Преимущества хорошо спроектированной базы данных

Множество людей применяет адресную книгу для связи с близкими друзьями, дальни­ми родственниками и надоедливыми коллегами. По большей части простая адресная книга отлично справляется с задачей. Но подумайте, что произойдет, если вы решите хранить эту информацию в базе данных Access. Несмотря на то, что ваш список контак­тов не сравним с объемами информации, хранимыми компанией Google, он все равно приобретет новые функциональные возможности, не доступные без программы Access.

• Резервная копия. Если вы когда-нибудь пытались рассмотреть номер телефона

сквозь кофейное пятно, то знаете, что порой выгодно хранить данные в электронной форме. После того как вы поместите контактную информацию в базу данных, вы сможете уберечь ее от стихийного бедствия и напечатать столько копий, сколько нужно (каждую с отображением частичной или полной информации). Вы даже мо­жете поделиться этим списком с друзьями, которым нужны те же номера телефонов.

• Место. Несмотря на то, что большинству людей для хранения всех контактов достаточно маленькой адресной книжки, база данных гарантирует, что вы никогда не займете полностью раздел "М". Не говоря уж о том, что вы можете вычеркивать и записывать заново адрес вашего странствующего дядюшки, пока не израсходуете всесвободное пространство в книжке.

• Поиск. В адресной книге контакты упорядочены одним способом — по имени и фамилии. Но что произойдет, если вы вносили всех, соблюдая алфавитный порядок для фамилий, а вам нужно найти контактную информацию человека, которого, кажется, зовут Джоу? Программа Access может без усилий выполнить такой поиск. Она также может найти записи по номеру телефона, что очень удобно, если ваш телефон сообщает перечень звонков и вы хотите выяснить, кто же это надоедает вам.

• Совместное использование. Только один человек в конкретный момент времени может редактировать самые обычные файлы, такие как документы программы Microsoft Word и электронные таблицы. Это ограничение создает проблемы, если всем сотрудникам офиса необходимо поработать над составлением обеденного меню.
Программа Access позволяет одновременно многим людям просматривать и изменять данные на разных компьютерах. В главе 18 приведена более подробная информация.

• Интеграция с другими приложениями. Access вводит вас в царство времясберегающих возможностей, таких как автоматическое составление стандартных писем (mail merge). Вы можете передать список контактов в форме письма, которое создаете в программе Word, и автоматически сгенерировать десятки писем с разными адресами. Вы увидите, как это делается, в главе 19.

Все эти примеры демонстрируют серьезные основания для перехода к электронному способу хранения информации любого типа.

Две стороны программы Access

Как вы увидите, с помощью программы Access решаются две разные задачи.

■ Проектирование вашей базы данных. В эту задачу входит создание таблиц для хранения данных, запросов, способных выискивать важные порции информации, форм, облегчающих ввод данных, и отчетов, формирующих привлекательные распечатки.

■ Обработка данных. Эта задача включает добавление новой информации в базу данных, обновление имеющейся или поиск необходимых подробностей. Для выполнения этой работы используются таблицы, запросы, формы и отчеты, которые вы уже сформировали.

Большая часть книги посвящена первой задаче — созданию и усовершенствованию вашей базы данных. Эта работа — суть программы Access и та часть, которая поначалу кажется самой страшной. Это именно то, что отличает знатоков Access от новообращенных.

После того как первая задача выполнена, вы можете переходить ко второй задаче — к активному использованию базы данных в повседневной жизни. Несмотря на то, что первая задача труднее, вы затратите больше времени (в конечном счете) на вторую задачу. Например, вы можете провести пару часов над созданием базы данных ваших любимых кулинарных рецептов, вводить же новую информацию и искать рецепты вы будете годами (скажем, каждый раз, когда вам нужно приготовить обед).

Access или Excel?

Программа Access — это не единственная составляющая пакета Office, способная обрабатывать списки и таблицы данных. В программу Microsoft Excel также включены функции для создания списков и управления ими. Так в чем же разница?

Несмотря на то, что программа Excel отлично работает с малыми порциями простых данных, она не в состоянии обрабатывать информацию того объема и сложности, которая подвластна Access. Excel плохо справляется с обработкой множественных списков со связанными данными (например, если вам нужно отслеживать список ваших деловых клиентов и список сделанных ими заказов). Программа Excel вынуждает полностью разделить эти списки, что затрудняет анализ ваших данных и создает возможность появления противоречивых результатов. Access позволяет установить четкие связи между таблицами и, тем самым, устранить подобные проблемы.

Программа Access также предоставляет полный набор функций, не имеющих аналогов в мире электронных таблиц, таких как возможность создания настраиваемых процедур поиска, проектирование форм для ввода данных с тонкой настройкой и вывод на печатающее устройство ярко оформленных отчетов.

Конечно, все это не говорит о том, что Access лучше Excel. В действительности вам захо­чется использовать обе эти программы. Excel придает блеск бесконечным рядам чисел, соз­давая диаграммы, генерируя статистические характеристики или прогнозируемые тренды. Во многих организациях программу Access применяют для хранения информации и управления ею, а затем экспортируют часть этой информации в электронную таблицу Excel для того, чтобы проанализировать ее. Вы узнаете, как это делается, в главе 19.

Access или SQL Server?

Корпорация Microsoft предлагает еще одну программу управления базами данных промышленного уровня — SQL Server, поддерживающую все, начиная от собственной поисковой машины корпорации Microsoft и кончая фондовой биржей NASDAQ. Ясно, что SQL Server — это промышленный магнат, и поклонники Access удивятся, как можно сравнивать с ним их любимую программу управления базой данных.

Одно из главных различий между Access и системами управления базами данных, подобными SQL Server, заключается в том, что Access — это программа, управляющая базой данных на стороне клиента. Если без технических терминов, это означает, что Access выполняется непосредственно на вашем персональном компьютере. Процессоры баз данных, такие как SQL Server, — это системы, использующие сервер. Они хранят данные на высокопроизводительном компьютере-сервере, к которому вы обращаетесь с обычного ПК. (Это взаимодействие происходит с помощью локальной сети.)

Базы данных на основе сервера (server-based databases) гораздо труднее создавать и со­провождать, но они обеспечивают более высокую производительность и нерушимы как ска­ла, даже если одновременно их используют тысячи людей. Но высококлассные базы данных SQL Server нужны только крупным организациям. Amazon.com не продержался бы и пяти минут, если бы положился на базу данных Access. Тем не менее Access вполне подходит для большинства предприятий малого и среднего бизнеса. Программа идеальна для личного применения. (Если вы все еще сомневаетесь, подойдет ли вам Access, посмотрите далее примечание "Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно ".)

Другое важное различие между программой Access и серверными системами управления базами данных состоит в том, что Access предлагает единое решение для хранения и обработки данных. Серверные процессоры баз данных, такие как SQL Server, нацелены исключительно на хранение данных (и пересылку этих данных на другие компьютеры, когда они их запрашивают). За столь узконаправлеиный подход приходится платить. Обычный пользователь не может напрямую редактировать базу данных, сохраняемую SQL Server. Вместо этого вы вынуждены использовать еще одну программу, способную общаться с SQL Server и запрашивать нужную информацию. В большинстве случаев такая программа должна быть написана профессиональным программистом. Другими словами, если вы применяете SQL Server, вы должны написать целое приложение, прежде чем сможете эффективно использо­вать вашу базу данных.

Для тех, кто понимает.