Базовые сведения об отчетах

Есть несколько способов создания отчетов. Опытные разработчики отчетов (какими вы ста­нете, прочитав эту главу) часто самостоятельно создают отчет, не прибегая к помощи масте­ра. Новички (к которым пока относитесь и вы) обычно быстро формируют отчет с помощью одного щелчка мыши. В данном разделе рассказывается о простейшем методе построения отчетов.

Примечание

Как вы увидите, простой способ создания отчета всегда помещает данные в табличную струк­туру (со строками и столбцами). Вы научитесь избавляться от этого дизайна в главе 11.

Создание простого отчета

Создание простого отчета требует двух шагов и еще несколько понадобится для его тонкой настройки. Если хотите опробовать этот метод самостоятельно, откройте БД Boutique Fudge (включенную в загружаемое содержимое для данной главы, описанное в разд. "Примеры" во введении) или собственную БД и выполните следующие действия.

1. В области переходов выберите таблицу, которую хотите использовать для своего отчета.

В данном примере применяется таблица Productsиз БД Boutique Fudge. Можно также создать отчет на базе запроса. Об этом приеме см. дополнительную информацию в при­мечании. "На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запро­са " далее в этом разделе).

2. Выберите на ленте Создание → Отчеты → Отчет(Create → Reports → Report).

На экране появится новая вкладка с простым автоматически сгенерированным отчетом. Этот отчет организует информацию в виде таблицы, в которой каждое поле исходной таблицы (или запроса) занимает отдельный столбец. Отображение отчета похоже на лист данных за исключением улучшенного форматирования и более эффективного ис­пользования пространства, как показано на рис. 10.2.

Когда отчет создается впервые, поля располагаются в нем слева направо в том же поряд­ке, что и в исходной таблице. На него не повлияет реорганизация столбцов на листе дан­ных. Но любые столбцы, скрытые на листе данных, исчезнут из отчета.

Примечание

Вы можете точно определить данные в вашем отчете, удаляя ненужные столбцы и вставляя новые. В разд. "Добавление и удаление полей" далее в этой главе приведены дополнительные сведения об этом приеме.

3. Измените ширину столбцов, увеличивая ее или уменьшая до тех пор, пока не добьетесь нужного баланса.

Для изменения ширины столбца сначала щелкните кнопкой мыши его заголовок, чтобы выбрать столбец. (Вокруг столбца появится точечная линия.) Далее переместите мышь к правому краю ячейки с заголовком столбца так, чтобы указатель превратился в двуна­правленную стрелку. И, наконец, с нажатой кнопкой мыши перетащите границу столбца влево (для сужения) или вправо (для расширения). На рис. 10.3 показан этот процесс.

Рис. 10.3. Перетащите край столбца для получения нужной ширины. Черный прямоугольник показывает новую ширину. Когда вы отпустите кнопку мыши, программа Access изменит ширину столбца и, соответственно, передвинет все последующие столбцы. Для того чтобы последний столбец не ушел за пределы окна, возможно, после расширения некоторых столбцов другие придется немного сузить

Примечание

На правой стороне отчета может появиться точечная линия, обозначающая край страницы. Вы можете изменить ширину столбца так, что он выйдет за край страницы. Это сделать имеет смысл, если у вас десятки столбцов и единственный способ справиться с ними — распечатать таблицу, занимающую две страницы по ширине. Тем не менее обычно лучше разместить все поля на одной странице, повернув ее набок с помощью альбомной ориентации (см. разд. "Изменение макета страницы" главы 3), если нужно расположить дополнительные столбцы.

4. Задайте нужный порядок следования столбцов, перемещая их с помощью мыши на новое место.

Для перемещения столбца щелкните кнопкой мыши его заголовок и затем перетащите столбец с нажатой кнопкой мыши в новое место.

Подсказка

Столбцы можно передвигать и с помощью клавиатуры. Просто щелкните кнопкой мыши для выбора нужного столбца, а затем используйте клавиши <?> или <→> для перепрыгивания с од­ного места на другое.

5. При желании можно откорректировать форматирование, сменив шрифты, цвета и границы.

Самый быстрый способ изменения форматирования вашего отчета — выбор подходящей части (с помощью щелчка мышью) и использование кнопок на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт(Report Layout Tools | Formatting →Font). С помощью это­го метода можно изменить способ отображения заголовков, имен столбцов и данных. Дополнительную информацию о нем можно найти в разд. "Форматирование столбцов и заголовков столбцов" далее в этой главе.

6. Добавьте завершающий штрих.

Сейчас самое время изменить заголовки, вставить эмблему иномера страниц. Вы узнаете как добавлять эти элементы в разд. "Создание пустого отчета" далее в этой главе.

7. Для печати отчета можно выбрать последовательность: кнопка Office → Печать(Office → Print).

Отрегулировать параметры печати можно и в режиме Предварительный просмотр(выберите Office → Печать → Предварительный просмотр,как описано в разд. "Печать, предварительный просмотр и экспорт отчета" далее в этой главе).

8. Сохраните ваш отчет для дальнейшего использования.

Сохранить отчет можно в любое время, нажав комбинацию клавиш <Ctrl>+<S>. Если закрыть вкладку отчета без сохранения, программа Access сообщит о необходимости со­хранения отчета. В любом случае вам придется задать имя отчета.

Возможно создание отчетов с тем же именем, что и таблицы или другие объекты БД. На­пример, можно создать отчет Products,отображающий информацию из таблицы Products.Но на практике лучше выбирать для отчета более точное имя (например, Products By Category(товары по категориям), ProductListForDealers(список товаров для дилеров) и Top50Products(50 самых популярных товаров)). Отчет, приведенный на рис. 10.2, назван ProductCatalog(каталог товаров),