Практические занятия для опытных пользователей

Разные линии сетки

Единственное ограничение способа применения сетки с помощью ленты - в вашемрас­поряжении один тип, цвет и одна толщина линии. Например, если вы добавляете штри­ховую синюю границу для левой стороны столбца ProductName,вам придется исполь­зовать ту же синюю штриховую линию и для правой стороны. Но это ограничение можно обойти с помощью Окна свойств.

Вот как работает этот метод.

1. Щелкните правой кнопкой мыши один из столбцов и затем выберите команду Свойства(Properties).

Б левой части окна программы появится Окно свойств(Property Sheet). В нем пока­зан длинный список вариантов, которые можно настраивать. Многие из них не слишком полезны и предназначены для использования вформах (которым посвя­щена часть IV) или коде на VBA (см. часть V).

2. В раскрывающемся списке в верхней части Окна свойстввыберите столбец, с которым хотите работать.

Например, если выбран столбец ProductName,вы сможете настроить вид левой и правой линий сетки и линии между строками.

3. Выберите вкладку Макет(Format).

Перейдите в конец списка, к набору параметров, управляющих характеристиками левой, правой, верхней и нижней линий сетки.

4. Если необходимо, измените их.

Например, можно использовать параметры Ширина линий сетки слева(Gridline Width Left) и Стиль линий сетки слева(Gridline Style Left) для изменения толщины и стиля линии сетки слева от столбца. Вы увидите, что есть только один параметр, задающий цвет, — Цвет линий сетки(Gridline Color) — поскольку линии сетки со всех сторон столбца должны быть одинакового цвета.

Границы

Наряду с линиями сетки можно использовать аналогичный набор параметров линий грани­цы. Разница между сеткой и границей заключается в том, что сетка применяется к таблице данных отчета, а границы могут быть связаны с любым компонентом вашего отчета.

В группе ленты Работа с макетами отчетов | Формат→Элементы управления(Report

Layout Tools | Formatting → Controls) можно найти три кнопки (для выбора толщины, цвета и стиля границы). Границы нет смысла применять к значениям столбца, поскольку в ре­зультате вы получите рамку вокруг каждого значения. Гораздо полезнее устанавливать гра­ницы вокруг других элементов отчета, например его заголовка.

Условное форматирование

Средний отчет содержит много информации. Какая-то ее часть более важна, чем остальные сведения. Например, у вас могут быть веские причины для выделения товаров, отсутствую­щих па складе, заказов стоимостью более 100 долларов, кукол-болванчиков, купленных в

прошлом году, или свадебных гостей, не приславших подарки. С помощью условного фор­матирования можно акцентировать внимание на этих порциях данных, задав для них другое форматирование.

Фундаментальная идея условного форматирования заключается в том, что вы опреде­ляете условие, которое, принимая значение Истина, сообщает программе Access о необхо­димости применить дополнительное форматирование к значению в столбце.

Для использования условного форматирования выполните следующие действия.

1. Выберите значение в столбце, к которому хотите применить условное форматирование, Например, если хотите выделить товары стоимостью более 100 долларов, щелкните кнопкой мыши одно из значений в столбце Price.Неважно, какое значение вы выберите — правило условного форматирования применяется ко всем значениям в столбце.

2. Выберите Работа с макетами отчетов | Формат→Шрифт→Условное(Report Layout Tools | Formatting → Font → Conditional).

Если кнопка Условноене активна, возможно, вы не выбрали подходящую порцию дан­ных в отчете. Например, если выбрать заголовок столбца вместо значения в столбце, ус­ловное форматирование применить невозможно.

После щелчка мышью кнопки Условноена экране появится диалоговое окно Условное форматирование(Conditional Formatting) с одним условием. Это окно можно использо­вать для задания от одного до трех условий в одном столбце, но чаще всего достаточно одного.

3. С помощью списка и текстовых полей задайте условие, которое должна проверить программа Access.

Первое поле с раскрывающимся списком позволяет выбрать, хотите ли вы проверять ре­альные данные, хранящиеся в поле (Значение поля),или вычисление, использующее эти данные (Выражение).Простейший и чаще всего применяемый вариант — условие, бази­рующееся на значении поля.

С помощью второго поля с раскрывающимся списком выберите тип сравнения, которое вы хотите выполнить. Например, можно проверить, равно ли значение в ячейке задан­ному числу, больше или меньше заданного или лежит в некотором диапазоне значений. Наконец, введите данные, которые программа Access должна использовать для сравне­ния. Например, если вы выбрали сравнение меньше чем,введите значение, с которым Access будет сравнивать. Если выбрана проверка принадлежности диапазону значений, введите два значения, задающие этот диапазон.

На рис. 10.17 показано заполненное окно Условное форматирование,проверяющее до­рогостоящие товары в поле Price.

Примечание

Все сравнения "между" — охватывающие. Например, если задано условие "между 1 и 10", оно истинно для чисел 1, 10 и любых промежуточных значений. С другой стороны, если про­грамма Access столкнется со значением 0.99, она не будет применять к нему условное фор­матирование.

4. Щелкните мышью кнопки Формат(Format) для задания параметров форматирования, которые программа должна применить, если условие истинно.

Рис. 10.17. В данном примере цена товара будет выводиться жирными красными символами желтом фоне, если она больше 50 долларов

Рис. 10.18. Данный отчет не даст пропустить дорогостоящие товары

Этот вариант форматирования может изменить цвет шрифта или фона, применить жир­ное курсивное или подчеркнутое начертание шрифта. Но в условном форматировании нельзя изменить гарнитуру шрифта или его размер.

Под строкой с вашим условием вы увидите область предварительного просмотра для вы­бранных вами параметров форматирования.

Если хотите добавить второе и третье условия, щелкните мышью кнопку Добавить » (Add ») и вернитесь к пункту 3.

Например, можно задать шрифт синего цвета для пометки цен выше 50 долларов и шрифт красного цвета для выделения цен, превышающих 100 долларов. Если у вас не­сколько перекрывающих друг друга условий, программа Access применит только первое соответствующее.

Подсказка

Во избежание недоразумений тщательно структурируйте ваши условия, избегая их взаимного перекрытия. Например, используйте одно условие для отбора значений между 100 и 499, а другое — для значений не меньших 500.

Для удаления условий можно щелкнуть мышью кнопку Удалить (Delete). Access выве­дет на экран диалоговое окно с просьбой указать удаляемые условия. Вы можете устано­вить флажок рядом с соответствующим условием и щелкнуть мышью кнопку ОК.

6. Щелкните мышью кнопку ОК.

После нажатия кнопки ОК программа Access вычисляет условие для каждого значения в столбце и устанавливает нужное форматирование. На рис. 10.18 показан окончательный вид отчета.