Документооборот в учреждении

Деятельность по организации прохождения документов внутри учреждения принято называть делопроизводством этого учреждения. В разных учреждениях делопроизводство выглядит по-разному, так как в основном зависит от размеров организации, направления деятельности и традиций. Однако методология ведения делопроизводства везде схожа. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов:

 входящие  поступающие в организацию извне;

 внутренние  циркулирующие внутри организации;

 исходящие  направляемые организацией в другие организации.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри учреждения, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д. Принципы работы с документами регламентируются нормативно-технической документацией. Нормативно-технические документы - документы, содержащие правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, стандарты, технические условия, инструкции и регламенты по применению.

Помимо этого, в каждой организации желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям) в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов. Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков в организации с последующим выпуском соответствующих инструкций и положений, а также настройкой регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам.

Повышение эффективности и снижение стоимости делопроизводства предполагает организацию документооборота в учреждении с помощью средств вычислительной техники. Критерием выбора системы электронного документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления.

Малые учреждения, имеющие несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Организации с большим объемом документооборота должны использовать специализированные системы, например, программа “1С: Электронный документооборот”. При выборе системы документооборота следует учитывать такие критерии: интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.

Технический прогресс в области развития средств вычислительной техники и передачи данных, организации сетей позволяет существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документообороту.

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ В УЧРЕЖДЕНИИ

Цели создания автоматизированных

Рабочих мест (АРМ)

Основное предназначение рабочих мест управленческих и иных работников состоит в обеспечении условий для комфортной, высокопроизводительной и качественной работы. Для этой цели рабочее место специалиста должно быть удобно спланировано, оснащено всем необходимым, гарантирующим безопасность его работы и обеспечивающим его бесперебойную информационную поддержку и рациональную организацию труда на этом месте.

Деятельность работников системы управления учреждением (организацией, предприятием) в настоящее время ориентирована на использование эффективных современных технологий. Сфера организации и сфера реализации управленческих функций требуют радикального изменения как самой технологии управления, так и технических средств обработки информации. Среди технических средств обработки информации главное место занимают электронно-вычислительные машины (ЭВМ) и, в частности, персональные ЭВМ, которые все более превращаются из систем автоматической переработки входной информации в средства накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных управленческих решений.

Централизованные формы применения вычислительных средств, которые существовали до массового использования ЭВМ, предполагали их сосредоточение в одном месте, организацию информационных вычислительных центров на базе больших ЭВМ. Централизованное применение вычислительных и других технических средств позволяло организовать их надежную работу, планомерную загрузку и квалифицированное обслуживание. Однако централизованная обработка информации наряду с позитивными сторонами имела ряд отрицательных черт, связанных прежде всего с отрывом конечного пользователя от технологического процесса обработки информации.

Децентрализованные формы использования вычислительных ресурсов начали формироваться со второй половины 80-х годов ХХ века вместе с появлением возможности массового использования ПЭВМ или персональных компьютеров (ПК). Тенденция к усилению децентрализации управления повлекла за собой распределенную обработку информации с соответствующей децентрализацией применения средств вычислительной техники. В связи с этим возникла необходимость в совершенствовании организации непосредственно рабочих мест пользователей, в размещении вычислительных средств в месте непосредственного возникновения и потребления информации, в создании автоматизированных рабочих мест. Помимо этого, одной их предпосылок создания АРМ явилась необходимость повышения производительности труда управленческого персонала.

Понятие “автоматизированное рабочее место” определяется как программно-техническая система, обеспечивающая возможность доступа пользователя к средствам автоматизированной информационной системы управления, или как совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные потребности, используя программное и информационное обеспечение. Иными словами можно сказать, что АРМ - это совокупность технических, программных, языковых, методических средств для обеспечения работы специалистов.

Концептуальное отличие АРМ на базе ПЭВМ от простой ПЭВМ на рабочем столе пользователя состоит в том, что в АРМ открытая архитектура ПЭВМ функционально, физически и эргономически настраивается на конкретного пользователя или группу пользователей. Создание АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а работник выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Создание и внедрение АРМ основываются на следующих принципах проектирования систем обработки данных, использующих вычислительную технику:

 максимальная ориентация на конечного пользователя - создание специальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможность его обучения, в том числе самообучения непосредственно на данном АРМ;

 проблемная ориентация - специализация АРМ на решении определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы и эксплуатации;

 формализация профессиональных знаний - возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой;

модульность построения - обеспечение сопряжения АРМ с другими элементами системы обработки информации и простоты модификации;

эргономичность - создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

В автоматизированных информационных системах управления АРМ в качестве программно-технической системы обеспечивает возможности доступа пользователя к средствам АИСУ.