Некоторые дополнительные тонкости

Пример.

Можно сказать: "Чтобы повысить доходы компании", но только этим все вокруг и заняты. Мо-жно также сказать: "Чтобы продать больше програм­много обеспечения", - и это уже будет точнее, но для чего же тогда це­лая команда продавцов? Совершенно верно, "чтобы преодолеть сомнения и опа-сения относительно принципиально новых программ у потенциаль­ных покупателей". Какие сомнения и опасения? Что они не сработают? Что они слишком дороги? Что люди не станут ими пользоваться?

Постарайтесь сформулировать свою цель как можно яснее,

Чем больше подобных вопросов вы зададите себе на этом этапе, тем более явной станет для вас цель презентации в целом. Вашу конечную цель, наверное, можно сформулировать одним предложением: "Убедить большее число служащих отделов маркетинга и сбыта, использующих стандартные текстовые редакторы, что поворот к нашим, более дорогим, но более многосторонним и простым для пользователя программам сто­ит этих дополнительных денег", а также убедиться, что каждый человек из вашей команды понимает это.

Эта цель должна стать критерием, по которому вы и будете проверять все, что заслуживает или не заслуживает включения в вашу презента­цию.

2) Определитесь с аудиторией

Если предыдущий раздел ставит вопрос: "Что мы стремимся сооб­щить?", то данный раздел дает ответ на вопрос: "Кому мы стремимся это сооб­щить?" Для этого необходимо определить и понять вашу аудиторию.

Целесообразно побеседовать с кем-нибудь из тех, кто будет входить в число слушателей, или с людьми, имеющими такую же профессию, чтобы выяснить у них степень интереса, информи-рованности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми можно столкнуться.

Пример.

В нашем примере стоит побеседовать, например, с менеджерами по торговле, рекламными агентами, слу­жащими отдела маркетинга.

ИЗНАНКА МЫШЛЕНИЯ АУДИТОРИИ

• Что они думают относительно этого предмета?

• Как много они уже знают о компьютерах?

• Каков уровень интереса к технике и технических знаний слушате­лей?

• Часто ли они пользовались компьютерами в прошлом?

• Насколько они осведомлены о новинках в компьютерном обеспе­чении?

• На самом ли деле они сомневаются в целесообразности повыше­ния уровня своего компьютерного обеспечения или просто делают выбор между нами и нашими конкурентами?

В конечном итоге, необходимо сформулировать ключевую фразу, которую, по вашему замыслу, должны запомнить слушатели, когда презентация закончится. Например: "За­втра утром я должен заказать один экземпляр" или просто: "Возможно, эти вещи в конце концов могут помочь нам - я должен провести сове­щание, чтобы как следует обдумать все это."

Несмотря на то, что эти два подготовительных этапа могут казаться очевидными, в большин­стве случаев им не уделяют должного внимания.

3) Определение логической последовательности

Теперь необходимо выстроить логику презентации. Для этого необходимо:

1) Определить все составляющие, которые необходимо включить, уточняя каждый пункт. Например, не просто "ряд программ", а "ряд программ, которые доступны в настоящее время, и программы, которые находятся в процессе подготовки".

2) Далее необходимо рассортировать все возможные компоненты в колонки А, В и С: А - то, что должно быть включено, В - то, что желательно вклю­чить, и С - то, что хорошо бы сказать, если для этого будет время.

3) Записать примерную продолжительность каждого пункта и подпункта - это помогает вовремя обеспокоиться из-за пере­насыщенности.

Указав все пункты, которые вы хотите включить, постройте их в ло­гическую последовательность, в которой они наиболее естественно будут следовать друг за другом (см. пример в рамке). Можно также подумать о кандидатурах ведущих, если их будет больше одного, и о продолжительности их выступлений с некоторым запасом времени.

Пример.

ОБРАЗЕЦ ЛОГИЧЕСКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ

1.ВСТУПЛЕНИЕ

а) Компьютеры сейчас получили всеобщее распространение. Ими пользуются люди, не имеющие специальных знаний в области компьютеров, так что будущее за программами, удобными для пользователя.

