;

· отправить и получить электронную почту;

· создать заметки в произвольной форме;

· вести календарь, список контактов и список задач.

Рис. 5.1

Рассмотрим работу Outlook в локальной вычислительной сети, например, с почтовыми службами. В Outlook осуществляет отправку и получение электронных сообщений специальная информационная служба Microsoft Mail. При использовании Microsoft Mail сообщения, предназначенные для членов одной рабочей группы, доставляются через почтовое отделение, расположенное на одном из компьютеров, входящих в рабочую группу. Один из членов рабочей группы, являющийся администратором, создает почтовые ящики, в которых хранятся сообщения.

Перед созданием почтового отделения необходимо создать для него папку или выбрать уже существующую. Эту папку необходимо сделать общей, поскольку с ней будут работать все пользователи рабочей группы. После создания почтового отделения необходимо создать почтовые ящики членов рабочей группы. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

· Щелкнуть мышью кнопку “Пуск” и исполнить команду меню “Настройка-Панель управления”.

· Открыть начальное диалоговое окно Мастера управления почтовыми отделениями рабочей группы Microsoft, дважды щелкнув пиктограмму “П/о Microsoft Mail”.

· Установить переключатель “Выбрать существующее п/о рабочей группы” и щелкнуть кнопку “Далее”.

· В следующем диалоговом окне проверить правильность указания местоположения почтового отделения и щелкнуть кнопку “Далее”.

· Ввести имя почтового ящика администратора и пароль, а затем щелкнуть кнопку “Далее”.

· В открывшемся диалоговом окне “Управление почтовым отделением” щелкнуть кнопку “Добавить пользователя” (Для редактирования или удаления почтового ящика необходимо выбрать его имя и щелкнуть кнопку “Сведения”).

· В появившемся диалоговом окне “Добавление пользователя” ввести информацию о пользователе и щелкнуть кнопку “ОК”.

· Для создания других почтовых ящиков необходимо повторить действия двух предыдущих пунктов столько раз, сколько необходимо, после чего щелкнуть кнопку “Закрыть”.

Для именования почтовых ящиков можно использовать имена пользователей или какую-либо другую информацию. В начале необходимо присвоить всем пользователям один и тот же определенный пароль. В дальнейшем пользователи должны оперативно изменить пароли, после чего пароль каждого пользователя будет известен только ему.

Почтовое отделение является местом, в которое можно помещать и забирать сообщения. Для того чтобы воспользоваться им, все пользователи ЛВС должны добавить в конфигурацию Outlook службу Microsoft Mail, если ее нет, и провести ее настройку для нужд конкретных пользователей.