На профессиональном уровне. Учитесь любить PDF-файлы

Учитесь любить PDF-файлы

Возможно, вы слышали о PDF — популярном формате компании Adobe, предназначен­ном для коллективного использования отформатированных, готовых к выводу па печать документов.

Формат PDF применяется для распространения сопроводительных руководств к изде­лиям, буклетов и электронных документов всех сортов. В отличие от форматов доку­ментов, таких как XLSX, PDF-файлы разработаны для просмотра и печати, но не для редактирования.

Главное достоинство PDF-файлов состоит в том, что их можно просмотреть и напечатать на любом компьютере и под управлением операционной системы практически любого ти­па с помощью свободно распространяемой программы Adobe Reader. Вы можете загрузить эту программу со страницы www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html,но, воз­можно, это и не понадобится. На большинстве компьютеров Adobe Reader уже установле­на, поскольку она приходит вместе с множеством других программ (обычно для того, что­бы вы могли просмотреть электронную документацию). Adobe Reader также широко применяется во Всемирной паутине.

PDF — не единственное детище в этом блоке. Корпорация Microsoft в новейшую опера­ционную систему Windows Vista включила собственный формат для электронных до­кументов, названный XPS (XML Paper Specification, бумажная спецификация на языке XML). По мере распространения формата XPS он, возможно, станет настоящим конку­рентом PDF, но сейчас формат PDF несравнимо более популярен и шире распростра­нен, поэтому именно он остается и центре внимания.

Неважно, какой формат вы используете, процесс экспорта по существу один и тот же.

1. Если вы не находитесь в режиме Предварительный просмотр,щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки с отчетом и выберите Предварительный просмотр.

2. Щелкните мышью на ленте, в группе Предварительный просмотр -> Данные(Print Preview → Data) одну из кнопок в зависимости от выбранного вами формата для экспорта.

Например, выберите Предварительный просмотр → Данные →Экспорт в файл RTF(Print Preview → Data → Word) для копирования результирующего отчета в Word-совместимый документ. Некоторые варианты хранятся в меню Предварительный про­смотр → Данные → Дополнительно(Print Preview → Data → More), и вы не увидите ва­риант экспорта в PDF-формате, пока не установите дополнительный модуль для PDF (как описано в следующем разделе).

3. Выберите имя целевого файла (рис: 10.12).

Целевой файл — это место хранения экспортированных данных.

4. Если вы хотите открыть ваш экспортированный файл в соответствующей программе, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта(Open the destination file after the export operation is complete).

Предположим, что вы экспортируете в документ Word и установили этот флажок; про­грамма Access экспортирует данные, запустит программу Word и загрузит в нее доку­мент. Это хороший способ убедиться в том, что операция экспорта прошла успешно. Данный вариант сработает, только если на вашем компьютере установлена нужная про­грамма.

5. Щелкните мышью кнопку ОК для выполнения экспорта.

Не обращайте внимания на два других флажка, окрашенных в серый цвет. Они действу­ют только в операциях экспорта, работающих с другими объектами БД.

Рис. 10.12.Программа Access предполагает, что вы хотите использовать имя вашего отчета (например, ProductCatalog.rtf, если отчет ProductCatalogэкспортируется в документ RTF-формата, который можно открыть в программе Word). Но вы можете заменить это имя любым другим

Примечание

Помните о том, что экспорт отчета подобен выводу отчета на печать. В вашем экспортируемом файле содержатся данные, имеющиеся в настоящий момент. Если неделей позже вы решите, что вам нужны более свежие данные, отчет придется экспортировать снова.

6. Выберите, хотите ли вы сохранить параметры экспорта.

Сохранив параметры экспорта, вы сможете быстро повторить эту операцию позже. На­пример, если вы экспортируете отчет в документ Word и сохраняете параметры экспор­та, то сможете экспортировать данные отчета завтра, на следующей неделе или через год. Эта возможность описана в главе 19, которая рассматривает операции экспорта более подробно.