б) Важную роль в использовании компьютеров играет не только программное обеспечение или класс оборудования, а навыки оператора. Но штат, не имеющий отношения к компьютерам, нуждается в простых системах, чтобы они могли сконцентри­роваться на своих основных функциях (маркетинг или торги).

в) Текстовые редакторы легче изучить, в них труднее сделать ошибку, так что компьютер работает для людей, а не люди для компьютера.

Всего 10 мин

Текущее время 10 мин

2. ДИРЕКТОР ПО ПРОДАЖАМ

г) Быстро демонстрирует по пунктам. Во-первых, экономика. Стоимость программы. Дополнительные выгоды — обучение, горячая линия для экстренных ситуаций, необязательные до­полнения.

д) Беседа с компьютером. Компьютер задает вопросы.

Демонстрация базовой программы.

е) Дополнения в общих чертах и дополнительные подходящие программы. Другое программное обеспечение, планируемое на ближайшее будущее.

Всего 20 мин

Текущее время 30 мин

3. СТАРШИЙ ПРОГРАММИСТ

ж) Краткое объяснение раздела программы, касающегося на­стольных издательских систем. Что она делает и как это просто.

з) Разработка простых брошюр по торговле и паблисити с по­мощью настольных издательских систем. Демонстрация: настольная издательская система.

Всего 15 мин

Текущее время 45 мин

4. ДИРЕКТОР ПО МАРКЕТИНГУ

и) Практическое применение. Выяснение проблем. Усвоение уро­ков. Ловушки. Обобщение имеющихся на сегодняшний день преимуществ. Планы на будущее.

Всего 10 мин

Текущее время 55 мин

5. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

к) Увеличение числа компьютеров и программ, удобных для пользователя. Возможность использовать компьютеры как можно шире.

л) Увеличение объемов сбыта благодаря лучшей мотивации поку­пателя. Сравнительный анализ затрат (прибыли) использования настольной печати. Гибкость — простор для дополнений и прогресса при минимальной стоимости. Заключение.

Всего 10 мин

Текущее время 1 час 5 мин

Когда определена логическая последовательность, каждый участник должен получить ее копию. Очень важно, чтобы все участники были хорошо знакомы со всем, имеющим отно­шение к теме, прежде чем они начнут обдумывать, что они хотят ска­зать, - это важно для предотвращения пропусков или совпадений.

1.2.2. Структура презентации

Если три первых этапа выполнены должным образом, то мы знаем, что хотим сказать, почему, в каком порядке и кому. Далее следует ре­шить, как все это построить.

1.2.2.1. Вступление

Практически любая презентация требует какого-нибудь вступления. Ка­кие элементы точно должны в него входить, будет, естественно, зави­сеть от обстоятельств: вы ведь не станете объяснять, кто вы такой, если обращаетесь к работникам своего отдела.

Вступление имеет двойное значение: оно определяет важные моменты, а также помогает выступающему упростить отношения с аудиторией с помощью "нейтрального" материала, который каждый может принять и согласиться с ним.

Полное вступление состоит из пяти элементов (на каждый из них доста­точно и одного предложения).

• Приветственные любезности - просто поблагодарите людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выразите надежду, что они не пожалеют о том, как его провели.

• Представьтесь - ваше имя и должность, ваш опыт, если это су­щественно (Я работал в области самолетостроения в течение двух лет, хотя, конечно же, не достиг такого высокого уровня, как вы...), а также добавьте некоторые детали о коллегах, которые здесь при­сутствуют.

• Цели - что вы предполагаете объяснить, предложить или продемон­стрировать на этой презентации. Это должно быть обязательно свя­зано с тем, какую присутствующие рассчитывают получить прибыль от того, что им представляется; не говорите "Мы расскажем вам о нашем но­вом GZ 180", а скажите: "Мы покажем вам, как наш GZ 180 может обеспечить вам более быстрое и более экономичное..." Все должно быть представлено с уклоном к их интересам, а не вашим: не "Что я собираюсь вам рассказать", а "То, что, как мне кажется, вы бы хоте­ли узнать".

