Создание составных документов

Возможность создания составных документов основана на мощных средствах интегрированной среды Microsoft Office - связывании, внедрении и слиянии документов и данных. В настоящем разделе описывается слияние документа и источника данных. В текстовых редакторах это средство широко используется при подготовке массовых почтовых отправлений.

Основной документ включает в себя стандартный текст и графику, которая является частью любого документа на бланке. Источник данных - это таблица Word, содержащая переменную информацию, которую надо поместить в основной документ. Для создания и объединения этих документов надо вызвать диалог слияния, выбрав команды меню “Сервис, Слияние”, и затем просто следовать диалогу.

Для создания основного документа необходимо выполнить следующее:

 выбрать команду меню “Сервис, Слияние” и нажать кнопку “Создать”;

 в раскрывшемся списке выбрать “Документы на бланке”;

 выбрать “Активное окно”, если документ расположен в активном окне, или выбрать “Создать новый документ” для его создания.

Важными моментами при создании источника данных является определение его структуры и группировка информации для рассылки массовых почтовых отправлений в поля. Поле – это единица информации, например, поле имени, фамилии, кода и телефона в телефонной книге. Содержимое всех полей, относящихся к одному получателю, называется записью.

Для создания полей в источнике данных необходимо:

 открыть основной документ;

 выбрать команду “Сервис, Слияние” и нажать кнопку “Получить данные”;

 в раскрывшемся списке выбрать “Создать источник данных”, в окне диалога сформировать требуемые поля и нажать кнопку “ОК”;

 задать имя для файла источника данных, отличное от имени основного документа.

Для внесения информации в источник данных необходимо проделать следующие действия:

 открыть основной документ;

 нажать кнопку “Правка источника данных” панели инструментов “Слияние”;

 заполнить требуемые поля в окне диалога “Форма данных” и нажать кнопку “Добавить”;

 аналогично ввести все нужные записи и нажать кнопку “ОК”.

После того, как подготовлены стандартные элементы письма и создан источник данных, в основном документе необходимо задать места, где будут располагаться переменные части, т.е. вставить поля слияния. Поля слияния используются для указания того места, где в документе следует вставить переменную информацию.

Для вставки полей слияния в основной документ необходимо:

 открыть основной документ;

 поместить точку вставки в том месте документа, где должна появиться первая переменная часть информации;

 нажать кнопку “Поля слияния” на панели инструментов “Слияние” и выбрать необходимые имена полей;

 ввести необходимые дополнительные слова или знаки пунктуации.

Объединение обоих компонентов слияния для получения писем на бланках можно осуществить двумя способами:

 произвести слияние при распечатке документа на принтере (нажатие кнопки “Слияние при печати” на панели инструментов “Слияние”);

 создать третий документ, содержащий письма на бланках (нажатие кнопки “Слияние в новый документ” на панели инструментов “Слияние”).

При создании источника данных предпочтительней иметь избыточное число полей, так как добавление дополнительного поля к большому числу записей отнимает много времени и приводит к ошибкам. Удаление лишнего поля осуществляется без труда исполнением соответствующей команды.

Необходимо отметить, что слияние дает особо впечатляющие результаты при совместном использовании редактора Word с табличным процессором Excel или другими средствами управления базами данных. Процесс слияния документов в интегрированной среде могут осуществлять пользователи, работающие как на одном и том же, так и на разных АРМ. При этом важной процедурой становится подготовка к экспорту и импорту данных, которая заключается в конвертировании данных в соответствующий формат. Под экспортом данных понимается передача данных из среды одной компоненты интегрированной среды в среду другой компоненты с соответствующим форматированием. Импорт данных - это прием данных из среды одной компоненты интегрированной среды в среду другой компоненты с соответствующим форматированием.

В текстовый редактор Word включены программы преобразования форматов файлов для широкого спектра прикладных программ, а также для различных текстовых форматов. Наиболее применяемым форматом текстовых данных является текст в формате RTF. При этом все форматирование в документе сохраняется и преобразуется в команды, которые позволяют открывать и просматривать документ в других программах, в том числе совместимых с пакетами Microsoft.

Графика

Интегрированная среда пакета прикладных программ Microsoft Office содержит разнообразные приложения для создания графических объектов, которые используются при подготовке документов, в том числе и в текстовом редакторе Word.

Для использования инструментов редактора Word, позволяющих создавать рисованные объекты, необходимо отобразить панель “Рисование” на экране. Для этого следует на панели инструментов “Стандартная” нажать кнопку “Рисование” или выбрать команду “Вид, Панели инструментов” и в появившемся диалоговом окне установить флажок “Рисование”. Для активизации любого инструмента рисования надо просто щелкнуть по нему левой кнопкой мыши, переместить указатель мыши на то место страницы, где надо нарисовать фигуру. Указатель мыши при этом изменит форму на крестик. Далее необходимо нажать левую кнопку мыши, не отпуская ее, перетаскиванием изобразить нужную фигуру и отпустить кнопку мыши.

Текстовый редактор позволяет вставлять в документ фрагменты, созданные другими прикладными программами, в виде графических объектов. Вкладка “Создание” диалогового окна “Вставка объекта”, вызываемого после выбора команды “Вставка, Объект”, позволяет создавать новый графический объект для вставки в документ (рис.5).