Подсказка

Для того чтобы экспортировать отчет, его необязательно открывать. Все нужные вам команды можно применять из области переходов. Просто щелкните правой кнопкой мыши название от­чета и выберите команду Экспорт(Export) для вывода на экран меню со всеми вариантами операций экспорта, начиная PDF-файлами и заканчивая HTML-страницами. Вы также увидите несколько вариантов, не представленных на вкладке ленты Экспорт,включая варианты экс­порта отчета в более старые уже почти забытые программы управления базами данных и электронные таблицы, такие как dBase, Paradox и Lotus 1 -2-3.

Получение дополнительного модуля "Save As PDF"

Для экспорта отчета как PDF-файла вам понадобится дополнительный модуль "Save As PDF or XPS" (Сохранить как PDF или XPS). Для его получения перейдите на страницу www.microsoft.com/downloads и выполните поиск строки "PDF". Ссылки приведут вас на страницу, с которой можно загрузить дополнительный модуль и установить его парой щелчков кнопкой мыши.

После установки дополнительного модуля у ваших приложений пакета Office появится возможность экспорта их документов в PDF-формат. В отчете программы Access это таин­ство совершается при выборе Предварительный просмотр → Данные →PDFили XPS(Print Preview →Data →PDF or XPS), когда отчет отображен в режиме Предварительный просмотр. Или же можно щелкнуть правой кнопкой мыши отчет в области переходов и вы­брать последовательность команд Экспорт → PDF или XPS(Export →PDF or XPS).

Когда отчет экспортируется в PDF-файл, вы получаете несколько дополнительных па­раметров настройки в диалоговом окне Publish as PDF or XPS(Публиковать как PDF или XPS). Можно экспортировать в PDF-файлы с разным разрешением и параметрами качества (которые в основном влияют на отчеты, содержащие изображения). Обычно применяются параметры, обеспечивающие высокое качество, если планируется печать PDF-файла, по­скольку у принтеров более высокие разрешения, чем у компьютерных мониторов.

В диалоговом окне Publish as PDF or XPSпомимо параметров качества есть элемент управления с вариантами Optimize for(Оптимизировать для). Если вы создаете копию в PDF-формате для того, чтобы другие пользователи могли просмотреть информацию в ва­шем отчете, выберите переключатель Minimum size (publishing online)(Минимальный раз­мер (интерактивная публикация)) для сокращения размера файла. С другой стороны, если есть вероятность того, что пользователи, прочитав ваш отчет, захотят его напечатать, выбе­рите переключатель Standard (publishing online and printing)(Стандартный (интерактив­ная публикация и вывод на принтер). Вы создадите PDF-файл несколько большего размера, который обеспечит распечатку более высокого качества.

Наконец, если вы хотите опубликовать только фрагмент вашего отчета в виде PDF-файла, щелкните мышью кнопку Options...(Параметры) для того, чтобы открыть диалого­вое окно с несколькими дополнительными параметрами. Можно выбрать публикацию фик­сированного числа страниц вместо полного отчета.

Подсказка

Получение дополнительного модуля "Save As PDF or XPS" сопряжено с некоторым неудобст­вом, но он стоит затраченных усилий. В предыдущих версиях Access пользователи, желавшие создавать PDF-файлы, вынуждены были получать другой дополнительный модуль или поку­пать дорогую полную версию программы Adobe Acrobat. Первоначально средство "Save As PDF or XPS" предназначалось для включения в пакет Office (без необходимости в каких-либо до­полнительных модулях), но антимонопольные отношения заставили сверхпредусмотрительную корпорацию Microsoft оставить его в стороне. Самое замечательное то, что этот модуль позво­ляет применять сохранение в PDF-файл в других приложениях Office, таких как Word, Excel и PowerPoint.

Часто задаваемый вопрос.