• Карта маршрута – как долго продлится презентация, будет ли она разбита на части, будет полностью проходить здесь или переместится в другую часть здания, включает ли она видео, будет ли перерыв на кофе?

• Правила движения - в частности, хотите ли вы, чтобы люди преры­вали вас, если у них есть вопросы, ждали конца раздела или остав­ляли все вопросы до конца презентации? Прежде чем начать, объяс­ните им порядок работы.

Первые несколько минут презентации крайне важны для создания благоприятного первого впечатления. Выступающему необ­ходимо, чтобы слушатели его приняли; а если он даст понять, что у него с аудиторией много общего, то его выслушают с гораздо большим интересом.

Этому может способствовать, например, хорошая неназойливая шутка, которая имеет отношение к делу, забав­на и вызывает громкий смех. Однако, неудач­ная шутка может иметь прямо противоположный эффект, от которого потом очень трудно оправиться. Таким образом, шутливое начало может ока­заться довольно опасным с очень маленькой или незнакомой аудиторией.

Но есть и другие способы расположить к себе слушателя, например:

• любое выражение ваших искренних чувств;

• какое-нибудь откровение о себе;

• возражение собственным доводам во время презентации.

Такие приемы срабатывают, потому что они показывают, что вы такой же человек, как и все остальные, и не стремитесь подчеркнуть свое пре­восходство. Это, конечно, применимо не только для начала презентации в целом, но и для начала выступления каждого нового участника.

1.2.2.2. Внутренняя структура

Логика презентации строится по схеме, состоящей из трех частей:

1) описание ситуации,

2) демонстрация возможных осложнений,

3) ре­комендации по их преодолению.

Если презентацию проводят несколь­ко человек, то вся презентация в целом должна распадаться на эти три раздела, хотя, несомненно, индивидуальные выступления также стано­вятся яснее, когда построены таким же образом.

Описание ситуации

Обрисуйте ситуацию на сегодняшний день: например, опишите организа­цию поставок за рубежом, тенденцию изменения спроса на внутреннем рынке или способ закупки канцелярских принадлежностей. Какова бы ни была цель презентации, очень важно, предоставить всем присутствующим оди­наковую предварительную информацию, а также продемон­стрировать свое знание ситуации и ее подоплеки. Это способствует привлечению всеобщего внимания к главной теме презентации, обеспечивает понимание и завоевание призна­ния аудитории.

Эта часть презентации может состоять буквально из пары предложений или потребовать довольно длительного анализа того, как все пришло к настоящему положению дела. Следует также оценить сложившуюся ситуацию и достичь единодушия в ее оценке. Для этого можно задавать присутствующим различные вопросы о те­перешней ситуации и истории (больше подходит для небольших презен­таций): это поможет вам более точно связать весь дальнейший ход ва­шей презентации с их потребностями. Даже небольшое двустороннее общение на ранних стадиях может стать очень важным показателем того, установлен ли контакт с аудиторией.

2) Демонстрация возможных осложнений

Затем нужно показать необходимость изменений, демонстрируя, почему настоящая ситуация не может продолжаться или почему будет неблагоразумно сохранять ее. Это должны быть или какие-то значитель­ные перемены, или опасность, или беспокойство, или благоприятная возможность, иначе бы вы не проводили презентацию.

ДОЛЖНЫ БЫТЬ КАКИЕ-ТО ПРИЧИНЫ,

ПОЧЕМУ ДЕЛА НЕ МОГУТ ДАЛЬШЕ ИДТИ ТАК, КАК ИДУТ СЕЙЧАС

• Спрос меняется • Меняется технология

• Персонал уходит • Задержки удлиняются

• Конкуренты достигают успеха • Цены растут

• Доходы падают • Зданиям необходим ремонт

Если аудитория довольно холодна, необходимо с самого начала заставить ее осознать, что то, что представляется на презентации, важно для них. Люди приходят, приготовившись слушать, а к концу первых десять минут у них должно появиться желание знать о предмете презентации все.