Рис.5

Один из лучших способов украсить документ – это вставить в него графический объект. Приложение Microsoft Clip Gallery содержит много готовых рисунков. Для вставки рисунка в документ следует:

 установить курсор в место вставки;

 выбрать команду меню “Вставка, Объект”, в окне диалога выбрать название приложения и нажать кнопку “ОК”;

 в появившемся диалоговом окне на вкладке “Графика” выбрать нужный раздел, выбрать рисунок и нажать кнопку “Вставить”.

С помощью редактора формул Microsoft Equation можно включить в документ сложные математические формулы. Для этого надо выбрать редактор формул в диалоговом окне “Вставка объекта” и с помощью панели инструментов Microsoft Equation набрать нужную формулу. Затем щелкнуть мышью по любому месту документа вне рамки объекта Microsoft Equation. Меню и панель инструментов Microsoft Equation исчезнут.

В состав Microsoft Office включено вспомогательное приложение WordArt. В текстовом процессоре, используя Word Art, можно создавать и добавлять в документы фигурный текст. Для создания этого следует установить курсор в место вставки объекта, выбрать команду меню “Вставка, Объект”. В появившемся диалоговом окне из списка “Тип объекта” выбрать элемент “Microsoft WordArt”. На экране появится диалоговое окно, меню и панель инструментов, с помощью которых можно набрать текст и выбрать нужный эффект.

Таблицы

Таблицы предназначены для систематизации информации, для изготовления бланков и т.п. Интегрированная среда Microsoft Office включает в себя прикладную программу для создания различного рода таблиц, называемую табличным процессором. Однако текстовый редактор Word содержит собственные средства для создания таблиц, которые оказываются эффективными при вставке не очень сложных таблиц в документ. Кроме того, таблицы могут служить для размещения взаимосвязанных фрагментов текста, таких как резюме или повестка дня.

Текстовый редактор позволяет вводить и форматировать текст в таблице, производить в ней вычисления и форматировать таблицу. Можно добавлять строки и столбцы, регулировать пробелы, добавлять обрамление, устанавливать высоту строки.

Таблицы состоят из строк и столбцов. Прямоугольник, образованный пересечением столбца и строки, называется ячейкой. В ячейках можно размещать текст и графику. При вводе текста в ячейку осуществляется перенос с одной строки на другую, и ячейка расширяется по мере необходимости.

Таблицу можно создать с помощью меню “Таблица” или с помощью кнопки “Вставить таблицу” на стандартной панели инструментов, задав необходимое число строк и столбцов. Место вставки таблицы в документ определяется позицией текстового курсора. После создания таблицы в документе возникает ее контур (сетка), если установлен одноименный флажок в пункте меню “Таблица”. Ввод текста в таблицу осуществляется тем же способом, что и ввод текста в документ. Для выделения ячеек в таблице существует несколько специальных методов:

 чтобы выделить одну ячейку, надо трижды щелкнуть по этой ячейке;

 чтобы выделить целый столбец, надо поместить указатель “мыши” над столбцом, и когда указатель мыши примет форму маленькой черной стрелки, обращенной вниз, щелкнуть левой кнопкой мыши;

 чтобы выделить целую строку, надо щелкнуть слева от нее, переместить указатель мыши вверх или вниз, чтобы выделить еще одну строку;

 чтобы выделить всю таблицу, надо установить текстовый курсор в таблицу и выбрать команду меню “Таблица, выделить таблицу”.

Редактирование таблиц аналогично редактированию текста. Для вставки и удаления столбцов, строк и ячеек, изменения высоты и ширины ячейки и внесения других изменений используются команды меню “Таблица”. Команды меню “Таблица” позволяют произвести автоформатирование, преобразовать таблицу в текст и текст в таблицу, отсортировать данные в таблице, разбить таблицу на две и т.д. Следует помнить, что эти команды доступны, если в поле таблицы установлен текстовый курсор.

При создании достаточно сложных таблиц можно объединять или разбивать ячейки при помощи соответствующих команд меню “Таблица”. Добавление линий, обрамление и заливка таблиц осуществляются с помощью команд меню “Формат, Границы и заливка”.

При возникновении необходимости произвести вычисления над данными таблицы в ячейку таблицы можно ввести формулу. Для этого следует использовать команду меню “Таблица, Формула”; в появившемся диалогом окне раскрыть список “Вставить формулу” и выделить в нем нужную функцию.

Мастера

В интегрированной среде Microsoft Office широкое применение находят так называемые мастера. Мастер представляет собой особый тип шаблона, задающий вопросы и использующий ответы для автоматического создания и форматирования документа. В текстовых процессорах в число мастеров, как правило, входят “Мастер писем”, “Мастер факсов”, “ Мастер записок” и многие другие.

Мастера используются для вызова незаполненной заготовки и создания документа. Для вывода списка шаблонов надо выбрать команду “Файл, Создать”. Появится диалоговое окно “Создание документа” с вкладками различных групп шаблонов и мастеров (рис.6).

Следует раскрыть необходимую вкладку и запустить требуемый мастер. Возникнет окно диалога соответствующего мастера, в котором пользователь должен ответить на появляющиеся вопросы относительно текста и форматирования документа, нажимая после каждого кнопку “Далее”, и по окончании нажать кнопку “Готово”. В окне программы возникнет соответствующий документ с заданными при работе мастера содержанием и оформлением.