3) Рекомендации по преодолению возникших сложностей

Этот раздел формирует основную часть презентации. Он может включать оценку альтернатив, демонстрацию продукции, описание услуг, сопоставление предметов, сравнение цен, представлена доказательств, приведение примеров.

Сами ре­комендации должны быть представлены в виде выбора из альтернатив­ных вариантов, а не просто предложением типа "возьмите это и оставь­те то".

1.2.2.3. Подведение итогов

Окончание презентации, как и ее открытие, очень важно, поэтому финал должен быть обдуман заранее и хорошо отрепетирован. В процессе работы над заключением следует возвратиться к первоначальному сообщению. Цель презентации обязательно диктует окончание. Окончание обычно включает:

• краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор клю­чевых видеофактов;

• рекомендации по стратегии поведения;

• предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

• описание вспомогательной литературы по данной проблеме, которую вы сейчас распространяете (если таковая имеется);

• благодарность за внимание;

• предложение задавать вопросы.

Некоторые дополнительные тонкости

Существуют следующие моменты, которые необходимо учесть при подготовке презентации:

Продолжительность. Большинство людей беспокоятся, что они скажут не достаточно. Однако, гораздо большую опасность представляет ситуация, когда презентация перегружена информацией. Как уже было отмечено, следует разбить факты на группы А, В, С по степени важности и пометить каждый абзац в наброске сценария соответствующей буквой. Тогда потом можно без особых хлопот исключить все параграфы, помеченные буквой С.

На этой стадии следует стремиться к исключительной краткости: позднее появится больше идей, презентация "разбухнет", когда ведущие обра­тятся к использованию визуальных средств.

Презентация, которая длится слишком долго, не нравится никому.

Поддержание обратной связи с аудиторией. Принцип обратной связи с аудиторией вполне применим в конце каждо­го этапа презентации. Когда поставлена точка и вы дошли до паузы, подумайте о том, какие вопросы возникли там сей­час, как там все отражается? Это помогает уберечь презентацию от превращения в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Использование формы повествования. Можно существенно улучшить выступление, обратившись к рассказу: "Разработка проектора была весьма интригующей проблемой. Начать хотя бы с того, что он должен был быть портативным, так что... но это означало, что мы не могли... так что мы попытались... наконец мы попали в цель... когда мы наткнулись на другое препятствие... между тем оптическая группа выступила с остроумным... " – и в итоге скучные характеристики превращены в интересное повествование.

Не пытайтесь объять необъятное. Презентация не должна охватывать все. Ее следует стро-ить только на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию в целом. Не следует вклю-чать ничего утомительного, неизвестного для большинства, или слишком детальную техническую ин-формацию потому, что кого-нибудь могло бы это заинтересовать. Вы можете дать присутствующим на руки любое количество вспомогательной литературы чтобы они изучали ее на досуге.

Дальнейшие действия. На этой стадии вы должны также решить:

• кого пригласить;

• как велика будет аудитория;

• где проводить презентацию.

Если эти решения принимает за вас клиент, который попросил вас устроить презентацию, вы должны постараться получить ответы на эти вопросы.

Вообще к данному моменту вы уже должны иметь основу для хорошей презен­тации.

2. Планирование презентации: постановка

Это стадия импресарио. Посмотрим на аудиторию не как на слушателей, а как на зрителей шоу. Наиболее важный принцип на всех стадиях планирования презентации заключается в том, что никогда не следует рассчитывать на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Считайте, что они будут нейтральны - не за­интересованными, не скучающими, но вполне способными стать теми или другими. Если вы не потратите свое время и мысли на главную про­блему - сохранение их заинтересованности, - они могут запросто впасть в скуку.

Поэтому прежде всего, необходимо определить моменты, где интерес аудитории снижается, где аргу­менты сложны или длинны, и подумать, как повысить их эффек­тивность и где необходимо вставить наиболее интересные факты. Правильно определить моменты использования специальных методов воздействия на аудиторию позволит знание закономерностей изменения внимания слушателей.

2.1. Кривая внимания

Психологи составили гра­фик того, как уровень внимания аудитории изменяется в тече­ние сорокаминутного периода. Сначала он высокий, затем, в первые де­сять минут, снижается очень медленно, затем быстрее, пока не достигает самого низкого уровня примерно через тридцать минут. Затем он начина­ет круто подниматься, и в последние пять минут он опять высокий.

Из этого следует четыре вывода:

• Более короткий отрезок - скажем, 25 или 30 минут - содержит соот­ветственно больший процент внимания (хотя, конечно,чрезмерноеколичество коротких разделов значительно снижает уровеньвнимания аудитории.

• Те факты, которые по вашему замыслу аудитория должна запомнить должны быть в начале и в конце выступления. В частности, особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. (Их можно особо выделять длительной паузой после важного пункта.)

• Так как кривая внимания после первых десяти минут падает, то как раз после этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, наибольшее внимание должно уделяться разнообразив структуры выступления и всевозможным ухищрениям, призванным разбудить интерес аудитории.

• Внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если слушатели не будут знать, что она уже приближается к завершению.

2.2. Способы воздействия на аудиторию

Понятие "воздействие" включает в себя приемы и способы, призванные разбудить аудиторию, удивить ее и сделать более внимательной и вос­приимчивой. Э.Джей отмечает, что самый лучший coup de theatre (фр. - сценический эф­фект) из тех, которые ему приходилось видеть, был использован на лекции о войне для армейских офицеров. Ведущий объявил тему, положил на стол маленькую петарду и достал коробок спичек. Пока он открывал коробок, его помощник устроил огромный ярко-красный фейерверк за спиной у аудитории. Слушатели, все как один, подскочили, и тройная неожиданность происшедшего (неожиданность момента, неожиданность места, неожидан­ность силы) навсегда осталась в их памяти.

В распоряжении ведущего презентацию имеются различные способы воздействия на аудиторию: пока­з слайдов, видео, другие визуальные средства, прослушивание звукозаписей, смена выступающих, вопросы и, конечно, любые дру­гие методы коммуникации.

Чтобы изучить возможность применения этих средств, следует на время забыть о содержании и просто взглянуть на то, что получит аудитория с точки зрения средств комму­никации.

Рассмотрим использование перечисленных средств по отдельности.

Анализ содержания

Текст презентации прорабатывается, чтобы:

• исключить противоречия, частичные и полные совпадения;

• проверить, не осталось ли каких-нибудь информационных пробелов, которые никто не заполнит;

• самое важное - критически рассмотреть все выступления с точки зрения аудитории, чтобы ведущие могли сократить хорошо знакомые ей разделы, расширить более интересные или незнакомые, упростить или опустить слишком непонятные или подробные места; убрать ма­териалы, которые могут вызвать раздражение, и определить, где есть наибольшая вероятность столкнуться с сопротивлением или недове­рием аудитории;

• проанализировать структуру выступлений с точки зрения меняюще­гося интереса аудитории.

Основная задача на данном этапе – поиск и устранение скучных моментов. Если вы нашли скучный момент, то уберите его и перепишите в качестве вспомогательного докумен­та. Подумайте об интересной информации, от которой вы отказались из-за ее недостаточной важности. Возможно, теперь ее стоит восстановить. Будьте готовы делать исключения и другие изменения, но при этом не упускайте главную цель. Сейчас вы обдумываете средства коммуникации, но то, что должно быть сообщено, по-прежнему не теряет важности. Сред­ства - это не информация, а лишь форма ее подачи.

Хорошей практикой может стать посещение по-настоящему большой презентации, содержание которой вас не интересует, и пометить при помощи букв А, В, С каждую стадию как интересную, адекватную или скучную.